Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung im Gesundheitswesen ist auch die Verwendung einer geeigneten Praxissoftware mittlerweile in nahezu allen Arztpraxen ein zentrales Werkzeug. Sie dient dazu, administrative und medizinische Abläufe effizient zu gestalten, Patientendaten zu verwalten und mit externen Kooperationspartnern zu kommunizieren. Einen Überblick über die wichtigsten Funktionen einer klassischen Praxissoftware liefert der folgende Artikel und gibt Antworten auf die Fragen, welchen Anforderungen eine geeignete Praxissoftware gerecht werden muss und auf was Praxisbetreiber bei der Einführung einer neuen Praxissoftware achten sollten.
Inhaltsverzeichnis
Allgemeine Funktionalität und typische Funktionen
Um die passende Praxissoftware zu finden, sollten sich Praxisinhaber darüber bewusstwerden, welche Funktionen für den eigenen Praxisbetrieb notwendig sind und welche Anforderungen dementsprechend an die entsprechende Software gestellt werden müssen. Im Folgenden sind typische Funktionen auszugsweise dargestellt.
Elektronische Patientenakte
Die elektronische Patientenakte innerhalb der Praxissoftware löst die klassische Patientenakte ab. Somit wird eine vereinfachte Verwaltung der Patientenstammdaten, die fortlaufende Dokumentation der Krankengeschichte des Patienten, der Diagnosen und der Behandlungsmaßnahmen möglich.
Terminmanagement
Die Terminmanagementfunktion innerhalb der Praxissoftware ermöglicht dem Praxispersonal nicht nur ein einfacheres Management der Behandlungstermine, sondern eröffnet auch den Patienten die Möglichkeit zur selbstständigen online Terminvereinbarung, -verschiebung oder -absage, ohne dass die Praxis telefonisch kontaktiert werden muss. Darüber hinaus erhalten die Patienten üblicherweise 24 Stunden vor dem geplanten Termin eine Erinnerung, die automatisch von der Praxissoftware versendet wird.
Weitere Tipps zur Terminvergabe bietet dieser Artikel: Wartezeit Arztpraxis: Wie lässt sie sich optimieren?
Erstellung von Abrechnungen
Durch eine spezielle Abrechnungsfunktion können unmittelbar im Anschluss an die Konsultation von Seiten des Personals die medizinischen Leistungen codiert werden, was den Abrechnungsprozess maßgeblich vereinfacht.
Lesen Sie hierzu außerdem: Abrechnung Arztpraxis: Grundlagen, Gesetze, Tipps
Diktierfunktion
Es gibt Praxissoftwares, die über eine Diktierfunktion verfügen. Ärzte können den Verlauf der medizinischen Behandlung, geplante Interventionen und Maßnahmen per Sprachdiktat dokumentieren und im weiteren Schritt kann dann aus dem Diktat ein Behandlungsbrief zur Aushändigung an den Patienten oder Übermittlung an ärztliche Kollegen erstellt werden. Einige Softwares beinhalten auch die Funktion der automatischen Spracherkennung.
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Warum eine gute Praxissoftware so wichtig ist
Warum eine gute Praxissoftware wichtig ist, ist im Folgenden zusammengefasst.
Effizienzsteigerung
Eine gute Praxissoftware erleichtert die Arbeitsabläufe und hilft den Ärzten und dem Praxispersonal generell effizienter zu arbeiten.
Alles an einem Ort
Eine Praxissoftware bündelt eine Vielzahl an Informationen wie unter anderem Sprechstundentermine, Patientendaten und Behandlungsprotokolle, was die Dokumentation in Papierakten und eine „Zettelwirtschaft“ verhindert und nachweislich Zeit einspart, da die Patientenakten nicht mehr vor der Konsultation herausgesucht und anschließend wieder abgelegt werden müssen.
Schnelle Kommunikation mit Laboren und externen Partnern
Eine Praxissoftware ermöglicht einerseits über Schnittstellen die Kommunikation mit Laboren zur Auftragserteilung und Einsicht in die ausgewerteten Ergebnisse als auch die Kommunikation mit ärztlichen Kollegen, wobei Kopien der Patientenakte oder Behandlungsverläufe zur konsiliarischen Beurteilung oder Anschlussbehandlung digital übermittelt werden.
Praxissoftware: Das sollte man bei der Auswahl beachten
Bei der Auswahl der geeigneten Praxissoftware sollten einige wichtige Punkte berücksichtigt werden.
Betriebssystem
Bei der Wahl der Praxissoftware sollte man unbedingt darauf achten, dass die Software mit dem genutzten Betriebssystem kompatibel ist. Einen Vorteil bieten beispielsweise browserbasierte Softwares, die unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem genutzt werden können, da die Daten in einer Cloud gespeichert werden und ein Zugriff von jedem internetfähigen Gerät aus möglich ist.
Kosten
Wer Wert auf eine Vielzahl an Funktionen legt, muss bei der Anschaffung der Praxissoftware auch tiefer in die Tasche greifen. Neben den allgemeinen Anschaffungskosten entstehen auch Kosten für die Installation der Software und eine erste Einweisung oder für weitere notwendige Lizenzen. Neben der Kaufoption besteht auch die Möglichkeit eine Praxissoftware monatlich zu mieten.
Datenschutz und weitere rechtliche Anforderungen
In einer Arztpraxis wird mit sensiblen Patientendaten umgegangen, die besonders geschützt werden müssen. Im Rahmen des Datenschutzes sollten daher verschiedene Kontrollmechanismen beachtet werden.
Zugangskontrolle
Um nur ausgewählten Personen Zugang zur Praxissoftware zu ermöglichen, sollte diese unbedingt mit einem Passwort geschützt werden.
Datenverschlüsselung
Die Patientendaten müssen so geschützt sein, dass Unbefugte keinen Zugriff haben. Das bedeutet zum Beispiel, dass E-Mail, welche sensible Daten und Informationen enthalten, nur verschlüsselt versendet werden dürfen. Wenn auch von zu Hause auf die Praxissoftware zugegriffen werden kann, muss dies über eine sichere, verschlüsselte VPN-Internetleitung erfolgen.
Dokumentation nach § 630f Abs. 1 BGB
Laut Paragraf 630f Absatz 1 Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) heißt es: „Berichtigungen und Änderungen von Eintragungen in der Patientenakte sind nur zulässig, wenn neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleibt, wann sie vorgenommen worden sind. Dies ist auch für elektronisch geführte Patientenakten sicherzustellen“. Ärzte sollten in diesem Zusammenhang unbedingt prüfen, ob die verwendete Praxissoftware die entsprechenden Anforderungen erfüllt und Änderungen an der Patientenakte jederzeit nachvollziehbar sind.
Werbefreiheit der Praxissoftware
Lange Zeit war Werbung innerhalb von Praxissoftwares ohne Einschränkung erlaubt, weswegen viele Praxissoftwarehersteller ihre Einnahmen auch nicht einzig aus dem Softwareverkauf, sondern größtenteils über Werbekunden erzielten. Seit dem 1. Juli 2008 dürfen Vertragsärzte aufgrund einer bundesmantelvertraglichen Regelung nur noch Praxisprogramme und Arzneimitteldatenbanken nutzen, die eine manipulationsfreie und objektive Verordnung von Arzneimitteln gewährleisten und in diesem Zusammenhang von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) zertifiziert worden sind.
Tipps zur erfolgreichen Umstellung auf eine neue Praxissoftware
Die folgenden Tipps helfen bei der Umstellung auf eine neue Praxissoftware.
Frühzeitige Kommunikation
Viele Mitarbeit mögen Routine in den Arbeitsabläufen, weswegen man die Umstellung auf eine neue Software frühzeitig ankündigen sollte, sodass die Bereitschaft des Teams, mit einem neuen Tool zu arbeiten, möglichst hoch ist.
Schulung
Regelmäßige Schulungen sind insbesondere dann wichtig, wenn eine neue Praxissoftware über eine Vielzahl an Funktionen verfügt.
Externe Unterstützung
Gerade unmittelbar nach Einführung einer neuen Software können sich Fragen ergeben oder Anwendungsfehler einschleichen, weswegen es besonders wichtig ist, einen externen Ansprechpartner zu haben, der unterstützend zur Seite steht und bei Fragen (insbesondere in den Sprechzeiten) zur Verfügung steht.
Weiterführende Informationen finden Sie hier:
- Praxissoftware: Tipps zum Wechsel
- Arztpraxis: So lassen sich Datenschutzverstöße vermeiden
- IT in der Praxis: Diese Fehler sollten Sie vermeiden
Fazit
Mit der geeigneten Praxissoftware können Ärzte nicht nur die Abläufe in ihrer Praxis effizienter gestalten und somit eine Entlastung des Personals und eine Zufriedenheitssteigerung bei den Patienten herbeiführen. Die Digitalisierung von ehemals analogen Daten und Arbeitsabläufen trägt auch maßgeblich zu einer Kostenreduktion bei.
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