Die Wahl der richtigen Praxissoftware ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb einer Arzt- oder Psychotherapiepraxis. Eine aktuelle Studie des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) hat jedoch gezeigt, dass ein großer Teil der medizinischen Einrichtungen in Deutschland mit ihrer aktuellen Softwarelösung unzufrieden ist. Der Wechsel der Praxissoftware kann deshalb ein bedeutender Schritt für jede Arztpraxis sein. Die folgenden Tipps sollen dazu beitragen, den Übergang zur neuen Praxissoftware so nahtlos wie möglich zu gestalten.
Sie kennen das Problem: Ihre Praxissoftware wirkt im Alltag zunehmend unzureichend. Langsame Updates und fehlende Funktionen sorgen für Frustration bei Ihnen und Ihrem Team. Ein Wechsel erscheint mühsam, weshalb er oft hinausgezögert wird. Doch häufig lohnt sich der Umstieg schneller als gedacht. In diesem Artikel erfahren Sie, wann es Zeit für eine neue Praxissoftware ist und wie Sie dabei vorgehen, um Fehler zu vermeiden.
Gründe für den Wechsel
Laut der Zi-Studie würden drei Viertel der befragten Arzt- und Psychotherapiepraxen ihre aktuelle Software nicht weiterempfehlen. Dabei gibt die Hälfte aller Nutzer an, ihre Software funktioniere so schlecht, dass sie die tägliche Arbeit mehrmals pro Woche beeinträchtigt. Diese Unzufriedenheit rührt oft von wiederkehrenden Softwarefehlern und mangelhafter Funktionalität her, die die alltäglichen Abläufe erheblich stören können.
Daneben gibt es viele anderen Gründe, warum eine Praxis ihre Software wechseln möchte. Veraltete Strukturen, komplizierte Handhabung oder mangelnde Flexibilität sind häufige Ursachen. Moderne Praxissoftware bietet hingegen eine Vielzahl an Funktionen, die den Praxisalltag erleichtern, wie zum Beispiel eine bessere Terminverwaltung und digitale Patientenakten.
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Tipps zum Wechsel der Praxissoftware
Nachfolgend haben wir Tipps zum Wechsel der Praxissoftware zusammengefasst.
Planung und Vorbereitung
Eine sorgfältige Planung ist das A und O bei einem Softwarewechsel. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung und binden Sie Ihr Team ein. Eine transparente Kommunikation für die Mitarbeitenden sind entscheidend, um Akzeptanz und reibungslose Übergänge zu gewährleisten. Sie sollten zudem ausreichend Zeit einplanen. Der Prozess kann mehrere Monate dauern, da oft auch Schulungen für das Praxisteam erforderlich sind. Einige Anbieter bieten spezielles Onboarding an, um den Umstieg zu erleichtern. Generell ist ein Wechsel in einem ruhigen Zeitraum sinnvoll, um den Praxisbetrieb so wenig wie möglich zu stören.
Auswahl der neuen Software
Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und deren Angebote gründlich. Achten Sie dabei auf die Funktionalitäten, die Ihre Praxis benötigt, wie z.B. die Integration in bestehende Systeme, Benutzerfreundlichkeit und Support-Leistungen. Es kann hilfreich sein, Testversionen der Software auszuprobieren, um ein Gefühl für deren Bedienbarkeit zu bekommen.
Testmöglichkeiten der neuen Praxissoftware
Viele Hersteller bieten eine Demo-Version ihrer Software an. Damit können Arztpraxen das Programm vorab testen und auf Praxistauglichkeit prüfen. Erfahrungsberichte von Kollegen und Zertifikate geben zusätzliche Orientierung über die Qualität.
Daten
Die Übertragung der Daten von der alten auf die neue Software ist einer der kritischsten Schritte im Wechselprozess. Eine professionelle Datensicherung vor dem Wechsel ist unerlässlich, um Datenverluste zu vermeiden. Viele Anbieter unterstützen bei der Datenmigration, doch die Kosten und der Umfang der Unterstützung können variieren. Klären Sie diese Punkte im Voraus.
Schulung und Support
Nach der Installation der neuen Software ist die Schulung des gesamten Praxisteams entscheidend. Nutzen Sie alle verfügbaren Ressourcen wie Handbücher, Video-Tutorials und Webinare. Ein guter Anbieter stellt auch nach der Umstellung umfassenden Support zur Verfügung, was besonders in den ersten Wochen wichtig ist.
Kontinuierliche Verbesserung
Nach der erfolgreichen Umstellung ist es wichtig, die Software und ihre Nutzung regelmäßig zu überprüfen. Nutzen Sie Updates und neue Funktionen, um Ihre Praxisabläufe kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass die Software stets den aktuellen Anforderungen entspricht.
Fazit
Ein Wechsel der Praxissoftware kann eine erhebliche Verbesserung in der Effizienz und Zufriedenheit innerhalb einer medizinischen Einrichtung bewirken. Wichtig dabei ist, den Wechsel sorgfältig zu planen und durchzuführen. Durch die Auswahl des richtigen Anbieters und die Einbeziehung des gesamten Praxisteams in den Prozess lässt sich sicherstellen, dass die neue Software langfristig zur Zufriedenheit beiträgt und den Praxisalltag unterstützt.
