Der Praxisalltag niedergelassener Ärztinnen und Ärzte ist überwiegend stressvoll. Häufig sind die Türen gerade erst geöffnet und schon beginnt das Rennen gegen die Zeit. Im Laufe des Tages spielt der Zeitfaktor weiterhin eine bedeutende Rolle, denn ein Aufholen verlorener Zeit, ist kaum möglich. Patienten bekommen das durch längere Wartezeiten und sinkende Stimmung zu spüren. Das Personal wird stark gefordert, weil trotz Zeitdruck die Aufgaben gewissenhaft zu erledigen sind und Patienten nicht zum Objekt einer Fließband-Abfertigung werden sollen. Das Problem ist durch die Eliminierung überflüssiger Zeitfresser zu lösen. Doch welche sind das und wie sind sie zu eliminieren?
Engmaschig geplanter Praxisalltag
Am häufigsten kommt es zum Zeitverzug in Arztpraxen, wenn Patientengespräche oder Untersuchungen länger als geplant andauern. Beispiel: Ein Patient erscheint pünktlich zu seinem 10-Uhr-Termin zur Abklärung/Behandlung von Kopfschmerzen. Während der Konsultation fällt dem Patienten noch ein, dass er seit längerem auch an wiederkehrenden Magenbeschwerden leidet und hat zudem noch Fragen zu den Muttermalen eines Familienangehörigen. So werden aus einer zuvor geplanten zehnminütigen Behandlung schnell 30 Minuten.
Damit die gesamte Praxisplanung durch solche Vorkommnisse nicht ins Rotieren kommt, sollte man nicht zu engmaschig terminieren. Sogenannte Pufferzeiten sind einzubauen. Das gelingt, indem man jeden Arbeitstag nur zu 80 Prozent verplant. Die restlichen 20 Prozent dienen als Zeitpuffer, um „Zwischenfälle“ so zu integrieren, dass kein massiver Zeitdruck folgt.
Patienten im Praxisalltag
Anliegen von Patientinnen und Patienten zählen ebenfalls zu den am häufigsten vorkommenden Zeitfressern. Nicht, dass sie keine Antworten verdient hätten, aber häufig entwickeln sich aus kleinen, subtilen Fragen/Anliegen lange Geschichten. Ärztinnen, Ärzte und das Personal bringt dieser Umstand häufig aus dem Konzept, wenn sie dadurch von einer anderen Tätigkeit abgelenkt werden. Das führt zu einer verzögerten Erledigung und folglich zum Zeitverlust mit erhöhtem Stressrisiko.
Orientierungshilfen
Der Weg zur Toilette, in einen Therapieraum, das Ablegen bestimmter Kleidungsstücke beziehungsweise Freimachen von Körperteilen müssen nicht zwangsläufig kommuniziert werden. Viel Zeit lässt sich einsparen, wenn man Wegweiser optimal sichtbar innerhalb der Praxis anbringt. Patienten können Anweisungen und Informationen über gut leserliche Schilder an entsprechenden Orten entnehmen. Vor allem in Großpraxen haben sich Namensschilder mit dem jeweiligen Verantwortungsbereich an der Mitarbeiterkleidung als zeitsparendes Element erwiesen. Hierdurch wissen Patienten direkt, wer für ihr Anliegen der richtige Ansprechpartner ist und müssen sich nicht erst durch die Belegschaft hindurch fragen.
Umgang mit Patientenmeinungen
Niedergelassene Ärzte legen in der Regel viel Wert auf zufriedene Patienten. Um dies langfristig zu erreichen, setzen zahlreiche Praxen auf die Nachfrage von Patientenmeinungen. Auch Patientenbeschwerden erreichen die Mitarbeiter. Das entwickelt sich vielfach zu einem absoluten Zeitkiller. Viel Zeit lässt sich dementsprechend durch Feedback-Karten einsparen. Diese können Patienten ausfüllen, ihre Meinungen, Beschwerden aber auch Lob darauf notieren und anschließend in einen eigens dafür vorgesehenen „Briefkasten“ einwerfen. Auf diese Weise wird ein persönliches Gespräch umgangen.
Schriftbild im Praxisalltag
Ärzte sind allgemein für ein teils stark unleserliches Schriftbild bekannt. Aber auch bei den Praxismitarbeitern kann durch herrschenden Zeitdruck die Lesbarkeit rapide abnehmen. Die Folge ist allerdings ein noch größerer Zeitverlust, weil ständige Nachfragen aufgrund nicht lesbarer Dokumentationen oder Rezept- und Formularanweisungen zusätzliche Zeitfresser sind. Wer hier auf eine leserliche Handschrift achtet, kann spürbar Zeit im Praxisalltag gewinnen.
Teambesprechungen und -organisation
Echte Zeitfresser lassen sich simpel durch Teambesprechungen und die Optimierung der Mitarbeiter-Organisation eliminieren. Es empfehlen sich morgendliche Meetings von nur einigen Minuten, in denen eventuelle Besonderheiten des bevorstehenden Tages ebenso besprochen werden wie negative Handlungsweisen am Vortag nebst Verbesserungsvorschlägen. Auf diese Weise kann ein optimaler verlaufender Arbeitstag erfolgen, das Team verfügt bereits vor Arbeitsbeginn über alle wesentlichen Informationen und dementsprechend wird Zeit eingespart.
Wichtig ist zudem die Organisation der jeweiligen Arbeitsbereiche. Jeder medizinischen Fachangestellte ist das Aufgabengebiet zuzuteilen, sodass das Team sich nicht gegenseitig behindert und/oder der Arbeitsfluss gestört wird. Dieses sollte über einen längeren Zeitraum bestehen bleiben, denn ein ständiger Wechsel erhöht das Fehlerrisiko immens und die Fehlerbehebung kostet wieder Zeit.
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