Ein schlanker Praxisbetrieb entsteht nicht durch eine einzelne Maßnahme, sondern durch wenige, gut orchestrierte Hebel. Der folgende Plan fasst alle wichtigen Ansätze in fünf praxistauglichen Bereichen zusammen – zum Sparen von Arbeitszeit für den Alltag eines Praxisinhabers.
Inhaltsverzeichnis
Die Wichtigsten Tipps in Kürze
• Termine und Patienten: Tools wie Online-Buchung, Telefonassistent/Rezepttelefon, Terminkategorien, Erinnerungen und digitale Anamnese sorgen für weniger Anrufe und reduzieren No‑Shows.
• Kommunikation und Dokumentation: Textbausteine, Sprach‑zu‑Text-Apps und saubere PVS‑Integration ermöglichen kürzere Schreibzeiten ohne Doppelarbeit.
• Sprechstunde: Den Fokus in der Sprechstunde früh zu setzen, Mehranliegen zu priorisieren, Aufgaben zu bündeln sowie feste Rückruf‑ und Befundfenster sorgen für effizientere Termine mit deutlich weniger Unterbrechungen.
• Orga und Delegation: Delegation mit To-Do-Listen, ruhiger Telefonplatz/Backoffice, Raum‑ und Gerätepläne sowie Par‑Level in der Materialwirtschaft schaffen reibungslosere Abläufe.
• Controlling: Live‑Hinweise im System, wöchentliche Kurzreviews und klare Kennzahlen (Wartezeit, No‑Show, Online‑Termine, Telefonvolumen) liefern Transparenz und planbare Zeitersparnis.
Steuerung von Termin- und Patientenfluss
Online-Terminbuchung entlastet das Telefon spürbar und gibt dem Team Zeit für die Patienten vor Ort. Ergänzend helfen digitale Telefonassistenten oder ein separates Rezepttelefon, Anliegen zu bündeln. Terminkategorien nach medizinischer Dringlichkeit machen die Planung vorhersehbar und reduzieren Überziehungen. Beispielabstufungen:
- Notfall
- A1: Behandlung am selben Tag
- A5: Behandlung innerhalb von fünf Tagen
- T für planbare Termine
No‑Show-Management mit Erinnerungen und Rückbestätigungen stabilisiert den Tagesplan. Vorab digital ausgefüllte Anamnese- und Einwilligungsformulare verkürzen Aufnahme und Sprechstunde. Eine kurze FAQ‑Seite mit Informationen zu den Laborzeiten, Vorgehen bei Rezeptabholung und Überweisungen) senkt den Umfang zu bearbeitender Rückfragen.
Verschlankung der digitalen Kommunikation und Dokumentation
Standardtexte und Textbausteine für häufige Befunde, Aufklärungen und Beratungen verringern Schreibaufwand und sichern gleichbleibende Qualität. Software, die direkt Sprache zu Text umwandelt, kann für Notizen und für Diktate genutzt werden, um die Dokumenation zu beschleunigen. Wo möglich, sollten wiederkehrende Kontakte automatisiert angestoßen werden. Das bietet sich z. B. an für E-Mail-Erinnerungen zu diesen Anlässen an:
- Vorsorge-Termin
- Nachsorge-Termine
- Impf-Intervalle
Wichtig ist, dass digitale Lösungen nahtlos mit dem Praxisverwaltungssystem zusammenarbeiten, damit keine Doppelarbeit entsteht.
Sprechstunde führen und Unterbrechungen reduzieren
Aktiv geführte Patientengespräche sparen über die Summe aller Kontakte viel Zeit. Dabei sollte man früh den Fokus setzen, den Zeitrahmen freundlich begrenzen und bei zusätzlichen Anliegen einen Folgetermin vereinbaren. Unterbrechungen lassen sich minimieren, indem Rückrufe, Rezeptfreigaben oder Laborbefundungen in klaren Zeitfenstern gebündelt werden. Geplante Fokuszeiten – für Arzt und Team – schützen komplexe Tätigkeiten vor Störungen.
Praxisorganisation für Team, Räume und Material
Konsequente interprofessionelle Delegation entlastet den Arzt: administrative Erfassung, standardisierbare Untersuchungen und Vorbereitungen übernimmt das Team anhand klarer SOPs und Checklisten. Ein Backoffice oder zumindest ein ruhiger Telefonarbeitsplatz mit Headset verkürzt Gespräche und entlastet die Anmeldung. Ein Belegungsplan für Raum‑ und Geräte (z. B. Sono, EKG) verhindern Staus.
In der Materialwirtschaft helfen Par‑Level je Artikel, eine kurze wöchentliche Bestandsrunde und ein festes Notfallfach gegen Engpässe.
Praxis & Niederlassung
Von der ersten Geschäftsidee bis zur effizienten Praxisverwaltung und Patientenbindung – hier gibt es alle Infos, um die eigene Praxis erfolgreich zu etablieren.
Abrechnung und Steuerung professionalisieren
EBM/GOÄ‑Hinweise direkt im System vermeiden Fehlkodierungen und Nacharbeit. Wöchentliche Kurzreviews statt Quartalsendspurt halten die Abrechnung sauber. Wenige, sichtbare Kennzahlen machen Fortschritte messbar: Wartezeit, No‑Show‑Rate, durchschnittliche Gesprächsdauer, Telefonvolumen, Anteil Online‑Termine. Hilfreich hierfür sind sicher auch einige Kennzahlen aus dem Krankenhausmanagement:
Schnellstart: To-Dos für die nächste Woche
• Online-Terminbuchung schärfen (Einführung und Nutzung von Pflichtfeldern, Erinnerungen, Rückbestätigungen)
• Rezepttelefon oder digitalen Telefonassistent einrichten
• Drei ausgewählte SOPs priorisieren
• Rückruf- und Befundblöcke im Kalender verankern
• Pro Woche den Bestand um zwei neue Textbausteine für Standardbefunde, Aufklärung etc. erweitern
Fazit
Wer diese fünf Bereiche systematisch angeht, spart im Praxisalltag spürbar Arbeitszeit – ohne an Versorgungsqualität zu verlieren. Entscheidend ist, klein zu starten, Effekte zu messen und wirksame Maßnahmen gemeinsam mit dem Team zu skalieren.
Häufige Fragen zum Thema Arbeitszeit sparen
- Mit welchen Maßnahmen kann ich Arbeitszeit in meiner Arztpraxis einsparen, ohne den Praxisbetrieb zu stören?
- Welche digitalen Bausteine sparen am meisten Zeit in der Arztpraxis?
- Welche Tätigkeiten darf das Praxis-Team übernehmen – und was kann ich als Arzt nicht delegieren?
- Wie senke ich die No‑Show‑Rate meiner Patienten nachhaltig?
- Welche Kennzahlen sollte ich regelmäßig beobachten, um mein Praxismanagement zu verbessern?
Starten mit 2 bis 3 Maßnahmen (z. B. Online‑Terminbuchung, Erinnerungen, Textbausteine). Miß Ausgangswerte und prüfen Sie wöchentlich die Effekte.
Diese digitalen Bausteine sparen am meisten Zeit: Online‑Terminbuchung mit Erinnerungen, digitale Anamnese/e‑Formulare, KIM/eArztbrief, eAU mit Komfortsignatur und Sprach‑zu‑Text. Wichtig sind PVS‑Integration, Datenschutz und einfache Bedienung.
Standardisierte Tätigkeiten (Aufnahme, Vitalwerte, Blutentnahme, EKG, Impfungen) können nach SOP delegiert werden. Indikationsstellung, Aufklärung, Verordnungen und invasive Eingriffe bleiben ärztliche Verpflichtung.
Erinnerungen mit Rückbestätigung, Nachrückerliste und klare Storno‑/Verspätungsregeln wirken am besten, um die No-Show-Rate in der Arztpraxis zu verbessern. Kurze Vorlaufzeiten für Akuttermine und definierte Puffer stabilisieren zusätzlich den Plan.
Relevante Kennzahlen im Praxismanagement sind: Wartezeit bis Arztkontakt, No‑Show‑Quote, Anteil Online‑Termine, Gesprächsdauer, Telefonvolumen und Dokumentationszeit. ToDo: Einmal pro Woche kurz auswerten und Maßnahmen ableiten.
Mehr zum Thema Praxismanagement
Praxis & Niederlassung
- Dietmar Karweina, „4 Stellschrauben, um Arbeitszeit zu sparen“, in: Arzt & Wirtschaft, 10. Januar 2025, https://www.arzt-wirtschaft.de/praxis/praxisfuehrung/4-stellschrauben-um-arbeitszeit-zu-sparen (letzter Zugriff am 12.11.2025).
- jameda, „5 Tipps, mit denen Ärztinnen und Ärzte wertvolle Zeit sparen“, jameda Blog, 25. Juli 2023, https://pro.jameda.de/... (letzter Zugriff am 12.11.2025)
