Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist ein zentrales Instrument für Praxisinhaber, um finanzielle Entscheidungen zu treffen und das Praxismanagement effektiv zu gestalten. Sie zeigt schwarz auf weiß, ob eine Praxis gewinnbringend wirtschaftet.
Inhaltsverzeichnis
Wissenswertes im Überblick
- Die GuV ist ein zentrales Instrument zur finanziellen Steuerung und Entscheidungsfindung in der Arztpraxis.
- Die GuV hilft bei der Optimierung von Steuerlast und der wirtschaftlichen Analyse der Praxis.
- Sie zeigt Gewinn oder Verlust der Praxis auf und ist Teil des Jahresabschlusses.
- Ärzte nutzen oft die Einnahmenüberschussrechnung, da sie meist nicht zur Bilanzierung verpflichtet sind.
- Es gibt die Kontenform und die Staffelform.
- Es gilt das Brutto- oder Nettoprinzip.
- Die GuV muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Software und externe Beratung können den Prozess unterstützen
Grundlegende Konzepte der GUV
Die GuV ist ein betriebswirtschaftliches Instrument, das alle Erträge und Aufwendungen einer bestimmten Periode auflistet, um den Gewinn oder Verlust zu bestimmen. Sie dient dazu, die finanzielle Leistung der Arztpraxis über einen bestimmten Zeitraum zu messen.
Die Gewinn- und Verlustrechnung gehört zur Bilanz. Wer zum Jahresabschluss bilanziert, ist also automatisch verpflichtet auch eine GuV zu erstellen. Ergibt sich am Jahresende ein Überschuss, so erhöht dieser das Eigenkapital der Praxis. Umgekehrt verhält es sich bei einem Jahresfehlbetrag.
Für Ärzte gelten hier besondere Regeln, denn der Arztberuf zählt zu den freien Berufen. Nur in den seltensten Fällen sind Ärzte daher verpflichtet eine Bilanz zu erstellen und benötigen deswegen auch nicht zwingend eine Gewinn- und Verlustrechnung. Viele Arztpraxen nutzen stattdessen die Einnahmenüberschussrechnung für ihre Buchhaltung.
Grundstruktur und Hauptkomponenten der GuV
Ärzte, die bilanzieren, benötigen die Gewinn- und Verlustrechnung zwingend in ihrer Buchhaltung. Die zugrundeliegenden Vorschriften ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), das die genaue Gliederung der GuV vorgibt.
Grundsätzlich können Unternehmen sich beim Aufbau ihrer GuV zwischen der Staffelform und der Kontenform entscheiden. Eine Ausnahme gilt hier für Kapitalgesellschaften, die grundsätzlich zur Staffelform verpflichtet sind. Die erstmals gewählte Form ist dann für alle Folgejahre beizubehalten, damit die Übersichtlichkeit gewahrt wird.
Kontoform
Die Gewinn- und Verlustrechnung in Kontenform arbeitet mit den beiden Spalten „Soll“ und „Haben“. Es werden also in der linken Spalte alle Aufwendungen eingetragen und in der rechten Spalte alle Erträge. Die Differenz zwischen der Soll- und der Habenseite (Saldo) zeigt am Jahresende dann den Gewinn oder den Verlust an und verändert das Eigenkapital des Unternehmens entsprechend.
Staffelform
Die Staffelform ist für Kapitalgesellschaften vorgeschrieben, für alle anderen Unternehmen der Kontenform optional. Sie zeigt betriebliche Aufwendungen und Erträge nacheinander gestaffelt an. Auch hier ergibt sich das Betriebsergebnis aus der Differenz (dem Saldo) dieser beiden Positionen.
Bei der Staffelform können Unternehmen weiterhin zwischen dem Gesamtkostenverfahren und dem Umsatzkostenverfahren wählen.
Brutto- oder Nettoprinzip?
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen oder eine Arztpraxis sich für die Konten- oder Staffelform für die Gewinn- und Verlustrechnung entscheiden, muss festgelegt werden, ob das Brutto- oder das Nettoprinzip angewendet werden soll. Im Wesentlichen unterscheiden sich die beiden Prinzipien darin, ob Erträge und Aufwendungen miteinander verrechnet (saldiert) werden dürfen oder nicht. Beim Bruttoprinzip darf nicht verrechnet werden. Hier sind Unternehmer dazu verpflichtet, jede einzelne Position einzeln aufzulisten.
Anders ist es beim Nettoprinzip, welches für kleine bis mittlere Unternehmen eine einfachere Alternative darstellt. Aufwendungen dürfen mit den Erträgen verrechnet werden. Dadurch werden insgesamt weniger Positionen gebucht, da nur die Salden eingepflegt werden.
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GUV: Einnahmen und Ausgaben einer Arztpraxis
In der Gewinn- und Verlustrechnung werden die Einnahmen (Erträge) und Ausgaben (Aufwendungen) des Unternehmens in oben genannter Form gegenübergestellt und verbucht. Bezogen auf eine Arztpraxis können sich beispielsweise folgende Einnahmequellen und Ausgaben ergeben.
Einnahmen in der Arztpraxis
- Patientenbehandlungen: Diese umfassen die Einnahmen aus verschiedenen medizinischen Dienstleistungen, einschließlich Konsultationen, diagnostische Tests, Behandlungen und Operationen.
- Zahlungen von Versicherern: Erstattungen der gesetzlichen und privaten Krankenversicherungen
- Sonstige Einnahmen: Einnahmen aus dem Verkauf von Medikamenten, medizinischen Geräten, kosmetischen Dienstleistungen oder Lehrtätigkeiten.
Ausgaben in der Arztpraxis
- Fixkosten für Miete, Gehälter, Versicherungen
- Variable Kosten für Verbrauchsmaterialen (zum Beispiel Verbände, Laborbedarf, Spritzen), Laborleistungen und andere externe Leistungen
- Einmalige Kosten für Investitionen, Anschaffungen oder Renovierungen
- Steuern und Abgaben
Erstellung und Analyse der GuV
Nach den oben genannten Prinzipien der Gewinn- und Verlustrechnung erfolgt deren Erstellung zunächst durch Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben. Dazu müssen zum Zweck der Übersichtlichkeit alle Erträge und Aufwendungen gesammelt und kategorisiert werden. Dabei ist große Sorgfalt geboten, denn es muss sichergestellt sein, dass alle Posten korrekt und vollständig erfasst sind.
Die Gewinn- und Verlustrechnung erlaubt eine konkrete Analyse der Wirtschaftlichkeit der Arztpraxis. Je nach Abrechnungszeitraum (zum Beispiel Monats- oder Quartalsabschluss) kann relativ schnell identifiziert werden, welche Bereiche der Praxis besonders profitabel sind beziehungsweise wo Einsparungen möglich sind. So können besonders rentable Geschäftsaktivitäten ausgebaut werden oder besonders kostenintensive Bereiche optimiert werden.
Außerdem ist durch eine GuV mit kürzeren Intervallen durch Abschreibungen oder gezielte Investitionen eine Planung und Optimierung der Steuerlast möglich.
Nutzung von Software und Beratung zur GuV
Eine Gewinn- und Verlustrechnung ist im Rahmen einer Bilanz Pflicht. Häufig fehlen niedergelassenen Ärzten die zeitlichen Ressourcen und das notwendige Know-How, um die Buchhaltung selbst zu erledigen. In den meisten Fällen haben Praxisinhaber daher einen oder mehrere Buchhalter oder nutzen entsprechende Software für ihre Abrechnung.
Software
Bekannt für umfassende Funktionen im Bereich Steuerberatung und Buchhaltung ist beispielsweise DATEV. Eine andere und sehr benutzerfreundliche Software, die speziell auf die Bedürfnisse kleinerer Praxen zugeschnitten ist, bietet Lexware an. Falls Sie Tipps zum Wechsel der Praxissoftware brauchen, lesen Sie hier:
Externe Beratung
Um komplexe steuerliche Fragen zu klären und rechtliche Fallstricke zu vermeiden, empfiehlt es sich, für Buchhaltung, Steuererklärung und Finanzplanung entsprechende Fachleute zu Rate zu ziehen.
Die Buchhaltung erledigen freiberufliche Buchhalter oder Buchhaltungs-Büros. Alle unternehmerischen Aktivitäten werden verbucht und dienen als Grundlage für den Steuerberater, der alle steuerlichen Aspekte der Praxis betreut und die Steuererklärung erstellt. Bei strategische Finanzplanungen und geplanten Investments können Finanzberater zur Seite stehen. Sie entwickeln gemeinsam mit dem Praxisinhaber Strategien, um die finanzielle Gesundheit der Praxis zu sichern und zu verbessern.
Auch wenn eine GuV für Ärzte und Praxisinhaber nur in den seltensten Fällen verpflichtend ist, kann eine regelmäßige und gründliche Analyse unerlässlich sein, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und die finanzielle Stabilität der Praxis zu gewährleisten. Die Kombination aus technologischen Hilfsmitteln und professioneller Beratung kann dabei erheblich zur Effizienz und Genauigkeit beitragen.
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