Digitalisierung der Gehaltsabrechnung: Rein elektronische Bereitstellung ist erlaubt

Ärzte, die in ihrer Praxis Angestellte beschäftigen, stehen vor der Frage, in welcher Form sie gesetzlich verpflichtet sind, ihren Mitarbeitern Entgeltabrechnungen zukommen zu lassen. Ob ein Praxisinhaber etwa verpflichtet ist, jedem Mitarbeiter die Abrechnung in Papierform nach Hause zu schicken, oder ob eine rein digitale Lösung ausreicht, hat das Bundesarbeitsgericht (Az. 9 AZR 48/24) zu Beginn des Jahres geklärt.

Zugrundliegende Klage vor dem Landesarbeitsgericht

Im zugrunde liegenden Fall hatte ein Lebensmittel-Discounter seine Entgeltabrechnungen nur noch digital in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach zur Verfügung gestellt. Eine Verkäuferin klagte dagegen vor Gericht, weil sie weiterhin eine Gehaltsabrechnung in Papierform per Post erhalten wollte.

In der Vorinstanz vor dem Landesarbeitsgericht Niedersachsen (Az. 9 Sa 575/23) bekam die Arbeitnehmerin zunächst Recht. Das Landesarbeitsgericht argumentierte, dass Gehaltsabrechnungen zugangsbedürftige Erklärungen seien. Daher reiche es nicht aus, wenn der Arbeitgeber diese lediglich online bereitstelle, ohne sicherzustellen, dass die Arbeitnehmerin das Portal nachweislich zur Entgegennahme bestimmt habe.

Holschuld ist auch digital erfüllt

Das Bundesarbeitsgericht sah die Angelegenheit anders und verwies den Fall an das Landesarbeitsgericht zurück. Nach Auffassung der Bundesrichter entspricht die Bereitstellung der Gehaltsabrechnung in einem digitalen Mitarbeiterpostfach sehr wohl der in § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO geforderten Textform. Entscheidend ist der rechtliche Charakter der „Holschuld“: Die Arbeitgeberin erfüllt ihre Pflicht, sobald sie den Beschäftigten die Abrechnung in einer abrufbaren Form bereitstellt – ohne zwingend für den tatsächlichen Zugang verantwortlich sein zu müssen.

Dabei gingen die Richter auch auf die Frage ein, dass bei der Einführung digitaler Lösungen die Interessen jener Mitarbeitenden berücksichtigt werden müssen, die selbst nicht über einen Online-Zugang verfügen. In der Konzernbetriebsvereinbarung war deshalb vorgesehen, dass diejenigen, die kein privates Endgerät nutzen können, ihre Abrechnung im Betrieb an einem Terminal einsehen und ausdrucken können. Das Bundesarbeitsgericht erachtete diese Regelung als zumutbar.

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Weniger bürokratischer Aufwand für Praxisinhaber

Für Ärzte, die ihre Praxisabläufe effizient gestalten wollen, erleichtert das Urteil den Umstieg auf digitale Kommunikationswege. Gehaltsabrechnungen dürfen grundsätzlich auch ausschließlich in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden – vorausgesetzt, die Textform wird eingehalten und der Arbeitnehmerschaft steht eine angemessene Möglichkeit zum Abruf und zur Speicherung oder zum Ausdruck zur Verfügung.

Dank dieser Entscheidung können Praxisinhaber nun bürokratischen Aufwand und Kosten für Porto und Papier reduzieren. Steuerberater bieten inzwischen entsprechende Dienstleistungen an, die alle Voraussetzungen für einen digitalen Abruf durch den Arbeitnehmer erfüllen.