Personal-Controlling im Krankenhaus: Personalkennzahlen

Der Erfolg einer Einrichtung hängt in hohem Maße vom richtigen Personal ab. Dabei sind Personalkennzahlen für Mitarbeiterzufriedenheit und Fluktuation entscheidende Werte für das Personalmanagement. Wer diese im Auge behält, hat bessere Chancen, gutes Personal langfristig halten.

Personalkennzahlen – Mitarbeiterzufriedenheit

Die Zufriedenheit der Angestellten ist ein essenzieller Indikator für die Leistungsfähigkeit eines Krankenhauses. Sie kann durch regelmäßige Personalgespräche, Umfragen oder Evaluationsverfahren erfasst werden. Zufriedene Mitarbeiter steigern die Versorgungsqualität und tragen zu einem positiven Arbeitsklima bei.

Ein Beispiel ist der Employee-Satisfaction-Index (ESI), der auf drei Fragen zur Bewertung (Werte 0 bis 100) der Arbeitssituation basiert. Dabei geht es um diese Faktoren:

• Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz
• Übereinstimmung mit Erwartungen
• Nähe zur Idealvorstellung

Berechnung:

Mitarbeiterzufriedenheit (ESI) = (Mittelwert der Fragen/3) x 100

Werte von über 80 Prozent Zufriedenheit in internen Befragungen gelten als gut, während Werte unter 60 Prozent auf Handlungsbedarf hinweisen. Mehr zu Mitarbeiterzufriedenheit und -befragung hier:

• So gelingt Ihre Mitarbeiterbefragung
• Mitarbeiterbindung im Krankenhaus: Bedeutung und wichtige Faktoren
• Richtige Stationsorganisation für mehr Mitarbeiterzufriedenheit

Personalkennzahlen – Fluktuation

Die Fluktuation ist eine der maßgeblichen Kennzahlen im Krankenhaus, die Aufschluss über Mitarbeiterzufriedenheit oder dysfunktionale Personalstrukturen wie eine Überlastung der Angestellten geben kann. Eine hohe Fluktuationsrate signalisiert Probleme wie Überlastung, schlechte Arbeitsbedingungen oder fehlende Perspektiven. Ideal sind Fluktuationsraten unter 10 Prozent jährlich. Liegen sie darüber, sollte das Personalmanagement Maßnahmen wie Arbeitszeitmodelle, bessere Vergütung oder zusätzliche Weiterbildungsangebote prüfen. Die Fluktuationsrate wird wie folgt berechnet:

Fluktuationsrate = (Personalabgänge Personalbestand + Zugänge) x 100

Die Fluktuationsrate in deutschen Krankenhäusern lag zwischen 2004 und 2016 bei etwa 16 Prozent pro Jahr. Im Jahr 2022 lagen durch die erhöhten Anforderungen der Pandemie die Fluktuationsraten bei 26 % in Krankenhäusern. Im Vergleich zur Gesamtwirtschaft mit einer Fluktuationsrate von 33 Prozent ist dies zwar geringer, zeigt aber deutliche Herausforderungen im Krankenhauspersonalmanagement.

Personalkennzahlen – Personalschlüssel

Der Personalschlüssel ordnet zu, wie viele Fachkräfte für die Patientenbetreuung in Kliniken zur Verfügung stehen. Ist er niedrig, kann sich dies sowohl auf die Qualität von Behandlungen als auch auf die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Patienten auswirken. Der Personalschlüssel variiert nach Fachbereich, beispielsweise in der Intensivmedizin (1 Mitarbeiter für 2 Patienten) oder der Geriatrie (1 Mitarbeiter für 5 Patienten). Schlechte Personalschlüssel können die Qualität der Behandlung und die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen. Optimale Schlüssel sorgen für effizientere Arbeitsabläufe und höhere Patientensicherheit. Formel zur Berechnung des Personalschlüssels:

Personalschlüssel = Anzahl der Patienten / Anzahl der Fachkräfte

Personalkennzahlen – Fortbildungsquote

Gut ausgebildetes Fachpersonal ist für eine Klinik von hoher Bedeutung und stärkt zeitgleich die Mitarbeiterzufriedenheit. Deshalb kann die Fortbildungsquote als wichtige Kennzahl für den Erfolg einer Einrichtung gesehen werden. Eine hohe Quote von über 60 Prozent stärkt die Qualifikation und Motivation des Personals. Gleichzeitig erfordert sie jedoch eine sorgfältige Personalplanung, um die Verfügbarkeit im Arbeitsalltag nicht zu gefährden. Kliniken sollten darauf achten, dass mindestens ein Drittel des Personals jährlich an Weiterbildungen teilnimmt.

Fortbildungsquote = (Gesamtanzahl der Mitarbeiter / Mitarbeiter in Fortbildungen) × 100

Aktuelle Daten zur Fortbildungsquote von Krankenhauspersonal variieren. In Praxen und Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) nahmen beispielsweise 2022 zwischen 68 und 87 Prozent der nichtärztlichen Mitarbeitenden an Fortbildungen teil. Allgemein lag die betriebliche Weiterbildungsquote in Deutschland im ersten Halbjahr 2020 bei 15 Prozent, mit höheren Quoten in größeren Betrieben. Spezifische Durchschnittswerte für Krankenhauspersonal sind jedoch nicht flächendeckend verfügbar. Zum Vergleich: Die allgemeine Weiterbildungsquote von Erwerbstätigen in Deutschland im Jahr 2023 lag bei 4,1 Prozent.

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Personalkennzahlen – Fehlzeitenquote

Die Fehlzeitenquote misst den Anteil der durch Abwesenheiten verlorenen Arbeitszeit an der Gesamtarbeitszeit. Sie liefert daher wichtige Einblicke in die Gesundheit und Zufriedenheit des Klinikpersonals sowie die Effizienz des Krankenhauses. Die Formel lautet:

Fehlzeitenquote = (Summe der Fehltage / Summe der Sollarbeitszeiten) x 100

Die Fehlzeitenquote im deutschen Gesundheitswesen lag 2023 beispielsweise bei 7,5 Prozent und damit über dem bundesweiten Durchschnitt von 6,6 Prozent. Besonders betroffen sind Pflegekräfte, die durchschnittlich 39,8 Fehltage im Jahr aufweisen – 64 Prozent mehr als in anderen Berufsgruppen. Hauptursachen sind psychische Erkrankungen, Muskel-Skelett-Beschwerden und Atemwegserkrankungen. Diese Werte zeigen dabei klar, dass Gesundheitsförderung und bessere Arbeitsbedingungen im Gesundheitssektor dringend notwendig sind.

Mit dem Wissen um die Bedeutung, die richtige Steuerung und regelmäßiger Berücksichtigung der Personalkennzahlen sowie daraus abgeleiteten sinnvollen Maßnahmen, können Sie die Zufriedenheit des Personals und damit wahrscheinlich auch die Patientenzufriedenheit in Ihrer Einrichtung verbessern.