Hospitation als Recruiting-Instrument: Kandidaten fair und systematisch beurteilen

Ein Bewerber überzeugt im Gespräch. Doch wie kommuniziert er mit der Pflege, wie geht er mit Rückfragen um und wie verhält er sich im Team? Eine gut vorbereitete Hospitation kann darauf Hinweise geben. Gleichzeitig erhält der Kandidat Einblick in Team, Führung und Arbeitsorganisation. Ohne festen Rahmen bleibt schnell ein subjektiver Eindruck.

Was eine Hospitation leisten kann

Die Hospitation zeigt den Kandidaten im klinischen Umfeld und gibt ihm Einblick in Team, Führung und Arbeitsorganisation. Sie ist ein beidseitiger Kennenlerntermin, aber kein vollständiger Eignungstest.

Auswahlbaustein statt Leistungsnachweis

Eine Hospitation sollte das strukturierte Vorstellungsgespräch, die Prüfung der Qualifikationen und gegebenenfalls eine fachliche Fallbesprechung ergänzen. Ein einzelner Tag bildet weder die spätere Arbeitsleistung noch das Verhalten unter Zeitdruck verlässlich ab. Tagesform, unbekannte Prozesse und die Beobachtungssituation begrenzen die Aussagekraft.

Deshalb gilt: Nur bewerten, was tatsächlich zu sehen oder zu hören war. Fehlt eine geeignete Situation, lautet das Urteil „nicht beurteilbar“ und nicht „nicht erfüllt“.

Kriterien aus dem Stellenprofil ableiten

Klinikleitung und HR sollten vorab festlegen, welche Anforderungen für die Position wesentlich sind und wie sie geprüft werden. Muss-Kriterien und ihre Gewichtung sollten für alle Kandidaten derselben Position einheitlich definiert sein.

Verhalten statt Eigenschaften bewerten

Begriffe wie Teamfähigkeit, Belastbarkeit oder Führungskompetenz sind zu ungenau. Besser sind sichtbare Verhaltensanker. Aus „kommuniziert gut“ wird etwa: „fasst Informationen verständlich zusammen, hört zu und klärt offene Zuständigkeiten“. Aus „ist teamfähig“ wird: „bezieht ärztliche und pflegerische Perspektiven respektvoll ein“.

Bei einem Assistenzarzt können Lernbereitschaft, Rückfragen und Selbstorganisation im Mittelpunkt stehen. Bei einem Oberarzt kommen Delegation, Supervision und Konfliktklärung hinzu.

Nicht alles lässt sich im Stationsalltag prüfen

Aktives Zuhören, Rückfragen und der Umgang mit Feedback lassen sich häufig beobachten. Klinische Priorisierung, Führung unter Druck oder Konfliktverhalten treten dagegen möglicherweise gar nicht auf.

Solche Kompetenzen lassen sich besser mit einer standardisierten, möglichst fiktiven Fallaufgabe prüfen. Alle Kandidaten erhalten dieselben Kerninformationen und Fragen. So lässt sich klinisches Denken vergleichen, ohne Bewerber in die reale Patientenversorgung einzubeziehen.

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Den Hospitationstag vergleichbar gestalten

Vergleichbar sein sollten Dauer, Kernstationen, Ansprechpartner, Fallaufgabe und Bewertungskriterien. Ein Hospitationstag kann aus Einführung, Teamvorstellung, Begleitung geeigneter Abläufe, Fallaufgabe, Austausch mit zukünftigen Kollegen und Abschlussgespräch bestehen.

Der Kandidat sollte vorher wissen, welche Bestandteile bewertet werden, wer beteiligt ist und welche Tätigkeiten ausdrücklich nicht vorgesehen sind.

Eine kompakte Scorecard verwenden

Die Scorecard sollte wenige, stellenbezogene Kriterien enthalten: Definition, beobachtbare Beispiele, einheitliche Skala, „nicht beurteilbar“ sowie Raum für konkrete Beobachtungen.

„Wirkte unsicher“ ist wenig hilfreich. „Fragte nach fehlenden Befunden, benannte zwei Risiken und erklärte sein weiteres Vorgehen“ ist nachvollziehbar.

Jeder Beobachter füllt die Scorecard zunächst allein aus. Erst danach werden Abweichungen besprochen. So prägt die ranghöchste oder meinungsstärkste Stimme nicht von Beginn an das Gesamturteil.

Rechtliche und organisatorische Grenzen beachten

Eine Hospitation berührt sensible Bereiche. Kliniken sollten deshalb vorab Zuständigkeiten mit HR, Datenschutz, Rechtsabteilung und Versicherern klären. Werden allgemeine Auswahlrichtlinien eingeführt, sind außerdem mögliche Beteiligungsrechte von Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung zu prüfen.

Hospitation von Probearbeit abgrenzen

Eine reine Recruiting-Hospitation dient dem Beobachten und gegenseitigen Kennenlernen. Der Kandidat sollte nicht in die reguläre Patientenversorgung eingeplant werden oder Personal ersetzen.

Entscheidend ist der tatsächliche Ablauf, nicht die Bezeichnung des Termins. Werden Bewerber weisungsgebunden eingesetzt und erbringen reguläre Arbeitsleistungen, kann dies arbeitsrechtliche Folgen einschließlich Vergütungs- und Sozialversicherungspflichten auslösen. Eine Hospitation sollte daher nicht genutzt werden, um ärztliche Arbeitsleistung unbezahlt zu testen. Für die arbeitsrechtliche Einordnung kommt es nach § 611a BGB insbesondere auf weisungsgebundene und fremdbestimmte Arbeit an.

Keine eigenständige Patientenbehandlung

Wer in Deutschland den ärztlichen Beruf ausübt, benötigt grundsätzlich eine entsprechende Berufsausübungsberechtigung. Bei einer reinen Hospitation sollte der Kandidat daher keine Anamnesen, Untersuchungen, Dokumentationen, Anordnungen oder sonstigen regulären ärztlichen Aufgaben übernehmen.

Auch die Anwesenheit bei Untersuchung oder Behandlung ist nicht selbstverständlich. Nach der Musterberufsordnung müssen der verantwortliche Arzt und der Patient zustimmen. Verbindlich ist die jeweilige Berufsordnung der zuständigen Landesärztekammer.

Schweigepflicht und Patientendaten regeln

Hospitanten können sensible Informationen wahrnehmen. Die Musterberufsordnung sieht für Personen, denen im Rahmen der ärztlichen Tätigkeit Patientendaten zugänglich gemacht werden, eine Belehrung über die Verschwiegenheitspflicht und deren schriftliche Dokumentation vor.

Private Fotos oder Aufzeichnungen sollten ausgeschlossen, unnötige Zugriffe auf Patientenakten vermieden und für Recruiting-Fallaufgaben möglichst keine realen Patientendaten verwendet werden.

Versicherung, Arbeitsschutz und Hygiene prüfen

Das Bundessozialgericht hat bei einem konkreten unentgeltlichen Probearbeitstag Versicherungsschutz als sogenannter Wie-Beschäftigter bejaht. Daraus folgt jedoch kein automatischer Versicherungsschutz für jede Hospitation. Tätigkeiten und Versicherungsschutz sollten daher vorab geklärt werden.

Je nach Bereich sind außerdem Hygiene-, Schutz- und Zutrittsregeln relevant. Hospitanten sollten wissen, welche Bereiche sie betreten dürfen und wie sie sich bei Unfällen oder Expositionen verhalten sollen. Das Arbeitsschutzgesetz sieht abhängig von Arbeitsplatz und Aufgabenbereich angemessene Sicherheits- und Gesundheitsschutzunterweisungen vor.

Bewerberdaten sachlich dokumentieren

Das AGG schützt auch Bewerber vor Benachteiligungen wegen der gesetzlich genannten Merkmale. Bewertet werden sollten deshalb ausschließlich stellenbezogene Anforderungen. Für Scorecards und Gesprächsnotizen gelten zudem die datenschutzrechtlichen Vorgaben. Die Klinik sollte nur erforderliche Daten erfassen, Zugriffe begrenzen und Löschprozesse festlegen.

Die Hospitation auch als Candidate Experience nutzen

Eine Hospitation ist keine Einbahnstraße. Auch der Bewerber prüft, ob Arbeitsplatz und Arbeitgeber zu seinen Erwartungen passen. Arbeitgeber sollten deshalb ein realistisches Bild von Zusammenarbeit, Diensten, Führung, Weiterbildung und Belastung vermitteln. Versprechen aus Stellenanzeige und Vorstellungsgespräch sollten im Klinikalltag nachvollziehbar sein.

Aus Beobachtungen eine Entscheidung ableiten

Am Ende sollte nicht die Frage „Wie fandet ihr ihn?“ stehen. Sinnvoller ist der Abgleich mit den Muss-Kriterien: Was wurde konkret beobachtet? Welche Anforderung betrifft die Situation? Gibt es eine alternative Erklärung? Bleibt eine wichtige Frage offen, folgt ein weiterer Auswahlbaustein.

Ein klar belegtes, nicht erfülltes patientensicherheitsrelevantes Muss-Kriterium sollte nicht durch gute Durchschnittswerte ausgeglichen werden. Umgekehrt ist fehlende Gelegenheit zur Beobachtung kein Negativmerkmal.

Auch der Kandidat sollte Gelegenheit für Fragen und Feedback erhalten und wissen, wie das weitere Auswahlverfahren aussieht. Eine Hospitation als Recruiting-Instrument ist gelungen, wenn sie eine nachvollziehbare Entscheidung unterstützt und zugleich ein realistisches Bild der Stelle vermittelt.

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