Daten im Klinik-Recruiting: Diese KPIs sollten Sie erheben

Heute genügt es nicht mehr, eine Karriereseite zu gestalten, online zu stellen und als Selbstläufer fungieren zu lassen. Wer als Arbeitgeber im Gesundheitswesen die wenigen begehrten Fachkräfte für sich gewinnen will, braucht eine datengestützte Recruiting-Strategie auf Basis von KPIs. Dazu gehören gute Inhalte, eine ansprechende Arbeitgebermarke, sinnvolle Stellenanzeigen, einfache Bewerbungsprozesse und eine datenbasierte Erfolgskontrolle. Wer außerdem sinnvolle Daten erhebt und das eigene Recruiting auf dieser Basis anschließend fortlaufend optimiert, findet garantiert die besten Fachkräfte für die eigene Klinik bzw. Praxis.

Wir erklären hier, was KPIs sind, warum sie wichtig sind, welche KPIs für Arbeitgeber im Gesundheitswesen elementar sind und welche Vorteile daraus entstehen.

Definition: KPI

Ein KPI (Key Performance Indicator) hilft Arbeitgebern im Gesundheitswesen bei der Messung, Überwachung und Optimierung erfolgskritischer Klinikleistungen. Spezifische Kennzahlen messen dabei den Erfolg der Klinik bei der Erreichung operativer und strategischer Ziele; in diesem speziellen Fall beim Recruiting.

KPI dienen außerdem als interne Zielvorgabe und helfen bei der Fokussierung und Priorisierung der eigenen Recruiting-Maßnahmen. Deren Definition setzt immer voraus, dass die Ziele der Aktivität klar sind; in diesem Fall die Gewinnung geeigneter Fachkräfte für die Klinik. Anhand der erhobenen Daten können Aussagen über Wirkung, Erfolg oder Misserfolg der Aktivitäten im Klinik-Recruiting getroffen werden.

Dies sind die wichtigsten KPIs im Klinik-Recruiting auf einen Blick:

Warum KPI-Datenerhebung wichtig ist

Mit der Hilfe der oben genannten KPIs kann effektiv überprüft werden, ob das eigene Klinik-Recruiting erfolgreich ist und wo ggf. noch Optimierungsbedarf besteht. KPIs schaffen Transparenz über die Wirksamkeit der gewählten Strategien und zeigen potenzielle Verbesserungspotenziale auf. Nur klare Ziele und relevante Schlüsselkennzahlen führen zu einem erfolgreichen Klinik-Recruiting, das erfolgreich die gewünschten Fachkräfte anwirbt.

Welche KPI-Daten sinnvoll sind

Bevor man mit der Identifikation von Kennzahlen beginnt, bietet es sich an, einen sog. Instrumentenkatalog zu erstellen. Hierzu werden alle Recruiting-Instrumente, die zum Einsatz kommen, gesammelt und nach Themenbereich gruppiert. Dies sind z.B.:

• Webauftritte, z.B. eigene oder fremde Karriereseiten
• Präsenzen in Social-Media-Kanälen, z.B. LinkedIn, Facebook, Instagram etc.
• Messeauftritte
• Printpublikationen, z.B. Zeitungen, Fachzeitschriften etc.
• Online-Stellenbörsen

Anschließend erfolgt die Festlegung der KPI nach den folgenden vier Schritten.

Definition der Ziele

Die Zieldefinition sollte möglichst spezifisch, objektiv messbar, streng aktionsorientiert, realistisch und final terminiert (SMART) formuliert sein. Eine Zielformulierung wie: „Mit Messeauftritten wollen wir mehr Physiotherapeuten/-innen anwerben“ ist zu vage. Besser ist: „Mit der Teilnahme an drei Karrieremessen innerhalb Baden-Württembergs bis zum Jahr 2024 wollen wir mindestens 30 geeignete Physiotherapeuten/-innen anlocken, um unsere fünf vakanten Stellen erfolgreich und dauerhaft zu besetzen.“

Definition der Zielgruppen

Die Zielgruppe ist im Klinik-Recruiting zentral. Man sollte so spezifisch wie möglich festlegen, wen man genau erreichen möchte. Auch hier sollte man daher z.B. nicht formulieren: „Wir wollen Physiotherapeuten/-innen für unsere Rehaklinik anwerben.“ Besser ist: „Wir wollen solide ausgebildete Physiotherapeuten/-innen mit einschlägiger Berufserfahrung im Bereich postoperativer Rehabilitationsmaßnahmen für unser junges, innovatives Reha-Team gewinnen.“

Definition von Kennzahlen

Kennzahlen können auf unterschiedliche Weise ermittelt werden. Im Internet können viele Zahlen z.B. mit speziellen Analyse-Tools gemessen werden. Auf Karrieremessen hingegen können Gespräche z.B. altmodisch und mit minimalem Extra-Aufwand per Strichliste gezählt werden. Bei der Auswahl der Kennzahlen sollte daher auch die Datenerhebung berücksichtigt werden: Wie können die Daten von wem mit welchem Aufwand erhoben werden? Wie zuverlässig, aussagekräftig und präzise ist das?

Erhebung von Kennzahlen

Es ist wichtig, die Daten strukturiert und systematisch zu erheben. Dafür benötigt man aber nicht unbedingt eine eigene Datenbank oder teure, speziell entwickelte Analytics-Software. In Microsoft Excel oder Google Spreadsheets lassen sich Bewerberanzahl, Bewerberzusammensetzung, Bewerbereignung etc. genauso gut und einfach dokumentieren.

Bewertung der Wirkung und des Erfolgs der eigenen Maßnahmen

Abschließend ist es wichtig sich mit den erhobenen Daten zu beschäftigen und diese in Bezug zu den vorab definierten Zielen zu betrachten. Wenn die KPIs z.B. zeigen, dass auf der Bewerbermesse nur Physiotherapie-Auszubildende beraten wurden, obwohl die Zielsetzung die Ansprache berufserfahrener Physiotherapeuten/-innen war, wurden die definierten Ziele nicht erreicht. Dann ist zu hinterfragen, warum dies so war: War die Messe vielleicht nicht die richtige Wahl? War der Standort direkt neben einer Physiotherapie-Fachschule und daher falsch gewählt?

Vorteile der KPI-Datenerhebung für Arbeitgeber im Gesundheitswesen

Daten der Initiative „Research in Germany“, die seit 2017 systematisch KPIs erhebt und auswertet, belegen, dass sich der Einsatz von KPIs im Klinik-Recruiting lohnt. Auf diese Weise werden Optimierungspotentiale identifiziert sowie bewährte Instrumente weiterentwickelt oder eben gestrichen, wenn sie nicht erfolgreich waren. Dabei sollte man aber grundsätzlich immer bedenken: Passende Indikatoren müssen möglichst spezifisch, objektiv messbar, einfach erreichbar, für die Parameter relevant und mit einem fest definierten Zeitwert behaftet sein, um zuverlässige Ergebnisse liefern zu können.

Wir zeigen nachfolgende einige KPIs auf, die v.a. für Arbeitgeber im Gesundheitswesen von Vorteil sind.

Bekanntheit (Awareness)

Arbeitgeber im Gesundheitswesen müssen zunächst wissen, ob ihre Klinik oder Praxis bereits landläufig bekannt ist. Hat die gewünschte Bewerbergruppe schon etwas von der Klinik bzw. Praxis gehört? Gehört man einer bekannten Kette an? Hat man gute PR z.B. durch Forschungsbeiträge etc.? Wie ist die inoffizielle Mund-zu-Mund-Propaganda? Ist man ein begehrter Arbeitgeber oder gilt man im Bewerberpool als schwierig?

Diese Kennzahl berücksichtigt, wie bekannt und/oder beliebt die Arbeitgebermarke auf dem Markt bei der relevanten Zielgruppe ist und wie sich diese Bekanntheit im Vergleich entwickelt. Sie zeigt auf, mit welchen Attributen der Arbeitgeber in Verbindung gebracht wird, z.B. qualifizierter Ärzteschaft, effektiver Teamarbeit, guten Arbeitszeiten oder fundierter Forschungsarbeit. Ist der Arbeitgeber in der Zielgruppe bereits bekannt und geschätzt, kann man durch seine Unternehmensmarke schon im Vorfeld punkten.

Berücksichtigung (Consideration)

Arbeitgeber im Gesundheitswesen sollten danach eruieren, ob die gewünschte Bewerberzielgruppe von der eigenen Klinik bzw. Praxis bereits so sehr begeistert ist, dass sie von sich aus Teil des Teams werden wollen. Dies ist ein zusätzlicher Schritt, denn allein die Bekanntheit reicht nicht aus, um Bewerber/innen zu überzeugen.

Es gibt v.a. im Gesundheitswesen viele Arbeitgeber, die zwar jeder kennt, bei denen man sich aber z.B. nicht bewirbt, weil man von der hohen Personalfluktuation, den schlechten Arbeitszeiten, den vielen Überstunden o.ä. gehört hat. Das Ziel einer Klinik sollte es daher sein, Karrieremöglichkeiten, überdurchschnittliche Bezahlung, Zusatzleistungen und gute Arbeitsbedingungen an potenzielle Bewerber/innen effektiv zu kommunizieren und sie so davon zu überzeugen, Teil des Teams werden zu wollen.

Beliebtheit (Preference)

Arbeitgeber im Gesundheitswesen müssen danach klären, wie beliebt ihre Klinik oder Praxis im Gesundheitssektor als Arbeitgeber ist. Fällt man z.B. in die Top-10-Arbeitgeberauswahl der Zielgruppe, ist das ein großes Plus. Diese Beliebtheit kann u.a. anhand der Platzierungen bei Arbeitgeberrankings und dem Aktivitätsniveau vom Engagement auf Social Media abgeleitet werden. Hier sollte man anstreben, sich deutlicher hervorzutun, wenn man eher auf den hinteren Plätzen rangiert.

Umwandlungsrate (Application)

Beliebtheit ist schön, aber nicht entscheidend. Arbeitgeber im Gesundheitswesen sollten sich daher kritisch fragen, ob die Beliebtheit ihrer Klinik bzw. Praxis bei der Zielgruppe auch zu den gewünschten Bewerbungen führt. Schafft man es, die Attraktivität der Klinik in konkrete und v.a. passende Bewerbungen umzuwandeln?

Generell sind Arbeitgeber umso attraktiver auf dem Fachkräfte-Markt, je mehr Bewerbungen sie bekommen. Besonders Initiativbewerbungen stellen hier einen sicheren Nachweis dar, dass die Klinik bzw. Praxis von den gewünschten Fachkräften wahrgenommen und geschätzt wird. Dies ermittelt man z.B. anhand von KPIs wie

• der Gesamtzahl der Bewerbungen pro Stellenanzeige
• der Besucheranzahl auf Karrieremessen
• der Bewerbungsanzahl über Karrierewebsites
• der Anzahl von Interessenten/-innen an einem Klinikpraktikum
• den Bewerbungen durch Empfehlung von Mitarbeitern/-innen

Fazit

KPIs (Key Performance Indicators) sind für Arbeitgeber im Gesundheitswesen zugleich wichtige Messinstrumente und Stellschrauben bei der Auswahl geeigneter Bewerber/innen. Sie dienen nicht nur der Analyse bereits aktiver Bewerbungskanäle, sondern zeigen auch Verbesserungsmöglichkeiten auf. Als objektive Erfolgsmesser helfen sie maßgeblich dabei, die gewählten Bewerbungstools zu bewerten, zu verbessern und so einzustellen bzw. auszuwählen, dass man genau die Bewerber/innen erreicht, die man sich vorgestellt hat.

KPIs sind dabei nicht zwangsläufig an einen höheren Verwaltungs- oder IT-Aufwand gebunden. Sie sind zwar sowohl online mit entsprechenden Messtools als auch über speziell entwickelte Programme oder Datenbanken zu ermitteln, aber auch ganz klassisch über Strichlisten oder Excel-Tabellen. Aufgrund ihrer einfachen Anwendbarkeit und hohen Effektivität beim Optimierungsprozess der eigenen Anwerbe-Strategien und -Kanäle sind sie daher unverzichtbar für Arbeitgeber im Gesundheitswesen.