Urlaubsvertretung in der Arztpraxis: Das ist zu beachten

Auch niedergelassene Ärzte/-innen brauchen Urlaub. Dabei ist es allerdings wichtig, weiterhin die medizinische Versorgung der Patientenschaft zu gewährleisten. Aus diesem Grund sind sie verpflichtet, eine Urlaubsvertretung zu organisieren. Was dabei beachtet werden muss und wie das Ganze abläuft, ist im folgenden Artikel zu lesen.

Urlaubsvertretung in der Arztpraxis – Allgemeine Regelungen

Vertragsärzte/-innen dürfen sich für insgesamt drei von zwölf Monaten vertreten lassen. Dabei müssen Ärzte/-innen beachten, dass neben den Urlaubstagen auch ärztliche Fortbildungen oder beispielsweise die Teilnahme an Wehrübungen, diesem Zeitraum zugerechnet werden. Die Fehltage müssen in der Quartalsabrechnung zu finden sein. Diese erfolgt bei einer Urlaubsvertretung in der Regel über Notfall und Vertretungsscheine. Festgeschrieben sind Regelungen wie diese im Bundesmantelvertrag und in der Zulassungsverordnung.

Wann eine Urlaubsvertretung notwendig ist

Um die medizinische Versorgung der Patienten/-innen sicherzustellen, müssen niedergelassene Ärzte/-innen eine Vertretung für die Sprechstundenzeiten organisieren. Dies gilt immer, also auch an verlängerten Wochenenden beziehungsweise Brückentagen. Auch für Bereitschaftsdienste müssen Vertragsärzte/-innen eine Vertretung finden.

Urlaubsvertretung: Wer und wie informiert werden muss

Zum einen müssen Ärzte/-innen frühzeitig die Patienten/-innen informieren, damit diese die Möglichkeit haben, sich auf eine Vertretung einzustellen beziehungsweise Termine anzupassen. Hierfür reicht in der Regel ein Aushang in der Praxis, eine Bemerkung auf der Homepage oder eine Ansage auf dem Anrufbeantworter. Auf keinen Fall dürfen sie lediglich auf den Bereitschaftsdienst oder Notdienst verweisen, vielmehr müssen sie, wie bereits erwähnt, auch für diesen eine Vertretung organisieren.

Zum anderen muss selbstverständlich auch die Vertretung rechtzeitig in Kenntnis gesetzt werden, um organisatorische Fragen im Voraus klären zu können.

Bei der Kassenärztlichen Vereinigung müssen Vertragsärzte/-innen die Vertretung erst melden, wenn der Zeitraum der Abwesenheit bei mehr als fünf Werktagen liegt. Dies kann per Fax, Telefon oder E-Mail erfolgen, häufig findet sich hierfür auch ein Formular der Kassenärztlichen Vereinigung.

Urlaubsvertretung in der Arztpraxis: Wer vertreten darf

Doch wer darf die Vertretung einer vertragsärztlichen Praxis übernehmen? Das darf grundsätzlich jede/r Arzt/Ärztin mit der gleichen fachlichen Qualifikation, wie die zu vertretende Person. Eine Kassenzulassung ist keine Voraussetzung, weshalb auch im Krankenhaus tätige Ärzte/-innen die Vertretung übernehmen dürfen. Allerdings darf die Vertretung nur Leistungen erbringen und abrechnen, für welche die vertretene Person ebenfalls qualifiziert ist.

Eine Ausnahme stellen Psychotherapeuten/-innen dar. Laut Bundesmantelvertrag dürfen diese sich sowohl bei den probatorischen Sitzungen als auch bei der genehmigten Psychotherapie, nicht ohne weiteres vertreten lassen. Grund hierfür ist die besonders enge Patienten/-innen-Therapeuten/-innen-Beziehung.

Persönliche Vertretung

Innerhalb einer Gemeinschaftspraxis können sich Kollegen/-innen, welche die gleiche fachliche Qualifikation haben und dem gleichen fachärztlichen oder hausärztlichen Versorgungsbereich angehören, gegenseitig vertreten. Dabei spielen Hierarchien keine Rolle, auch angestellte Ärzte/-innen dürfen die Vorgesetzen vertreten. Die Urlaubsvertretung findet dabei nach vertragsärztlichem Recht in den Räumen der vertretenen Praxis statt, weswegen die Abrechnung unter der BSNR und LANR des Praxisinhabers beziehungsweise der Praxisinhaberin erfolgt.

Kollegiale Vertretung

Eine andere Möglichkeit ist die Vertretung durch eine/n Arzt/ Ärztin mit Praxisräumen in der näheren Umgebung zur vertretenen Praxis. Hierbei läuft die Abrechnung dann unter der eigenen BSNR und LANR der Vertretung.

Urlaubsvertretung in der Arztpraxis: Zeitplanung

Die Organisation einer Urlaubsvertretung, sollte mindestens vier bis sechs Wochen vor der Abwesenheit beginnen. Zunächst muss der/die zu vertretende Arzt/Ärztin eine andere Praxis für die Vertretung beauftragen. Dabei ist es nicht nur wichtig organisatorische Abläufe zu besprechen, sondern den/die vertretende/n Arzt/Ärztin bei Bedarf über spezielle Fälle einzelner Patienten/-innen aufzuklären. Steht fest, welche/r Arzt/Ärztin die Urlaubsvertretung übernimmt, muss man die Patienten/-innen informieren.

Außerdem ist es sinnvoll, etwa zwei Wochen vor und eine Woche nach dem Urlaub einige Termine freizuhalten, um auf diese Weise mehr Spielraum für akute Fälle zu haben. Abhängig von der Dauer des Urlaubes müssen Vertragsärzte/-innen im nächsten Schritt die Kassenärztliche Vereinigung über die Vertretung in Kenntnis setzen. Je nach Praxisstruktur müssen gegebenenfalls auch Reinigungskräfte und Lieferdienste informiert, sowie Lagerbestände überprüft und aufgefüllt werden. Ist all dies erledigt, steht einem Urlaub nichts mehr im Wege.