Der Notfallordner für eine Arztpraxis ist ein wichtiger Bestandteil des Kontinuitätsplans für die Beschäftigung des Personals und die Patientenversorgung vor Ort. Als Praxisinhaber ist jede/r Arzt/ Ärztin dafür verantwortlich, einen Notfallordner im Voraus zu erstellen, damit die Praxis im Falle des Todes oder einer schweren Erkrankung des/-r Inhabers/-in ihre Aufgaben weiterhin erfüllen kann. Hier bewahren Sie Vorsorgevollmacht, Testament und andere Dokumente für den Notfall auf, über die wir in diesem Artikel einige allgemeine Informationen geben.
Unternehmervollmacht
Für den Fall, dass der/die Praxisinhaber/in über einen kürzeren Zeitraum oder dauerhaft nicht handlungsfähig ist, sollten geeignete Vertrauenspersonen benannt werden, die die Praxis weiterführen. Sie werden die Geschäftsführung übernehmen, bis die eigentliche Praxisleitung die Aufgaben wieder wahrnehmen kann. Eine Vollmacht kann befristet oder unbefristet, widerruflich oder unwiderruflich sein. Sie kann auch unter verschiedenen Bedingungen erteilt werden. Es ist wichtig, zu beachten, dass die Vollmacht klar definiert sein muss, um Missverständnisse und mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden.
Kontovollmacht
Ein Geschäftskonto wird für die Praxis notwendig, damit der/die Praxisinhaber/in alle Einkommen und Ausgeben in einem Kontoauszug überblicken kann. Für den Fall der Verhinderung des/der Arztes/Ärztin durch plötzliche schwere Erkrankung, Unfall oder Tod ist daher die Erteilung einer Kontovollmacht im Voraus sinnvoll. Die Vollmacht gibt der Vertrauensperson die Möglichkeit, die Finanzgeschäfte der Praxis zu führen. Man sollte das Vollmachtsformular jedoch genau studieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat konsultieren.
Vorsorgevollmacht
Eine Vorsorgevollmacht ist ein Rechtsdokument, das den/die Bevollmächtigte/n ermächtigt, Entscheidungen im Namen des/der Vollmachtgebers/-in zu treffen, wenn diese/r aufgrund von Krankheit, Unfall oder anderen Umständen nicht in der Lage ist, Entscheidungen für sich selbst zu treffen. Diese kann z.B. Bank- oder Versicherungsgeschäfte oder einen Vertrag mit einem Pflegeheim abschließen. Mit einer richtig aufgesetzten Vorsorgevollmacht können viele rechtliche Schwierigkeiten vermieden werden.
Patientenverfügung und Betreuungsverfügung
Die meisten Ärzte/-innen wissen aus Berufserfahrung, was eine Patientenverfügung bzw. eine Betreuungsverfügung sind und sie verstehen, dass es sich um wichtige Dokumente handelt. Manchmal brauchen sie die Verfügungen, um für sich selbst zu entscheiden, welche medizinischen Maßnahmen sie in einer Behandlungssituation wünschen oder wer die Betreuung übernehmen soll.
Testament
Wenn ein/e Arzt/Ärztin nicht wünscht, dass die eigene Praxis nach dem Tod durch gesetzliche Erbfolge aufgeteilt wird, benötigt er/sie ein Testament. Darin wird genau festgelegt, wer die Leitung der Praxis übernimmt. In der Realität ist es nicht immer möglich, dass die Erben die Praxis weiterführen, wenn sie keine Approbation haben oder einfach nicht wollen. In diesem Fall übernimmt der/die Erbe/-in jedoch auch die Verantwortung für die Aufbewahrung der Patientenakten, die das Herzstück jeder Arztpraxis sind. Durch eine testamentarische Regelung und eine gesellschaftsvertragliche Vereinbarung erleichtern Erblasser ihren Angehörigen die Abwicklung des Nachlasses.
Sonstige Unterlagen im Notfallordner
Es gibt weitere, ebenso wichtige Dokumente, um die Arbeit in der Praxis fortzusetzen. In den Notfallordner gehören auch Unterlagen, die sich auf die Immobilie, auf Kredite und auf die Fortführung der Praxis beziehen. Idealerweise enthält ein Notfallordner Informationen über:
- Private Vorsorge und Absicherungen (z.B. Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherung, Unfallversicherung)
- Versicherungen (für die Praxis und privat)
- Sonstige Verträge wie Abos, Leasingverträge etc.
- Mitgliedschaft bei Ärztekammer, Kassenärztlicher Vereinigung und Versorgungswerk
- Mitgliedschaft in Verbänden und Vereinen (beruflich und privat)
- Immobilienverzeichnis
- Mietvertrag für Wohnung und Praxis
- Mitarbeiterverzeichnis mit Tätigkeitsbeschreibung
- Kontaktdaten der Angehörigen und Dienstleister im Notfall (z.B. Anwalt und Steuerberater)
- Wichtige Passwörter
Die Information der Angehörigen und gegebenenfalls des Kooperationspartners in der Gemeinschaftspraxis über den Notfallordner ist wichtig. Damit bleibt die Praxis auch bei einem plötzlichen und in seiner Dauer nicht absehbaren Ausfall des/-r Praxisinhabers/-in handlungsfähig, d.h. es können Vertretungsregelungen getroffen und Bankgeschäfte (z.B. Lohnzahlungen für Mitarbeiter/innen und Miete) getätigt werden. Die Notfallakte muss nicht zwingend in Papierform vorliegen – auch eine digitale Version ist möglich und kann leichter aktualisiert werden. Es gibt auch die Möglichkeit, die beglaubigten Urkunden im Zentralregister der Bundesnotarkammer hinterlegen zu lassen.
Fazit
Praxisinhaber/innen sollten sich mit der Frage der Praxisnachfolge im plötzlichen Todesfall beschäftigen. Die Verantwortung gegenüber dem Personal und den Patienten/-innen zwingt dazu, auch wenn es nicht angenehm ist, darüber nachzudenken. Gut definierte und regelmäßig aktualisierte Notfallordner stellen sicher, dass die Praxis auf unerwartete Situationen vorbereitet ist.
