Wenn ein Arzt die Klinik verlässt, geraten Dienstpläne, Patientenübergaben und Dokumente schnell unter Zeitdruck. Ein strukturierter Offboarding-Prozess verhindert solche Engpässe. Er schützt die Patientenversorgung, sichert Wissen und sorgt dafür, dass Arzt und Klinik professionell auseinandergehen.
Inhaltsverzeichnis
Überblick: Offboarding ohne Stress
- Offboarding beginnt, sobald der Austritt eines Arztes verbindlich feststeht.
- Eine sichere Patientenübergabe hat Vorrang vor rein administrativen Aufgaben.
- HR, ärztliche Leitung, IT und Dienstplanung brauchen klare Zuständigkeiten.
- Weiterbildungszeugnis und eLogbuch sollten vor dem Austritt abgeschlossen sein.
- Zugänge müssen spätestens mit dem Ende der Berechtigung gesperrt werden.
- Eine verbindliche Checkliste verhindert Wissensverlust und Sicherheitslücken.
Warum Offboarding in Kliniken besonders wichtig ist
Offboarding umfasst alle Aufgaben zwischen dem feststehenden Austritt eines Mitarbeiters und dem vollständigen Abschluss des Arbeitsverhältnisses. In Kliniken betrifft dies nicht nur HR und IT. Auch Patientenversorgung, Weiterbildung, Forschung und Rufbereitschaften können betroffen sein.
Ein unklarer Ablauf erhöht das Risiko, dass Befunde nicht nachverfolgt, Dienste nicht besetzt oder Zugänge zu spät gesperrt werden. Hinzu kommen verzögerte Arbeitszeugnisse und unvollständige Weiterbildungsnachweise.
Der Offboarding-Prozess in der Klinik
Ein einheitlicher Prozess schafft Sicherheit. Trotzdem muss die Klinik zwischen Eigenkündigung, Befristungsende, Aufhebungsvertrag, Freistellung und fristloser Kündigung unterscheiden.
1. Austritt und Fristen prüfen
HR erfasst Austrittsgrund, letzten Arbeitstag, Resturlaub, Überstunden und offene Vergütungsbestandteile. Zusätzlich sind Arbeitsvertrag und Tarifvertrag zu prüfen.
Die gesetzlichen Kündigungsfristen regelt § 622 BGB. Tarifverträge können davon abweichen. Ein befristeter Arbeitsvertrag endet grundsätzlich mit dem vereinbarten Zeitpunkt. Eine ordentliche Kündigung ist nur möglich, wenn Arbeits- oder Tarifvertrag dies vorsehen (§ 15 TzBfG).
2. Patientenversorgung verbindlich übergeben
Die ärztliche Leitung muss klären, wer laufende Aufgaben übernimmt. Dazu gehören insbesondere:
- offene Befunde und Laborergebnisse
- geplante Operationen und Interventionen
- ausstehende Arztbriefe
- Wiedervorstellungen und Rückrufaufträge
- Konsile und kritische Medikationen
- offene Dokumentationen
- Studienpatienten und Forschungsaufgaben
Die Übergabe sollte im freigegebenen klinischen System dokumentiert und vom übernehmenden Arzt bestätigt werden. Patientenbezogene Informationen gehören nicht in allgemeine HR-Checklisten.
3. Wissen und Weiterbildung sichern
Neben klinischen Fällen sollte der Arzt wiederkehrende Aufgaben, Ansprechpartner, SOPs und laufende Projekte übergeben.
Bei Ärzten in Weiterbildung sind das Weiterbildungszeugnis und die Dokumentation im eLogbuch besonders wichtig. Zuständig ist der weiterbildungsbefugte Arzt. Maßgeblich ist die Weiterbildungsordnung der jeweiligen Landesärztekammer. Die Muster-Weiterbildungsordnung der Bundesärztekammer besitzt nur empfehlenden Charakter.
4. Zugänge und Geräte zurücknehmen
HR informiert IT und Systemverantwortliche frühzeitig über den Austritt. Zu prüfen sind unter anderem:
- Krankenhausinformationssystem
- PACS, RIS und Laborinformationssystem
- E-Mail und Kalender
- Dienstplan- und Zeiterfassungssysteme
- VPN und Cloud-Dienste
- Telemedizin- und Studiensysteme
- Schlüssel, Ausweise, Geräte und Dienstkleidung
Zugänge sind spätestens mit dem Ende der Berechtigung zu deaktivieren. Bei Freistellung oder einem konkreten Sicherheitsrisiko kann eine frühere Sperrung erforderlich sein. Der Abschluss sollte kontrolliert und protokolliert werden.
Eine automatische Weiterleitung des persönlichen E-Mail-Postfachs ist nicht pauschal zulässig. Datenschutzfreundlicher ist eine automatische Antwort mit dem neuen Ansprechpartner. Weiterleitung oder Einsichtnahme erfordern eine gesonderte Prüfung.
5. Abschlussunterlagen vorbereiten
Der Arbeitnehmer hat nach § 109 GewO Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Mit seiner Einwilligung kann es auch in elektronischer Form erteilt werden. Zusätzlich muss der Arbeitgeber eine Urlaubsbescheinigung über den gewährten oder abgegoltenen Urlaub aushändigen.
Je nach Fall gehören außerdem folgende Unterlagen zum Offboarding:
- Schlussabrechnung
- Weiterbildungszeugnis
- Sozialversicherungsmeldung
- elektronische Lohnsteuerbescheinigung
- Nachweise zur betrieblichen Altersversorgung
- Arbeitsbescheinigung für die Bundesagentur für Arbeit
Die Arbeitsbescheinigung wird auf Verlangen des Arbeitnehmers oder der Bundesagentur elektronisch übermittelt.
6. Kommunikation und Exit-Gespräch steuern
Das Team sollte rechtzeitig erfahren, wann der Arzt ausscheidet und wer seine Aufgaben übernimmt. Gründe für den Austritt gehören nur dann in die Kommunikation, wenn der Arzt zugestimmt hat oder eine andere Rechtsgrundlage besteht.
Ein freiwilliges Exit-Gespräch kann Hinweise auf Führungsprobleme, Arbeitsbelastung oder Schwächen der Weiterbildung liefern. Die Klinik sollte Ergebnisse nur zweckgebunden und möglichst zusammengefasst auswerten.
Offboarding-Checkliste für Kliniken
| Zeitpunkt | Aufgabe | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Nach Bekanntwerden | Austritt, Arbeitsvertrag und Fristen prüfen | HR |
| Frühzeitig | Dienste, Vertretung und Aufgabenverteilung organisieren | Ärztliche Leitung |
| Vor dem letzten Patientenkontakt | Klinische Übergabe durchführen und bestätigen | Ärztliche Leitung |
| Vor dem Austritt | Weiterbildungszeugnis und eLogbuch abschließen | Weiterbildungsbefugter Arzt |
| Zum Ende der Berechtigung | IT-Zugänge, Benutzerkonten und Rollen sperren | IT und Systemverantwortliche |
| Am letzten Arbeitstag | Geräte, Schlüssel, Ausweise und Dienstkleidung zurücknehmen | Verwaltung |
| Nach dem Austritt | Abschlussunterlagen versenden und Offboarding-Prozess prüfen | HR |
Wenn Dir unsere Artikel gefallen und Du keine neue Veröffentlichung verpassen möchtest, dann kannst Du hier mit nur einem Klick praktischarzt.de zu Deinen präferierten Quellen bei Google hinzufügen.
Häufige Fragen zum Offboarding in Kliniken
- Wann sollte Offboarding beginnen?
- Welche Unterlagen gehören zum Offboarding eines Arztes?
- Wann müssen Zugänge beim Offboarding gesperrt werden?
Offboarding sollte beginnen, sobald der Austritt verbindlich feststeht. So bleiben ausreichend Zeit für Dienstplanung, Patientenübergabe, Weiterbildungsnachweise und Abschlussunterlagen.
Zum Offboarding gehören je nach Fall Arbeitszeugnis, Urlaubsbescheinigung, Schlussabrechnung, Sozialversicherungsmeldung, Arbeitsbescheinigung sowie Weiterbildungszeugnis und eLogbuch.
Beim Offboarding müssen Zugänge spätestens mit dem Ende der jeweiligen Berechtigung gesperrt werden. Bei Freistellung oder einem Sicherheitsrisiko kann eine sofortige Sperrung notwendig sein.
Mehr zum Thema Personalentwicklung
