Bewerberkommunikation bezeichnet jede Art von E-Mail, Telefon-, Messenger- oder Social-Media-Kontakt mit Kandidaten/-innen. Obwohl diese Kommunikation wichtig zur Rekrutierung neuer Ärzte/-innen, Verwaltungs- und Pflegekräfte ist, haben Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen kaum Guidelines dafür. Jede/r Personaler/in geht dabei nach eigenem Ermessen vor, was teilweise abenteuerlich werden kann, wenn z.B. der/die sachbearbeitende Personaler/in in den Urlaub geht oder krank wird. Die Vertretung hat dann keine Vorgaben, wie mit den aktuellen Bewerbern/-innen zu kommunizieren ist.
Inhaltsverzeichnis
Dieser Beitrag beleuchtet die Gründe, die für eine einheitliche Bewerberkommunikation sprechen und erläutert die Vorgehensweise. Anschließend schlagen wir fünf konkrete Schritte vor, die sich zur Verbesserung der Bewerberkommunikation sofort umsetzen lassen.
Gründe für eine gute Bewerberkommunikation
Arbeitgebermarken prägen sich Kunden bzw. Bewerbern/-innen am besten ein, wenn sie konsequent in allen Kommunikationskanälen gleichförmig repräsentiert werden. Das betrifft vor allem die einheitliche persönliche Kommunikation mit allen Bewerbern/-innen.
In Zeiten von Fachkräftemangel und Corona-Pandemie ist es daher für Kliniken und Pflegeeinrichtungen unerlässlich, bei ihren Bewerbern/-innen einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Je einheitlicher und professioneller die Kommunikation, desto mehr hat der/die Bewerber/in den Eindruck, sich bei einer wohlorganisierten medizinischen Einrichtung zu bewerben. Und gute Organisation und Professionalität verbinden Bewerber/innen im Gesundheitswesen vor allem mit verlässlichen Arbeitsplänen, strukturierten Arbeitsabläufen und zuverlässigen Kollegen/-innen. Wer möchte nicht in solch einer Klinik arbeiten?
Einheitlichkeit
Arbeitgeber im Gesundheitswesen sollten ihre gesamte Geschäftskommunikation einheitlich gestalten. Wenn möglich sollte sich auch immer der-/dieselbe Sachbearbeiter/in um die begehrte neue Fachkraft kümmern. Das suggeriert sofort Verlässlichkeit und schafft eine persönliche Beziehung.
Employer Branding
Arbeitgeber im Gesundheitswesen sollten ihre Personaler/innen gezielt bezüglich Schnelligkeit, Einheitlichkeit und Freundschaftlichkeit schulen. Diese Eigenschaften in der Bewerberkommunikation können nämlich den Unterschied machen, eine begehrte Fachkraft zu gewinnen oder an eine Konkurrenzklinik zu verlieren. Verspätungen in der Kommunikation und nichtssagende 08/15-Standardschreiben aus Textbausteinen sollten daher tabu sein.
Zuverlässigkeit
Der Prozess der Bewerberkommunikation sollte nicht mit der Vertragsunterschrift abrupt abbrechen. Im Idealfall folgt eine freundliche Einladung, in der ersten Arbeitswoche persönlich im Personalbüro vorbeizukommen und sich einander vorzustellen, falls man beim Vorstellungsgespräch nicht direkt beteiligt war. Hat sich der/die Bewerber/in dennoch für einen Konkurrenten entschieden, sollte man unbedingt eine freundliche Abschiedsmail versenden, die in guter Erinnerung bleibt. Schließlich sieht man sich im Leben immer zweimal und vor allem im Gesundheitswesen ist die Personalfluktuation hoch.
Für Arbeitgeber im Gesundheitswesen heißt das konkret, bis zum Ende der Bewerberkommunikation zuverlässig und professionell zu agieren. Personalern/-innen sollte verdeutlicht werden, dass sie als Aushängeschild der Klinik oder Pflegeeinrichtung die Visitenkarte des Arbeitgebers sind. Und nichts ist schädlicher für künftige Bewerberprozesse als schlechte Mund-zu-Mund-Propaganda von verärgerten Bewerbern/-innen über unfreundliche Personaler/innen.
Fünf konkrete Schritte in der Bewerberkommunikation
Arbeitgeber im Gesundheitswesen können von den folgenden fünf praktischen Tipps profitieren, die sich leicht umsetzen lassen. An diese fünf Schritte sollten sich Personaler/innen daher möglichst immer in der täglichen Bewerberkommunikation halten.
1. Umgehend bestätigen
Der Eingang einer Bewerbung ist unter der Woche sofort (d.h. noch am selben Tag), bei Eingang am Wochenende am darauffolgenden Montag und generell spätestens innerhalb von 48 Stunden schriftlich zu bestätigen. Ist der/die Personaler/in im Urlaub, muss dies eine Vertretung in direktem Auftrag übernehmen. In diesem Fall sollte in der E-Mail kenntlich gemacht werden, dass man Herrn X/Frau Y in Abwesenheit vertritt.
Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Bewerbung, die wir am XYZ erhalten haben. Wir freuen uns, dass Sie sich für die ausgeschriebene Stelle zum/-r XYZ interessieren. Innerhalb der nächsten zwei bis drei Wochen melden wir uns persönlich bei Ihnen und teilen Ihnen verbindlich mit, wie es für Sie konkret im Bewerbungsverfahren weitergeht.“
2. Zwischenstand melden
Generell sollten Bewerber/innen nach zwei bis drei Wochen wissen, ob sie im weitergehenden Bewerbungsprozess „im Rennen“ sind oder nicht. Ist ein solcher (Vor-)Entscheid in dieser Zeitphase aus internen organisatorischen Gründen nicht möglich, sollte dennoch mindestens eine kurze E-Mail mit dem aktuellen Rekrutierungsstand folgen. Viele Bewerber/innen schreiben nicht nur eine Bewerbung und v.a. gut qualifiziertes Personal hat oft mehrere Angebote zur Auswahl. In der heutigen Zeit wartet daher niemand auf eine noch ausstehende Zwischenstands-Nachricht, sondern sagt in der Zwischenzeit ggf. bereits verbindlich bei einem anderen Arbeitgeber zu.
Beispiel: „Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass Sie bei uns in der engeren Auswahl sind. Wir werden uns bei Ihnen innerhalb der nächsten zwei bis drei Wochen mit einer konkreten Aussage melden.“
ODER: „Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir unser weiteres Bewerbungsverfahren ohne Ihre Bewerbung fortführen werden. Bitte sehen Sie diese Absage jedoch nicht als generelle Ablehnung Ihrer beruflichen Qualifikation. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei weiteren Bewerbungen.“
3. Telefonisch nachfragen
Ein Satz im Arbeitszeugnis ist mehrdeutig formuliert? Im Lebenslauf ist eine unerklärte Lücke? Wichtige Zeugnisse fehlen? Im Werdegang sind außergewöhnlich viele Arbeitgeberwechsel? In solchen und ähnlichen Situationen sollten Personaler/innen keine vorschnellen (und oft falschen!) Rückschlüsse ziehen, sondern besser ein kurzes Telefoninterview durchführen. Innerhalb von nur 10 bis 15 Minuten können auf diese Art offene Fragen geklärt und außerdem gleichzeitig ein besserer Eindruck des/-r Bewerbers/-in gewonnen werden.
Beispiel: „Bei der Durchsicht Ihrer Bewerbungsunterlagen sind uns ein paar Dinge aufgefallen, die wir gerne ausführlicher wüssten. Haben Sie eine Viertelstunde Zeit für ein paar Nachfragen? Das soll kein offizielles Vorinterview sein. Ich möchte nur kurz und unbürokratisch einige Dinge klären, damit wir uns ein besseres Bild von Ihnen machen können.“
4. Vollumfänglich informieren
Nach der Erstauswahl werden Einladungen zum Vorstellungsgespräch i.d.R. telefonisch oder schriftlich vereinbart. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade hier oft wichtige Angaben vergessen werden: z.B. die Dauer des Gesprächs, der zeitliche und sachliche Ablauf oder die Anzahl der Gesprächsteilnehmer/innen mit ihren betrieblichen Funktionen (z.B. Gleichstellungsbeauftragte/r etc.). Bewerber/innen können sich aber deutlich besser auf das nervenaufreibende Vorstellungsgespräch vorbereiten, wenn sie möglichst konkret wissen, was und wer für wie lange auf sie zukommt.
Beispiel: „Wir würden Sie gerne am XYZ persönlich bei einem Vorstellungsgespräch kennenlernen. Dieses Gespräch wird ca. eine Stunde dauern und den folgenden Ablauf haben: 1, 2, 3. Sie werden bei diesem Termin unsere folgenden Mitarbeiter/innen persönlich kennenlernen: AB (Klinikleiterin), CD (Personalratsvertreter), EF (Gleichstellungsbeauftragte), …“
5. Wertschätzung zeigen
Vor allem Arbeitgeber im Gesundheitswesen sollten nicht vergessen, dass hinter jeder Bewerbung ein Mensch mit Gefühlen, Hoffnungen und Wünschen steht. Daher sollte die gesamte Kommunikation beim/bei der Bewerber/in möglichst wertschätzend und positiv ankommen. Insbesondere Absagen sollten aus diesem Grund nicht aus nichtssagenden 08/15-Schreiben bestehen, sondern möglichst aufheiternd formuliert sein. Das heißt jedoch nicht, die Personalentscheidung ausführlich zu begründen; das kann nämlich u.U. juristische Angriffsfläche für eine arbeitsrechtliche Auseinandersetzung bieten. Viel wichtiger sind allgemeine Positivität und Freundlichkeit.
Beispiel: „Wir bedauern sehr Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir uns für eine/n andere/n Bewerber/in entschieden haben. Das heißt jedoch nicht, dass Ihre beruflichen Qualifikationen unzureichend sind. Bitte sehen Sie diese Absage daher nicht als grundsätzliche Ablehnung Ihrer beruflichen Qualifikation oder gar Person an. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren weiteren Bewerbungen und hoffen, Sie vielleicht in Ihrem späteren Berufsleben bei uns zu begrüßen.“
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