Tipps für ein gelungenes Mitarbeitergespräch

Wie führt man ein richtig gutes Mitarbeitergespräch als Führungskraft? Mitarbeitergespräche sind für viele eine Herausforderung. Nicht nur für die Angestellten, sondern auch für Vorgesetzte – besonders dann, wenn vielleicht doch etwas Kritik geäußert werden muss. Dabei sind sie eine wertvolle Gelegenheit, die Motivation zu steigern und Vertrauen aufzubauen. Sie schaffen Raum für Themen, die sonst eher selten angesprochen werden.

Im doch oft stressigen Klinikalltag bleibt häufig nicht die Zeit für ausführliche Feedbacks und regelmäßigen Austausch. Die jährlichen Mitarbeitergespräche sind daher wichtig, um im Gespräch zu bleiben, klare Ziele zu setzen, Wünsche zu äußern und sich ausreichend Zeit für sein Team zu nehmen. Wie sie gelingen und worauf Arbeitgeber achten sollten – die folgenden Tipps verraten es.

Mitarbeitergespräch gut vorbereiten

Führungskräfte sollten sich möglichst über das Jahr hinweg schon Notizen über ihre Mitarbeiter machen und nicht erst in den Tagen vor dem Gespräch, wenn der Termin wieder mehr ins Bewusstsein rückt. Sonst bildet man seine Meinung nur auf Grundlage der letzten Wochen und alles andere davor gerät in Vergessenheit.

Folgende Fragen können dabei eine gute Stütze sein:

• Was läuft gut in der Zusammenarbeit?
• Womit ist man zufrieden, womit nicht?
• Womit sind auch andere im Team und auf der Station zufrieden? (Kollegen, Ärzte, positive Patientenrückmeldungen etc.)
• Wie sieht die Entwicklungskurve des Mitarbeiters seit dem letzten Gespräch aus? Wo steht er?

Es ist hilfreich, schon vor dem Gespräch für klare Erwartungen zu sorgen. Beide Seiten sollten wissen, worum es geht – so können sich auch Mitarbeiter gut auf das Gespräch vorbereiten und gleichwertig in den Termin gehen.

Das Hauptziel dieses Gesprächs ist und sollte immer die Motivation der Mitarbeiter sein. Sie sollten den Raum mit erhobenem Haupt verlassen – egal, wie viele Kritikpunkte auch angesprochen werden müssen (natürlich nur, sofern die Kritik noch tragbar für den Klinikalltag ist und Mitarbeiter keine Gefahr darstellen oder ein gravierendes Problem verursachen). Um das zu erreichen, sind klare Aussagen nötig und, dass man sich auf gleicher Augenhöhe begegnet.

Ebenso ist es wichtig, einen passenden Ort für den Termin zu finden, ausreichend Zeit einzuplanen und dafür zu sorgen, dass das Gespräch ohne Störung durchgeführt werden kann. Es kann auch nicht schaden, dass man sich eine grobe Reihenfolge der Themenpunkte überlegt, die man ansprechen will.

Gesprächseinstieg, Begrüßung, Mitarbeiter beginnen lassen

Beide Seiten gehen eventuell etwas nervös oder unsicher in das Gespräch, je nachdem wie das Verhältnis und die erbrachte Leistung über das letzte Jahr war. Da kann es nicht schaden, erstmal locker ins Gespräch zu starten. So schafft man Raum für eine Begrüßung und kann mit kurzem Small-Talk das Mitarbeitergespräch einleiten. Damit man in Ruhe in diesem Termin ankommen kann. Danach sollte man seine Angestellten über den groben Gesprächsverlauf informieren und sich im Anschluss zuallererst erkundigen, was er oder sie erwartet und für Wünsche für dieses Gespräch hat. Was ist dem Mitarbeiter in diesem Termin vielleicht besonders wichtig? Gibt es ein bestimmtes Thema oder Anliegen, was besprochen werden soll?

Also: Nicht direkt mit Feedback auf ihn los reden. Es kann nur gut sein, den Mitarbeiter abzuholen, einbringen zu lassen und sich dafür zu öffnen.

Feedback geben – Positives rückmelden

Ist das geschafft, kann das Feedback beginnen. Hier empfiehlt es sich, Immer mit dem Positiven anzufangen:

• Was läuft gut?
• Womit ist man als Vorgesetzter zufrieden?
• Was gefällt einem an der Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter?
• Welche Aufgaben hat der Mitarbeiter im Krankenhaus und wie gut werden diese erledigt?
• Wie zufrieden ist der Mitarbeiter mit sich selbst, seiner Station und der Situation?

All das sollte man möglichst auch an konkreten Beispielen begründen. Wichtig also in dieser „Phase“ des Gesprächs: Nicht gleich den Kritikhammer herausholen!

Quelle: Studie von Rundstedt, 2015

Konstruktiv kritisieren, Wünsche äußern – gute Basis für Veränderung

Was ist nun aber, wenn man mit Mitarbeitern unzufrieden ist? Denn: positives Feedback gibt jeder gern, doch was ist, wenn Mitarbeiter beispielsweise unfreundlich und ständig kurz angebunden sind – zu den Kollegen, aber auch besonders im Patientenkontakt? Oder wenn Mitarbeiter nicht motiviert erscheinen, häufig zu spät kommen und sich immer wieder kleinere Fehler einschleichen? Wie geht man damit um?

Da eignet sich am besten ein Einstieg, in dem man seine Beobachtung teilt – wie beispielsweise:

„Ich habe beobachtet, dass Sie im Patientenkontakt immer sehr kurz angebunden sind, aber auch zu ihren Kollegen keinen besonders guten Umgangston pflegen, eher abweisend sind und das gefällt mir nicht …“

Wenn man das so formuliert und stehen lässt, hat der Mitarbeiter aber gar nichts dazu oder daraus gelernt und kann nichts außer eine Kritik mitnehmen. Daher ist es besser, aus einem Kritikpunkt heraus einen Wunsch zu äußern – wie:

„Ich wünsche mir von Ihnen, dass Sie sich mehr Zeit nehmen“

oder konkrete Beispiele geben:

„Ich habe gehört, wie Sie mit dem Patienten xy geredet haben und in diesem Gespräch sind mir folgende Dinge aufgefallen (dann separat aufzählen) und ich wünsche mir zukünftig, dass Sie (konkrete Beispiele zur Veränderung) …“.

Je konkreter die Anleitungen und Beispiele sind, desto ernster werden Mitarbeiter sie nehmen und desto genauer wissen sie, wie sie in Zukunft handeln sollen.

Was sollte beibehalten werden oder sich zukünftig verbessern? Kommen vielleicht Aufgaben für den Mitarbeiter hinzu oder fällt ein Tätigkeitsbereich weg? Auch diese Punkte lassen sich gut in diesen Part des Gesprächs einbauen.

Unterstützung anbieten

Genauso wie man etwas vom Mitarbeiter fordert (dass er etwas in seinem Verhalten verändern darf), sollte man gleichzeitig auch etwas geben. Vielleicht erkundigt man sich daher direkt danach, wie man dem Mitarbeiter dabei unterstützen kann, dass diese Veränderung eintritt. Braucht es dafür eventuell ein Seminar, eine Weiterbildung oder die Unterstützung anderer Kollegen? Können Dienstpläne anders geschrieben werden, damit Mitarbeiter ihr Privatleben und den Beruf besser vereint bekommen?

Ende des Mitarbeitergesprächs

Am Ende des Mitarbeitergesprächs sollte unbedingt festgehalten werden, was das Ergebnis des Termins ist. Gibt es konkrete Vereinbarungen, zu denen man beim nächsten Gespräch eine Zwischenbilanz zieht? Vorgesetzte können sich hier außerdem erkundigen, ob es noch weitere Themen gibt, die der Mitarbeiter ansprechen will. Man sollte sich motivierend und positiv verabschieden.

So wichtig wie die Vorbereitung ist aber auch die Nachbereitung des Gesprächs. Es hilft, dass Mitarbeiter dazu angeregt werden, das Gespräch in Ruhe zu reflektieren. Stellen sie dann fest, dass doch noch Gesprächsbedarf besteht, sollte möglichst zeitnah ein neuer Termin gefunden werden.

Fazit: Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche dürfen nicht unterschätzt werden. Mit einer guten Vor- und Nachbereitung sorgt man für Klarheit, Vertrauen und eine gute Stimmung im Team. Sie bieten nicht nur den Führungskräften Vorteile, sondern auch den Mitarbeitern. Auch wenn jedes Mitarbeitergespräch individuell ist und anders abläuft, gibt es einen gewissen Rahmen, an dem sich Arbeitgeber orientieren können. So behalten beide Seiten den roten Faden und sorgen für ein rundes Gespräch.

Feedback ist wichtig – jeder hat häufig eine andere Sicht auf die Dinge, die man macht. Das Selbstbild weicht oft stark vom Fremdbild ab. Daher ist es gut, dass Feedback verständlich vermittelt und auch folglich gut angenommen wird. Das gilt für beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer.