Für Ärztinnen und Ärzte ist insbesondere im Hinblick auf die Stationsarbeit ein gutes Zeitmanagement sowie ein hohes Maß an Selbstorganisation wichtig. Mit einigen Tipps kann ein idealer Arbeitsalltag auf Station möglich werden. Mehr dazu im folgenden Beitrag.
Die ersten Schritte zur Selbstorganisation
Die bürokratischen Aufgaben, insbesondere als Arzt in Weiterbildung sind zahlreich. Das Erlernen der Stationsarbeit kann sich durch vielfältige Herausforderungen unangenehm gestalten: In den Kliniken existieren nicht selten strukturelle Defizite, die dazu führen, dass Ärzte Mehrarbeit sowie nicht-ärztliche Tätigkeiten ausüben müssen. Hierdurch empfinden sie häufig eine unzureichende Selbstwirksamkeit und können kaum auf ein gutes Zeitmanagement achten bzw. kaum ihren optimalen eigenen Arbeitsrhythmus schaffen. Ein systematisches Vorgehen kann dabei helfen, strukturiert den Stationsalltag zu bewältigen und hierbei Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren.
To-do-Liste für die Stationsarbeit nach dem Eisenhower-Prinzip
Ob in der Arbeit oder im Privatleben: Jeder scheint die Befriedigung zu kennen, wenn etwas von einer To-do-Liste erledigt wurde und die einzelnen Punkte der Liste mit einem Haken hinterlegt werden.
Um die eigene Organisation als Arzt auf Station zu verbessern, kann das sogenannte Eisenhower-Prinzip berücksichtigt werden. Hier werden die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit bewertet, sodass den besonders wichtig anstehenden Aufgaben Vorrang eingeräumt werden kann.
Die Eisenhower-Technik bedeutet:
- dringlich und wichtige Aufgaben: sofort erledigen
- dringlich, aber nicht wichtige Aufgaben dahingehend prüfen, ob diese delegiert werden können
- wichtige Aufgaben, aber nicht dringlich: auf Termin legen
- Aufgabe nicht wichtig und nicht dringlich: Papierkorb oder Ablage
Darüber hinaus ist das zeitliche Bemessen einer Aufgabe entscheidend: Es sollten sich Deadlines gesetzt werden und Fristen eingehalten werden. Bei der Fristeinhaltung ist hierbei durchaus gestattet, streng zu sich selbst zu sein. Zudem sollte man es meiden, sich darin zu üben, Multitasking-fähig sein zu wollen. Es empfiehlt sich, einer Aufgabe zu widmen und diese vor Beginn der nächsten Aufgabe zu beenden.
Den eigenen Tagesablauf besser strukturieren: Die ALPEN-Methode
Mithilfe der sogenannten ALPEN-Methode lässt sich ein strukturierter Tagesplan erstellen. Die fünf Buchstaben sind Abkürzungen für folgende fünf Arbeitsschritte:
- A für „Aufgaben aufschreiben“
- L für „Länge einschätzen“
- P für „Pufferzeit einplanen“ (nur maximal 60 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit sollte verplant werden)
- E für „Entscheidungen treffen und priorisieren“
- N für „Nachkontrollieren, was man erreicht hat“
Das Akronym steht für die fünf wichtigen Elemente im Selbstmanagement und dient dazu, effizienter und organisierter zu arbeiten.
Wirkungsvolle Methoden des Zeitmanagements im Arztberuf
Folgende weitere, teilweise ähnliche Methoden können berücksichtigt werden, um das Zeitmanagement als Arzt zu optimieren.
Ziele und Prioritäten definieren:
- ohne Ziel wird die Richtung verfehlt
- Gedanken zum Ziel schriftlich festhalten
- Wichtiges vom Unwichtigen trennen, die wichtigen Aufgaben müssen zuerst erledigt werden, weniger wichtige erst danach abarbeiten
Zeitlichen Arbeitsaufwand beachten:
- Verschriftlichen, wie hoch der tatsächliche Arbeitsaufwand für die einzelnen Aufgaben ist, denn meist sind nur 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit tatsächlich planbar, der Rest ist für unvorhergesehene Aufgaben zu reservieren
Aufgaben delegieren:
- den Pflegekräften oder der Stationssekretärin Verantwortung zu erteilen und bestimmte Aufgaben zu überlassen, kann viel Zeitersparnis schaffen; Hinweis: hier ist bei den Mitarbeitenden eine entsprechende Qualifikation nötig und eine klare Kommunikation über die Aufgabenteilung seitens des Delegierenden erforderlich
Störfaktoren reduzieren:
- Patientengespräche nicht durch Störungen unterbrechen lassen
- Telefongespräche sind erst nach der Visite zu führen bzw. zu beantworten; Unterschriften können zwischen zwei Gesprächen gegeben werden
- für Angehörigenbesprechungen sind separate Zeiten freizuhalten
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