Remote Recruiting: So geht Ärzte Recruiting digital

Die aktuelle Corona-Krise und die Bedingungen des sozialen und wirtschaftlichen Lebens haben sich rapide verändert. Damit sich das Virus nicht weiter ausbreitet, soll der persönliche Kontakt mit Freunden oder Arbeitskollegen so wenig wie möglich stattfinden. Allerdings wirken sich die Ausgangsbeschränkungen nicht nur auf das öffentliche Leben aus. Auch das Recruiting ist davon betroffen. Doch die Einstellung von Personal muss dabei gar nicht ins Stoppen geraten.

Welche alternative Lösungen es zum persönlichen Bewerbungsgespräch gibt und wie der Bewerbungsprozess jetzt gestaltet werden kann, verrät dieser Artikel.

Inhalt

• Vorstellungsgespräch: Es geht auch digital
• Bewerber per Telefon kennenlernen
• Mit Videokonferenzen passende Mitarbeiter finden
• Digitale Helfer für Videointerviews im Überblick
• Tipps für ein erfolgreiches digitales Jobinterview
• Remote Recruiting: Bewerbungsgespräche mit Zukunft

Mit Remote Recruiting Corona-Krise umgehen: Vorstellungsgespräche mit Smartphone, Tablet & Co.

Wo jetzt Einladungen zu persönlichen Gesprächen nicht mehr möglich sind, stellen sich viele Personaler die Frage, wie die Suche nach geeignetem Personal weitergehen soll.

Die persönliche Begegnung, die für viele Arbeitgeber die Grundlage einer Einstellung war, liegt bedingt durch die Corona Krise zwar erst einmal auf Eis. Dennoch können dank der Digitalisierung und technischen Entwicklung Bewerbungsgespräche weiterhin geführt werden. Ein Beispiel hierfür sind Telefon- und Videointerviews. Auf diesem Weg können auch in Krisenzeiten die besten Mitarbeiter gefunden und eingestellt werden.

Bewerber per Telefon kennenlernen

Die kosten- und zeitsparende Alternative ist aber nichts Neues, wenn es um die Rekrutierung von medizinischem Personal geht. Denn die Vorstufe zum persönlichen Kennenlernen nutzen schon heute viele Kliniken, um sich einen ersten Eindruck vom Bewerber zu machen und stellt eine gute Möglichkeit dar, um die Kandidaten weiter auszusieben. Aber auch das meist darauf folgende persönliche Bewerbungsgespräch kann – gerade in Zeiten wie diesen – das face-to-face Gespräch ersetzen.

Allgemein können Telefoninterviews zwischen 20 und 60 Minuten dauern. Für das Basisgespräch, wo die wichtigsten Must Have Informationen ausgetauscht werden, reichen meist 20 bis 30 Minuten. Für ein besseres Kennenlernen und Versicherung des ersten Eindrucks, was im Rahmen des Basisgesprächs gewonnen werden konnte, ist ein zweites Telefonat zwischen 45 und 60 Minuten empfehlenswert, vor allem dann, wenn das Telefoninterview das persönliche Bewerbungsgespräch komplett ersetzen soll. Beide Gesprächs-Varianten werden im Folgenden kurz erläutert.

1. Basisgespräch für die wichtigsten Informationen (20 bis 30 Minuten)

Gerade zu Beginn des Recruitingprozesses müssen vor allem die Basics geklärt werden. Kliniken müssen sich vorstellen, ihre Ziele und Ambitionen definieren und genau klären, welche Position besetzt werden soll und was ein Bewerber fachlich und menschlich mitbringen muss, um das Team zu ergänzen.

Gleichzeitig können Bewerber auch in diesem kurzen Gespräch erläutern, was sie sich von potentiellen Arbeitgebern versprechen, welche Fähigkeiten sie einzigartig machen und wo sie ihre Potentiale und Entwicklungsmöglichkeiten sehen. Daran schließt in der Regel ein Folgegespräch, um einen umfassenden Eindruck vom Kandidaten zu erhalten.

2. Gespräch als Vertiefung oder Ersatz des Bewerbungsgespräches (45-60 Minuten)

Möchte eine Klinik einen Bewerber noch besser kennen lernen, einen wirklich detaillierten Eindruck bekommen oder sich des ersten Eindrucks versichern, dann sollte an das Basisgespräch ein weiteres Telefoninterview anknüpfen.

Als Zeitfenster sollten hierfür 45 bis 60 Minuten eingeplant werden. Natürlich sind die Bedingungen nicht ideal – aber das wissen Personaler und Bewerber und können sich dementsprechend vorbereiten und sich auf die veränderten Rahmenbedingungen einstellen.

3. Telefoninterview per Messenger

Natürlich kann ein Gespräch ganz einfach über den Mobilfunk oder das Festnetz geführt werden, aber richtig zeitgemäß ist das natürlich schon lange nicht mehr. Zumal selbst die meisten Mobiltelefone sich im Heimnetz des Home Office für einen Anruf ganz einfach ins WLAN einwählen.

Deswegen sollten auch Messenger-Anrufe wie über WhatsApp, Telegram, Signal, Slack oder Threema genutzt werden. Diese Medien erlauben sogar eine flexible Vereinbarung des exakten Termins und einen schnellen Austausch von Daten.

Mit Videokonferenzen trotz Corona-Krise Mitarbeiter finden

Viele Personaler arbeiten bedingt durch die aktuelle Situation im Homeoffice. Aber auch zur Minimierung der Ansteckungsgefahr werden aktuell keine persönlichen Jobinterviews geführt. Damit das Recruiting fortgeführt werden kann, sind digitale Lösungen gerade das Mittel zur Wahl. Besonders gut eignen sich dabei Bewerbungsgespräche via Video. Anders als beim Telefonat verschafft die Videokonferenz einen noch viel besseren Eindruck vom Bewerber und hilft bei der zwischenmenschlichen Kommunikation, die auf rein akustischer Ebene oft verloren geht.

Gleichzeitig kann eine Videokonferenz mehrere Key Player in Kliniken einbinden. Telefonkonferenzen wirken hingegen schnell unübersichtlich und überladen. Auch BewerberInnen haben so die Chance, das Team näher kennenzulernen, so dass eine Videokonferenz unter dem Strich eines der besten Tools im Remote Recruiting ist.

Mit den Apps Zoom, Skype, Cammio und Jitsi stehen Kliniken drei besonders vielseitige digitale Helfer zur Verfügung, welche im Folgenden kurz vorgestellt werden.

1. Zoom – Live Interviews einfach gestaltet

Im Vergleich zu Skype oder anderen Anbietern bietet Zoom deutlich mehr Funktionen und gehört damit zu den besten Tools für Videokonferenzen. Dabei können nicht nur Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern einfach erstellt werden, sondern auch das Beantworten von Video- und Textfragen, die im Chatverlauf gestellt wurden ist möglich. Zudem können Dateien ganz einfach versendet werden.

Neben der Organisation von Videokonferenzen bietet Zoom zudem spezielle Software-Lösungen für Kliniken und Praxen. Hierbei kann das medizinische Personal in Echtzeit untereinander kommunizieren und elektronische Patientenakten austauschen. Aber nicht nur die Kommunikation zwischen Ärzten, Pflegekräften, Verwaltungsangestellten & Co. ist mit dem Anbieter möglich. Mithilfe von Zoom kann auch der Patient per Konferenz betreut und behandelt werden.

2. Skype (Microsoft Teams) – der Klassiker

Skype gehört mittlerweile schon zu den Apps, die auf fast jedem Rechner/Tablet oder Smartphone zu finden sind. So ist der Microsofts Messenger inzwischen zum Synonym für Videokonferenzen geworden.

Die Funktionalität ist wie für Video-Interviews ausgelegt, auch Nachrichten und Dateien können ausgetauscht werden. Zudem können klinische Tools verknüpft werden.

Mit der speziellen Softwarelösung für Kliniken können Patientenakten nicht nur digital und zentral gespeichert werden, ebenso ist der Versand von Dateien möglich. So haben alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Patientendaten und -befunde und sind stets auf dem aktuellsten Gesundheitszustandes des Patienten. Im Gegensatz zu Zoom kann allerdings keine Kommunikation mit Patienten stattfinden.

3. Cammio – Zeitversetzte und Live Video-Interviews einfach gestaltet

Mit Cammio können nicht nur Live Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern einfach erstellt werden. Es können auch zeitversetzte Video-Interviews geführt werden. Bewerber können hierbei Fragen in Text oder Bild beantworten. So sind beide Parteien zeitlich und räumlich etwas unabhängiger als in einem Live-Gespräch und Interviews können ganz einfach ergänzt werden

Eine Besonderheit ist zudem die Erstellung eines Video Pitches. Anstelle eines Motivationsschreibens können die Kandidaten in Cammio einen Video Pitch erstellen, in dem sie sich als Person überzeugend in Bild und Ton präsentieren können. Und Personaler können sich so einen umfassenden Eindruck vom Bewerber machen.

4. Jitsi – Open Source und ohne Anmeldung

Bei der Vielzahl der derzeit verfügbaren Messenger kann es durchaus zu Problemen kommen, den passenden Messenger für Bewerber und Kliniken zu finden. Mit Jitsi ist die Organisation einer Videokonferenz ganz einfach, denn die App braucht weder einen Account noch Download.

Jitsi funktioniert webbasiert auf Telefonen und Computern bequem über den Browser. So lassen sich Videokonferenzen besonders schnell und einfach einrichten. Jitsi ist zudem frei von Werbung und die Daten werden unverschlüsselt übermittelt. Außerdem können nicht nur Konferenzen geplant werden. Mithilfe einer Chatfunktion können auch Textnachrichten an die Teilnehmer geschickt werden. Und es können Dateien ausgetauscht werden.

Zoom, Skype, Cammio und Jitsi: Wichtige Funktionen im Überblick

Tipps für ein erfolgreiches digitales Jobinterview

Für Arbeitgeber gelten prinzipiell die gleichen Regeln wie in einem Bewerbungsgespräch vor Ort, allerdings müssen diese anders umgesetzt werden. Diese Tipps helfen dabei, das digitale Kennenlernen per Video oder Telefon souverän zu meistern.

1. Auf angemessene Körperhaltung und Sprechtempo achten

Professionelles Auftreten lässt sich auch im Videochat umsetzen, das geht von einer angemessenen Kleidung über die perfekte Körperhaltung und angemessenes Sprachtempo und die richtige Wortwahl bis hin zur Funktionalität.

2. Technik checken

Daher sollten Recruiter und HR immer sicher stellen, dass die Technik auf ihrer Seite fehlerfrei funktioniert, Bewerbern können kleine Faux-Pas verziehen werden, Kliniken nicht. Dazu gehört auch eine stabile Telefon- und Internetverbindung.

3. Exzellente Qualität von Ton und Bild und optimale Lichtverhältnisse sind essenziell

Auch die Qualität ist wichtig, ein ruhiger Raum mit exzellenter Ton- und Bildqualität ist für ein Telefongespräch unerlässlich. Ein zusätzliches Mikrofon, auch ein Headset ist eine Option und verbessert die Sprachqualität enorm. Dabei leben Videos von ihrer Beleuchtung, das funktioniert via Skype und Co. am besten, wenn der Laptop vor dem Fenster steht.

3. Persönliche und menschliche Beziehung aufbauen

Gleichzeitig sollten Bewerbungsgespräche auch via Audio und Video persönlich und menschlich geführt werden, was natürlich über die räumliche Distanz schwer fällt. Eisbrecher, Anekdoten und Aufmerksamkeit sind wichtig, um den nötigen Kontakt zum digitalen Gegenüber aufzubauen. So entstehen auch über die Distanz persönliche Beziehungen.

Die wichtigsten Tipps für ein erfolgreiches Telefon- und Videointerview auf einen Blick: 

• Ruhiges und störungsfreies Umfeld
• Einfarbige Hintergrundkulisse
• Funktionalität der Technik
• Stabile Telefon-/Internetverbindung
• Hohe Ton- und Bildqualität
• Gute Lichtverhältnisse
• Bewerbungsunterlagen bereitlegen und dokumentieren
• Minimierung von Ablenkungsquellen
• Angemessene Kleidung
• Augenkontakt halten und aufmerksam zuhören
• Persönlicher und menschlicher Kontaktaufbau
• Professionelle Körperhaltung
• Ruhige Atmung, normales Sprechtempo, richtige Wortwahl

Remote Recruiting hat Zukunft – auch nach der Coronakrise

Ein persönliches Bewerbungsgespräch, die menschliche Interaktion und das erste Kennenlernen in den Kliniken, das lässt sich nicht einfach 1:1 ersetzen und selbst die klarste Videokonferenz kann das nicht. Das kann ein Nachteil sein. Aber wer Videokonferenzen und Telefoninterviews einfach als ganz anderes Medium begreift, der kann die größten Vorteile daraus ziehen – auch unabhängig der Corona-Krise.

So beschleunigt und vergünstigt Remote Recruiting den Bewerbungsprozess. Ressourcen können viel besser verteilt werden und Bewerber müssen nicht quer durchs Land oder über den Globus geschickt werden. Zudem können digitale Tools eine Kosten- und Zeitersparnis darstellen. Kliniken sollten daher auch immer auf Remote Recruiting setzen.