Eine der größten Herausforderungen der Krankenhäuser ist der Fachkräftemangel. Passendes Personal zu finden, ist die eine Sache – sie erfolgreich einzuarbeiten und auch zu halten, die andere. Ein gutes Onboarding und der erste Eindruck sind dabei sehr entscheidend. Wie kann das Ankommen neuer Mitarbeiter gelingen, was können Krankenhausleitung und Vorgesetzte dafür tun, um eine willkommene Atmosphäre zu gestalten? Und welche Fehler sollte man hingegen lieber vermeiden? All das im folgenden Überblick.
Warum ist gutes Onboarding so wichtig?
Die ersten Tage im neuen Job sind entscheidend. Allgemein bedeutet Onboarding das „Ankommen“, „Einarbeiten“ und das „An-Bord-Nehmen“ neuer Mitarbeiter – sowohl in der fachlichen Einführung als auch in der sozialen Integration. Je besser das vorbereitet ist und die ersten Kontakte stattfinden, desto schneller fühlen sich neue Mitarbeiter im Arbeitsumfeld wohl. Deswegen lohnt es sich, in diesen Bereich zu investieren.
Die Konkurrenz schläft nicht
Viele Kündigungen gehen zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag ein. Daher muss es, am besten schon ab dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags, ein sogenanntes Preboarding geben. Ab dann hat man eine große Möglichkeit, gute Erfahrungen bei den Mitarbeitern zu platzieren und einen nachhaltig positiven Eindruck zu hinterlassen. Wichtige Onboarding-Phasen sind:
| Phase | Onboarding-Prozess |
| 1 | Vertragsunterschrift |
| 2 | Vor dem 1. Arbeitstag |
| 3 | Der 1. Arbeitstag |
| 4 | Die 1. Arbeitswoche und die Einarbeitungszeit |
| 5 | Probezeit und Betreuung |
Das beinhaltet Mitarbeitergespräche, Führungsqualität, Arbeitsbedingungen, Arbeitsplatzgestaltung und Entwicklung. Mitarbeiter sind demnach wie Kunden anzusehen, denen man Service bieten muss, um sie zu halten und abzuholen.
Bestandsaufnahme und Onboarding-Prozesse ausarbeiten
Es lohnt sich immer, damit zu beginnen, wie der aktuelle Stand ist. Was macht man bereits? Wo steht man? Was davon läuft gut, was sollte man beibehalten? Und was läuft gar nicht, wo müssen andere Maßnahmen getroffen werden? Auch die Frage der Verantwortlichkeiten ist sehr wichtig – welche Mitarbeiter übernehmen welche Aufgaben? Und wie und wer prüft, dass alle Prozessschritte termingerecht ausgeführt werden? Wer übernimmt die Kommunikation mit den neuen Mitarbeitern und wie erfolgt diese? Wenn man sich dafür entscheidet, nicht alle Vorgänge immer wieder individualisiert durchzuführen, kann man sich überlegen, wie diese Schritte in ein standardisiertes Onboarding-Programm integriert werden können.
Erfolgreiches Onboarding: Phase 1
Das Wichtigste im ganzen Onboarding-Prozess ist, dass man die neuen Mitarbeiter nicht allein lässt – nichts ist schlimmer, als sich vor dem ersten Arbeitstag zu fragen, ob Arbeitgeber oder Personalabteilung überhaupt noch wissen, dass man bei ihnen anfängt. Daher sollte man vor Arbeitsbeginn mit den neuen Mitarbeitern in einem guten Kontakt stehen und sie auf dem Laufenden halten. So fühlen sie sich direkt als Teil des Krankenhauses. Dazu gehört auch, dass man sich an Absprachen und Konditionen hält, die man im persönlichen Gespräch vereinbart hat. Weitere Schritte sind:
Phase 2: Arbeitsplatz einrichten und Besonderheiten vor dem ersten Arbeitstag klären
Schon vor dem Arbeitsbeginn sollte man Besonderheiten für den Mitarbeiter definieren – beispielsweise Dienstkleidung, Zutrittskontrollen, Zugangsdaten, Namensschild oder Schlüssel. Zur Wohlfühlatmosphäre trägt auch der Arbeitsplatz bei – daher sollte dieser schon vorab bestmöglich vorbereitet und eingerichtet sein. Rechner, Telefon, eigene Mailadresse, die Mitarbeiter in sämtliche Verteilerlisten eintragen etc. Auch benötigte Unterlagen und Dokumente (z.B. Personalstammblatt, Personalakte) kann man schon im Vorfeld anlegen bzw. an die neuen Mitarbeiter schicken oder aushändigen – das muss kein Thema für den ersten Arbeitstag sein.
Vorstellung der Klinik – realistische Kommunikation
Auch die internen Krankenhaus-Guidelines kann man schon vorab zur Verfügung stellen. Dafür eignen sich Serviceportale für Mitarbeiter, über die man sich jederzeit informieren kann. So können sich alle mit der Unternehmenskultur vertraut machen. Es ist nämlich bekannt, dass viele Arbeitnehmer frühzeitig Unternehmen aufgrund der Unternehmenskultur verlassen. Daher ist es wichtig, dass sich Mitarbeiter mit der Hausphilosophie und den Leitlinien auseinandersetzen können und genau wissen, was sie erwartet.
Kollegen vorstellen und Ansprechpartner mitteilen
Jeder neue Mitarbeiter freut sich darüber, das Team kennenzulernen und schon vor Arbeitsantritt zu wissen, mit wem man zusammenarbeitet. Auch hierfür eignet sich wieder ein eigenes Serviceportal, das man für Mitarbeiter anlegen kann, in dem alle Kollegen vorgestellt werden. Auf jeden Fall sollte man den neuen Mitarbeitern konkret die Ansprechpartner nennen, möglicherweise gibt es auch eine Art Patenschaft, die sich um die Einarbeitung kümmert.
Aktive Kontaktaufnahme
Für neue Mitarbeiter ist ein Jobwechsel häufig mit Nervosität und Unsicherheiten verbunden. Regelmäßiges Erkundigen und eine aktive Kontaktaufnahme zeigen, dass Vorgesetzte daran interessiert sind, dass sich die Neuankömmlinge wohlfühlen und sie noch bestehende Fragen und Zweifel aus dem Weg räumen wollen. Dafür eignen sich auch Feedback- und Mitarbeitergespräche, für die sich Leitung und Mitarbeiter regelmäßig Zeit nehmen, um das bestmögliche Ankommen für beide Seiten zu gestalten.
Phase 3: Ankündigung, Begrüßung und eine kleine Aufmerksamkeit besorgen
Es lohnt sich immer, ein kleines Willkommensgeschenk zur Begrüßung am ersten Tag vorzubereiten. Vielleicht eine Kaffeetasse mit dem Krankenhaus-Branding, ein Pullover oder Team-Shirt und ein Blumenstrauß – das hilft die Zugehörigkeit zum Krankenhaus von Anfang an zu steigern. Es macht einen guten Eindruck, wenn neue Mitarbeiter auch von der Krankenhausleitung, Geschäftsführung, Vorstand und Vorgesetzten sowie der Patenschaft oder einarbeitenden Person persönlich am ersten Tag in Empfang genommen bzw. begrüßt werden. Außerdem sollten alle Abteilungen des Krankenhauses über neue Mitarbeiter informiert werden – besonders die, die eng mit ihnen zusammenarbeiten werden – nicht nur interne, sondern auch externe Stellen.
Damit sich neue Kollegen untereinander kennenlernen können, sollte man ausreichend Zeit einplanen
Phase 4 & 5: Einarbeiten und regelmäßiges Feedback einholen
Damit sich der neue Mitarbeiter im Krankenhaus wohlfühlt, ist es wichtig, ihn nicht nur am ersten Arbeitstag, sondern über die gesamte erste Arbeitswoche hinaus zu betreuen. Man sollte ihm ausreichend Zeit zugestehen, anzukommen und sich im Team zurecht zu finden. Außerdem Hilfe geben, wo immer sie benötigt wird. Von Vorteil ist es auch, regelmäßig über persönliche Gespräche mit dem neuen Mitarbeiter, aber auch dem Team oder der Abteilung, Feedback einzuholen. So wird frühzeitig offengelegt, wo sich eventuelle Probleme ergeben könnten und darüber hinaus erhält man hilfreiche Informationen, mit welchen man den eigenen Onboardingprozess stetig optimieren kann.
Weitere Informationen, wie Sie die ersten Arbeitswochen für neue Mitarbeiter bestmöglich gestalten, finden Sie in diesem Beitrag.
Fazit: Onboarding als ganzheitlichen Begleitprozess anzugehen, zahlt sich aus
Onboarding ist wie eine gemeinsame Reise zu verstehen, die Arbeitgeber und neue Mitarbeiter miteinander gehen. Während dieser Reise gibt es standardisierte Abläufe, die für jeden Neuankömmling gelten, aber auch individuelle Bedürfnisse, auf die eingegangen werden muss, wenn man langfristig zusammenarbeiten möchte. Bei einem gelungenen Onboarding-Prozess findet jeder neue Mitarbeiter nach einer gewissen Zeit seinen Platz im Krankenhaus. Dafür müssen beide Seiten ganzheitlich denken und mit Wertschätzung bestehende Unsicherheiten abbauen. Je schneller sich neue Mitarbeiter integriert fühlen und sich mit der internen Kultur identifizieren können, desto schneller erreicht man ihre volle Leistungsbereitschaft und sorgt für eine geringere Fluktuation.
