Onboarding von neuen Ärzten in Kliniken: So gelingt es

Der Fachkräftemangel in Deutschlands Kliniken macht nicht nur neue Strategien im Bereich des Recruitings notwendig. So wird es auch immer elementarer nach erfolgreicher Suche für ein gelungenes Onboarding der neuen Mediziner zu sorgen. Sonst kann es noch vor dem ersten Arbeitstag zum Absprung kommen oder es herrscht bereits kurz nach dem Start Unzufriedenheit, was zu Unproduktivität und mangelnder Arbeitgeberbindung führt.

Beides sind Entwicklungen, die sich Kliniken – im wahrsten Sinne des Wortes – nicht „leisten“ können, schließlich kommt es dadurch zu hohen Nachbesetzungskosten.

Warum ist ein strukturierter Einarbeitungsprozess so wichtig?

Beim Onboarding handelt es sich um einen Prozess, der zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und der vollständigen Integration eines Mitarbeiters in den Klinikalltag liegt. Anhand dieser Beschreibung wird deutlich: Onboarding dauert länger als nur eine Woche und es braucht mehr als nur ein Seminar.

Gutes Onboarding ist in vielerlei Hinsicht vorteilhaft. So sorgt es dafür, dass

• sich neue Ärzte besser in das Team integrieren und schneller produktiv werden,
• Unsicherheiten seitens Vorgesetzten und Kollegen vorgebeugt wird,
• Leerläufe und Chaos vermieden werden
• und potenzielle Nachbesetzungskosten entfallen.

Entscheidend dabei ist nicht nur, wie sich das Onboarding gestaltet, sondern auch dessen Beginn. Je früher sich eine Klinik um die Aufnahme und Integration neuer Mediziner kümmert, desto besser gelingt die Bindung schon vor dem ersten Arbeitstag.

So wird das Onboarding zum Erfolg

Von HR, Rechtsabteilung und Verwaltung über IT und Marketing bis hin zum medizinischen Personal selbst – für ein gelungenes Onboarding in Kliniken ist die Mitarbeit zahlreicher Stellen notwendig. Damit jeder weiß, was zu tun ist, braucht es einen durchdachten Onboarding-Prozess. Diese sieben bewährten Methoden helfen bei der Ausarbeitung:

1. Erstellung eines Onboarding-Plans

Der erste Schritt ist naheliegend und zugleich einer der wichtigsten: die Ausarbeitung eines Onboarding-Masterplans, der eine detaillierte Liste mit administrativen, rechtlichen und weiteren Aufgaben bietet. Zudem gibt er Aufschluss über den Zeitplan sowie die zuständige Abteilung oder den zuständigen Mitarbeiter.

Je nach Themenbereich und Klinik können beispielsweise folgende Aufgaben anstehen:

Rund um die Einführung sollte es außerdem einen Hauptverantwortlichen geben, der mit allen Aspekten vertraut ist und als zentrale Verbindung zwischen allen Beteiligten fungiert. Diese Person stellt darüber hinaus sicher, dass der Prozess reibungslos verläuft und der Zeitplan eingehalten wird.

2. Ankündigung des neuen Arztes und Willkommenspaket

Bevor der neue Mediziner in der Klinik beginnt, sollten alle zuständigen Stakeholder entsprechend darüber informiert werden. Dies betrifft nicht nur das medizinische Personal, sondern gleichermaßen das Netzwerk innerhalb und außerhalb des Krankenhauses (z.B. Geschäftsführung und Vorstand, vermittelnde Hausärzte, Pharmavertreter etc.).

Damit sich der angeworbene Arzt mit der Unternehmenskultur und den künftigen Kollegen vertraut machen kann, sollte ihm ein Willkommenspaket mit Richtlinien und Abläufen sowie ein Mitarbeiterverzeichnis zur Verfügung gestellt werden. Ein Erklärfilm oder eine digitale Präsentation helfen dabei über interessante Besonderheiten wie Urlaubsregelungen, Boni und die Unternehmensphilosophie zu informieren.

3. Offizielle Begrüßung und Aufnahme

Wie neue Mitarbeiter die ersten Momente in der Klinik erleben, entscheidet über ihre Haltung und ihr Wohlgefühl. Eine offizielle Begrüßung durch den Chefarzt und die Aufnahme mit Hilfe von Willkommenspaten signalisiert Neuankömmlingen Wertschätzung. Dies wiederum fördert die Bindung an die Klinik und kann helfen, erste Berührungsängste abzubauen.

4. Mentoring

Zusätzlich zu Willkommenspaten ist auch ein Mentoring-Programm sinnvoll, um neuen Ärzten das Zurechtfinden zu erleichtern. In einem komplexen Betrieb wie einer Klinik gibt es schließlich vieles zu berücksichtigen und Fragen ergeben sich in zahlreichen Gebieten.

Im Rahmen eines Mentoring-Programms, etwa für die ersten 100 Tage nach Arbeitsbeginn, steht Neulingen ein zuverlässiger Ansprechpartner zur Seite, der ihnen die wichtigsten Details erläutert und sie bei Unsicherheiten unterstützt. Laut Healthcare Finance News lässt sich die Fluktuationsrate durch Zuteilung eines Mentors während des Onboardings um ein Prozent reduzieren.

5. Networking-Veranstaltungen

Die ersten Wochen sind der perfekte Zeitpunkt, um Networking-Events zur sozialen Integration zu organisieren. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine Mitarbeiterversammlung für Ärzte und medizinisches Personal, ein informelles Treffen nach der Arbeit oder ein semi-strukturiertes Kennenlernen während der Mittagspause sein.

Die langfristige Zufriedenheit eines Mediziners wird auch durch das Thema Familie stark beeinflusst. Veranstaltungen zur Vernetzung von Ärzten und ihren Familien sorgen dafür, dass diese sich besser integriert fühlen und „Wurzeln schlagen“. Unterstützt werden kann dies durch den Versand von Mitteilungen mit familiärem Bezug (z.B. Wohnungssuche, Kindergarten).

6. Regelmäßige Feedbackrunden

Ein Fehler, der beim Onboarding bei aller Digitalisierung nicht passieren sollte, ist die Vernachlässigung des persönlichen Kontakts. Um sicherzustellen, dass der Neueinsteiger zufrieden ist und sich gut einfügt, sollten während des Einarbeitungsprozesses in regelmäßigen Abständen Feedbackrunden mit dem Mentor sowie dem Vorgesetzten abgehalten werden. So können etwaige Probleme sofort identifiziert und beseitigt werden.

7. Fortschritt festhalten

Der Onboarding-Masterplan sollte alle 15, 30, 60 und 90 Tage überprüft und der Fortschritt festgehalten werden. Dadurch kann eine vollständige Erfüllung aller Aufgaben gewährleistet werden.