Krankenhausmanagement: So werden Ihre Arbeitszeitmodelle ein Erfolg

Arbeitszeitmodelle sind im Krankenhausalltag unverzichtbar. Sie müssen aber drei wichtige Kriterien erfüllen, um auch effektiv zu funktionieren: Arbeitszeitmodelle müssen kliniktauglich, mitarbeiterorientiert und arbeitsrechtskonform gestaltet sein. Daher wird deren Entwicklung und wöchentliche Planung immer schwieriger und stellt sowohl Führungskräfte als auch die jeweils Planenden vor immer größere Herausforderungen. Warum soll man sich überhaupt mit Arbeitszeitmodellen beschäftigen?

Innovative Arbeitszeit-Angebote sind gleichermaßen eine Win-win-Situation für Mitarbeitende und Arbeitgeber/innen im Gesundheitswesen: Sie sorgen für glückliche Mitarbeitende und ein positives Arbeitgeber-Image, das neue Fachkräfte anlockt und bereits vorhandenes Personal effektiv bindet. Das reduziert die Mitarbeiterfluktuation, Zufriedenheit und Planbarkeit im Klinikalltag für alle Beteiligten.

Wir stellen hier die Vorteile von erfolgreichen Arbeitszeitmodellen in Kliniken sowie deren gesetzliche, vertragliche und allgemeine Voraussetzungen vor, und geben sieben praktische Beispiele für Arbeitgeber/innen im Gesundheitswesen zur praktischen Umsetzung im Krankenhaus.

7 Vorteile von Arbeitszeitmodellen

Moderne Arbeitszeitmodelle im Klinikbetrieb bringen vor allem diese Vorteile mit sich:

• glückliche Mitarbeitende und dadurch langfristige Bindung des bereits vorhandenen Personals
• positives Arbeitgeber-Image zieht außerdem neue Bewerber/innen an
• Zufriedenheit unter der Belegschaft als Basis für erhöhte Leistungsbereitschaft und Motivation
• dadurch häufig geringere Fehlzeiten
• dadurch häufig verbesserte Patientenversorgung
• angenehmes Arbeitsklima sorgt für steigende Beliebtheit als Arbeitgeber/in
• reduzierte Personalfluktuation sorgt für bessere Arbeitszeitplanung und effektivere Kostenplanung

Gesetzliche Voraussetzungen für erfolgreiche Arbeitszeitmodelle

Wer erfolgreiche Arbeitszeitmodelle in Kliniken umsetzen will, muss das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) beachten.

Zweck des Arbeitszeitgesetz ist es zum einen, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden bei der Arbeitszeitgestaltung zu gewährleisten als auch zum anderen die Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten zu verbessern. Das Gesetz regelt daher:

• was unter Arbeitszeiten zu verstehen ist
• welche Ruhepausen und Ruhezeiten eingehalten werden müssen
• was bei Nacht- und Schichtarbeit sowie an Feiertagen beachtet werden muss
• außerdem umfasst es Straf- und Bußgeldvorschriften

Zweck des Arbeitsschutzgesetzes ist es hingegen, die Sicherheit und den aktiven Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei deren Arbeit durch geeignete Maßnahmen zu sichern und zu verbessern. Zu diesen Maßnahmen gehört u.a. auch eine geeignete Arbeitszeitgestaltung.

Vertragliche Voraussetzungen für erfolgreiche Arbeitszeitmodelle

Arbeitgeber/innen im Gesundheitswesen, Personalverantwortliche und Planende sollten insbesondere die vertragliche Arbeitszeit und entsprechende Vergütungen bei der Gestaltung der Arbeitszeitmodelle berücksichtigen. Zu den vertraglichen Arbeitszeitregelungen zählen:

• Tarifverträge
• Arbeitsvertragsrichtlinien
• Betriebs- oder Dienstvereinbarungen
• weitere (z.B. interne oder stationsgebundene) Regelungen, mündliche Absprachen und Konkretisierungen rund um die Arbeitszeit

Ein wichtiges Thema ist auch die Berücksichtigung von Pausen. Daher sollten Planende beim Entwickeln der Arbeitszeitmodelle daran denken, wie und wann Mitarbeitende diese Pausen nehmen können bzw. sollten. Notfallregelungen können in Einzelfällen festlegen, warum Mitarbeitende entsprechende Pausen nicht nehmen können. Aber Achtung: Dies sollte unbedingt eine Ausnahme bleiben. Die Einhaltung der gesetzlichen Pausenregelung wird nämlich durch das Gewerbeaufsichtsamt geprüft und oftmals auch von den Mitarbeitenden selbst angezeigt.

Allgemeine Voraussetzungen für erfolgreiche Arbeitszeitmodelle

Um erfolgreiche Arbeitszeitmodelle in Kliniken zu etablieren, sollten Arbeitgeber/innen im Gesundheitswesen und Planende einige Voraussetzungen beachten.

Patientenorientierung

Kliniktaugliche Arbeitszeitmodelle sollten primär am Bedarf der Patienten/-innen orientiert sein. Sie müssen unbedingt eine geeignete und umfangreiche Versorgung rund um die Uhr gewährleisten und die verschiedenen Arbeitsplätze im Krankenhaus müssen an diesem Bedarf orientiert und ausreichend besetzt sein. Das bedeutet, dass Leistungsschwankungen (z.B. aufgrund der Tageszeit und Störfälle wie z.B. Krankmeldungs-Quoten oder Urlaubsplanungen) mit eingeplant werden müssen.

Hierfür gibt es geeignete Planungsinstrumente, die genau diesen personellen Bedarf ermitteln, z.B.:

• Arbeitsplatzmethode
• Personalbedarfsrechnungen anhand von Leistungszahlen
• prozessbasierte Kalkulationen

Eine patientenorientierte Arbeitszeitplanung gewährleistet folgendes:

• Geeignete Mitarbeitende mit der passenden Qualifikation stehen zu den benötigten Zeiten zur Verfügung.
• Definierung und Kalkulation der entsprechenden Qualifikationen für alle Arbeitsplätze.
• Arbeitszeitmodelle verschiedener Berufsgruppen in einem klar definierten Funktionsbereich (z.B. OP) müssen synchronisiert geplant und nicht losgelöst voneinander entwickelt werden.

Mitarbeiterorientierung

Arbeitszeitmodelle in Kliniken müssen außerdem mitarbeiterorientiert sein. Sie sollten den verschiedenen Karriere- und Lebensphasen der Mitarbeitenden Rechnung tragen (z.B. in Bezug auf Karriere-Einsteiger, angehende Rentner/innen, junge Eltern, Mitarbeitende mit kranken Familienangehörigen etc.) und im Idealfall darüber hinaus eine ausgewogene Work-Life-Balance ermöglichen. Hierfür ist es wichtig, allgemeingültige Regeln für die gesamte Klinik aufzustellen und auf Besonderheiten auf bestimmten Stationen gesondert einzugehen.

Mitarbeiterorientierte Arbeitszeitmodelle in Kliniken weisen daher folgende Eigenschaften auf:

• allgemein gültiges Arbeitszeitmodell, das für einzelne Stationen individuell steuerbar bleibt
• aktive Einbindung der Mitarbeitenden zur Steigerung der Zufriedenheit
• Ermöglichung von Arbeitszeitflexibilisierungen wo immer machbar
• transparente, nachvollziehbare und nachlesbare Regeln
• entweder webbasiertes Selbstplanungstool für Dienstpläne, in dem Mitarbeitende Wunschdienste und Urlaubsplanungen flexibel selbst eintragen können
• oder webbasiertes Planungstool für Dienstpläne, in dem Stationsleiter/innen oder Planende Arbeitszeitplanungen vorplanen und Mitarbeitende Anmerkungen nachtragen können

Technische Voraussetzungen

Effektives Krankenhausmanagement benötigt ein möglichst flexibles IT-System, mit dem Dienstpläne erstellt und Arbeitszeiten erfasst werden können. Mitarbeitenden sollte dieses System leicht zugänglich sein, gut erklärt werden und niedrigschwellig von ihnen bedient werden können, damit niemand benachteiligt wird. Ein gutes System für Arbeitszeitmodelle weist folgende technische Voraussetzungen auf:

• leicht verständlich und intuitiv zu bedienen
• übersichtlich für Mitarbeitende und Führungskräfte sowie Planende gleichermaßen
• Führungskräfte und Dienstplanende können das System als effektives Führungsinstrument nutzen
• es ermöglicht diverse Auswertungen, z.B. Salden der Mehrarbeit, Urlaubsplanung, Über- und Unterdeckungen, Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitsunfähigkeits-Management

Rahmenbedingungen

Damit Arbeitszeitmodelle in Kliniken effektiv funktionieren können, müssen Führungskräfte, Mitarbeitervertretung, Betriebsrat, Personalabteilung und Geschäftsführung zusammenarbeiten und sich absprechen. Dabei sollten folgende Rahmenbedingungen bedacht und unbedingt schriftlich geregelt werden:

• Kliniktauglichkeit
• Mitarbeiterorientierung
• Arbeitsrechtskonformität
• Fachliche und personelle Anforderungen
• adäquates Arbeitszeitmodell
• Betriebs- und Dienstvereinbarungen
• Verfahrensanweisungen und Handbücher

Geeignete Bausteine

Um ein effektives Arbeitszeitmodell in Kliniken so zu gestalten, dass es für Mitarbeitende attraktiv ist, sollten darin unbedingt verschiedene Bausteine integriert werden. Diese Bausteine können entweder für die gesamte Klinik festgelegt oder individuell auf die Bedürfnisse bestimmter Stationen zugeschnitten werden. Zu diesen Bausteinen zählen z.B.:

• Springer- und Familienpool: Wer ist ungebunden und kann Feiertage übernehmen, wer braucht z.B. unbedingt jeden Mittwochabend frei?
• Mobiles Arbeiten für die Verwaltung: Können manche Jobs auch Remote oder im Homeoffice erledigt werden?
• Klare Definition von Anwesenheitszeiten für die interne Kundenorientierung: Wer muss persönlich zu welchen Zeiten z.B. für Patienten/-innen oder Personal unbedingt ansprechbar sein?
• regelmäßige Überprüfung der Dienstbelastung: Funktionieren Ruf- und Bereitschaftsdienste wie geplant, sind Vertretungen effektiv?
• Jobsharing Modelle: Finden sich z.B. geeignete Tandems aus zwei Halbzeitstellen für eine Vollzeitstelle?
• Verkürzte bzw. versetzte Tage-Woche-Regelungen: Wie können Teilzeitmodelle geplant werden, dass immer jemand in der Klinik verfügbar ist?
• Definition von Einspringmodellen: Wer ist wann auf Abruf für wen verfügbar?
• Vergütungsansätze beinhaltend: Wie werden o.g. Vertretungen, Sonderschichten, Springer etc. vergütet?

Kommunikation

Arbeitgeber/innen im Gesundheitswesen, Personalverantwortliche, Führungskräfte auf Station und Planende sollten ihre Mitarbeitenden umfangreich und tiefgehend mit den hausinternen Regeln und der betrieblichen Software vertraut machen. Oftmals sind hierbei nämlich einige Schritte zu beachten, z.B.:

• erst interne Absprache mit Kollegen/-innen
• dann Eintragung ins Dienstprogramm
• anschließend Genehmigungsprozess bei der Klinikleitung
• abschließend finale Genehmigung von der Personalabteilung

Wird alles ausführlich kommuniziert, werden den Mitarbeitenden schnell die vielen Vorteile des Arbeitszeitmodells in ihrer jeweiligen Abteilung klar. Zu diesem Planungs- und Genehmigungsprozess sollte es daher entsprechende Vorführungen am Einführungstag oder nachträgliche interne Schulungsveranstaltungen geben, z.B. wenn ein neues Urlaubsprogramm eingeführt wird. Auch ein expliziter Arbeitszeitleitfaden oder Handbuch ist hilfreich, in dem Mitarbeitende alle relevanten Informationen rund um ihr persönliches Arbeitszeitmodell und den internen Planungsprozess finden können.

7 erfolgreiche Arbeitszeitmodelle

Kliniken, Pflegeheime, ambulante Pflegedienste und Krankenhäuser können zwischen verschiedenen Arbeitszeitmodellen wählen, die sie jeweils an die eigenen spezifischen Gegebenheiten anpassen können. Mitarbeitende und Arbeitgeber/innen im Gesundheitswesen profitieren meist gleichermaßen von diesen innovativen Maßnahmen zur Arbeitszeitgestaltung.

Die zahlreichen modernen Arbeitszeitkonzepte sorgen nicht nur für eine verbesserte Work-Life-Balance für die Mitarbeitenden, sondern eröffnen auch Arbeitgebern/-innen im Gesundheitswesen neue Möglichkeiten der Personalplanung. Dies ist v.a. in Zeiten des Fachkräftemangels im Gesundheitswesen ein Vorteil auf dem heiß umkämpften Bewerbermarkt.

Schichtdienst

Schichtdienst ist der unumstrittene Klassiker unter den Arbeitszeitmodellen in Krankenhäusern. Und das mit gutem Recht, denn obwohl er vielleicht wenig innovativ ist, ist er ein zuverlässiges, breit akzeptiertes und vor allem erfolgreiches Arbeitszeitmodell. Egal ob in Form von Bereitschaftsdienst, 24-Stunden-Dienst, Rufdienst oder wie auch immer man ihn nennen will, das Schichtsystem ist auf allen Stationen Klinikstandard. Auf Intensivstationen wird sogar nach dem Zwei-Schicht- und Drei-Schicht-System unterschieden.

Schichtdienst bietet viele Vorteile:

• Feste Arbeitszeiten mit geregelter Ablöse sorgen für langfristige, zuverlässige Planbarkeit auf Seite der Arbeitgeber/innen- und Arbeitnehmer/innen
• dadurch ist weniger Personalwechsel nötig
• Informationsverlust wird durch geregelte Übergaben vorgebeugt
• konstant qualitative Patientenbetreuung wird durch Rund-um-die-Uhr-Planung gewährleistet
• Mitarbeitende haben meist kürzere Dienstzeiten, da 24-Stunden-Dienste wegfallen

Teilzeit

Auch die Teilzeit ist ein erfolgreicher Oldie in der Arbeitszeitplanung von Krankenhäusern und Kliniken. Meist wird dieses Modell von Pflegekräften genutzt und bevorzugt in Ambulanten Pflegediensten und Pflegeheimen eingesetzt. Dort arbeiten statistisch betrachtet vermehrt weibliche Pflegekräfte mit Kindern, die das Teilzeit-Modell dazu einsetzen, Familie und Beruf bestmöglich unter einen Hut zu bekommen.

Vermehrt hält dieses Arbeitszeitmodell aber auch für Ärzte/-innen in Kliniken Einzug. Dort kommt es in der Praxis jedoch nach Angaben des Marburger Bunds häufiger zu Problemen. Vor allem Assistenzärzte/-innen in Teilzeit-Arbeitsverhältnissen gaben in entsprechenden Umfragen an, weniger zeitliche Gestaltungsfreiheiten, medizinische Pflichten und Rechte als ihre Vollzeitkollegen/-innen zu bekommen: Fast 60 Prozent der Teilzeitbeschäftigten arbeiten laut Vertrag 30 bis 39 Stunden. Die tatsächliche Wochenarbeitszeit inklusive aller Dienste und Überstunden beträgt jedoch bei 63 Prozent der Befragten mehr als 49 Stunden. Merke: Teilzeit ist nicht immer eine Garantie für eine verbesserte Work-Life-Balance.

Versetzter Dienstbeginn

Je nach Klinik oder Pflegeeinrichtung kann der versetzte Dienstbeginn unterschiedlich umgesetzt werden. Meist wird er dazu eingesetzt, dass einzelne Mitarbeitende früher oder später kommen und dafür dann auch entsprechend früher oder später gehen können als der Rest der jeweiligen Schicht. Ein Zusatzeffekt ist, dass diese Mitarbeitenden während der jeweiligen Dienstübergaben die aktive Patientenbetreuung übernehmen können, während der Rest der Schicht ungestört an der Übergabe teilnimmt. Dies wird in der Praxis v.a. von Mitarbeitenden genutzt, Familien- und Berufsleben besser miteinander zu vereinbaren.

Viele Mitarbeitende müssen z.B. ihre Kinder zu einer festgelegten Zeit zur Betreuung, in den Kindergarten oder die Schule bringen und möchten ihre Arbeitszeiten danach ausrichten. Wer also z.B. früher mit der Arbeit beginnt, weil er auf dem Weg seine/n Sohn/Tochter in der KiTa abgibt, kann ihn/sie auf dem Rückweg auch gleich wieder mitnehmen. Solche sog. lebensphasenorientierten Arbeitszeitmodelle stellen damit nicht nur eine wichtige Entlastung für die Belegschaft dar, sondern bieten auch eine zuverlässige Planbarkeit für Arbeitgeber/innen.

Wahlarbeitszeit

Wahl- oder Wunscharbeitszeit als Arbeitszeitmodell in Kliniken bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre gewünschte Wochenarbeitszeit selbst zu planen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann bei diesem Modell die jeweilige Wochenarbeitszeit bei Bedarf verringert werden. Die meisten Kliniken regeln hierfür eine wöchentliche Arbeitszeit zwischen 50 und 80 Prozent und verlangen oftmals keine explizite Angabe von Gründen. Wahlarbeitszeiten sind v.a. für Mitarbeitende attraktiv, die sich neben ihrem Beruf z.B. flexibel um die Pflege eines Familienmitglieds, berufliche Weiterbildungsmaßnahmen oder Kinderbetreuung kümmern müssen.

Kliniken mit Wahlarbeitszeit sollten generell auf folgendes achten:

• Einhaltung festgelegter Vorlaufzeiten in der Planung
• Betriebsvereinbarung entsprechend formulieren
• genaue zeitliche Bandbreite der Wahlfreiheit festlegen
• Beschränkungen für bestimmte Bereiche oder Berufsgruppen etablieren
• Regelung im Arbeitsvertrag schriftlichen festhalten

Jobsharing

Gesteigerte Planungssicherheit und das Vermeiden personaler Engpässe in der Patientenversorgung sprechen für Modelle wie das Jobsharing. Immer mehr Kliniken und Krankenhäuser bauen daher auf dieses besonders familienfreundliche Arbeitszeitmodell. Es gehört daher mittlerweile in vielen medizinischen Bereichen (z.B. Ambulante Pflegedienste oder Pflegeheime) fest zur Personalplanung dazu.

Beim Jobsharing teilen sich zwei Mitarbeitende eine Vollzeit-Stelle, meist in einer Aufteilung auf zwei Teilzeit-Stellen zu jeweils 60 Prozent. Dies bringt nicht nur für die Klinik eine 120-Prozent-Stelle statt einer 100-Prozent-Stelle, sondern auch für die Mitarbeitenden eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Jobsharing ist daher besonders bei Ärzten/-innen, Therapeuten/-innen und Pflegekräften mit Kindern sehr beliebt.

Flexipool

Ein Flexipool kombiniert als neues, innovatives Arbeitskonzept feste Arbeitszeiten mit räumlicher Flexibilität. In Kliniken, die mit diesem Modell arbeiten, sind z.B. Ärzte/-innen nicht fest auf einer bestimmten Station eingeteilt, sondern springen flexibel auf anderen Stationen ein. Dadurch haben sie die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten weitestgehend selbst zu planen; natürlich nach einem bestimmten vorgegebenen Rahmenwerk. Die Klinik gibt bei diesem Modell lediglich die erforderliche Anzahl von Spät-, Nacht- und Wochenenddiensten vor und überlässt die genaue Ausgestaltung den jeweiligen Mitarbeitenden selbst. Mit dem Flexipool besteht daher größtmögliche Planungsfreiheit für die Ärzteschaft bezüglich Arbeitszeit und Urlaubsplanung.

Dauernachtwache

Die Dauernachtwache ist ein neues und daher auch noch nicht allzu breit eingesetztes Arbeitszeitmodell. Oft gestaltet es sich so, dass bei einem Teilzeitvertrag mit 30 Wochenstunden jeweils sieben Nachtdienste in Folge abgeleistet werden. Daraufhin folgen sieben freie Tage, darauf wieder sieben Nachdienste usw. Diese Arbeitszeitplanung wird im Dienstplan meist jeweils für das gesamte Jahr im Voraus festgelegt.

Dies schafft eine hohe Planungssicherheit auf Arbeitgeberseite und eine geregelte Freizeitplanung für die jeweiligen Mitarbeitenden. Das Modell der Dauernachtwache bietet daher für beide Seiten viele Vorteile.