Employer Branding: Tipps und Gesprächsleitfaden bei Vorstellungsgesprächen

Soll in einer Klinik eine neue Stelle besetzt werden, beginnt die Suche nach passenden Kandidaten. Keine einfache Aufgabe für Personaler. Denn gerade Mediziner mit interessantem Lebenslauf haben heute oft die Wahl zwischen verschiedenen Anstellungen. So muss sich nicht nur ein Bewerber gut präsentieren. Vor allem die Kliniken und Praxen müssen sich von ihrer besten Seite zeigen, um den Kandidaten von der Stelle und dem Unternehmen überzeugen. Einen positiven Eindruck zu hinterlassen, sollte oberste Priorität haben.

Kandidaten haben einen erheblichen Einfluss auf das Image des Betriebs. So kann ein Vorstellungsgespräch zur Stärkung der Unternehmensmarke beitragen. Auf der anderen Seite können negative Bewertungen unter Umständen sogar der eigenen Unternehmensmarke schaden, wenn sie hinterher in den sozialen Medien und auf Bewertungsportalen von ihren Erfahrungen im Bewerbungsgespräch berichten. Wer als Arbeitgeber attraktiv erscheinen möchte, sollte daher gut vorbereitet ins Gespräch gehen. Anhand des folgenden Leitfadens kann das Vorstellungsgespräch strukturiert und individuell geplant werden.

Sich auf die Kandidaten gut vorbereiten

Dass sich Bewerber gut auf ein Vorstellungsgespräch vorbereiten, gilt als selbstverständlich. Genauso müssen sich aber auch Personalverantwortliche auf den jeweiligen Bewerber perfekt vorbereiten, damit sie sich als attraktives Unternehmen „bewerben“ können: Anschreiben gründlich lesen, den Lebenslauf kennen, Referenzen einholen. Außerdem kann es hilfreich sein den Namen des Bewerbers zu googeln, um mehr über ihn oder sie zu erfahren – das sind wichtige Schritte bei der Vorbereitung des Ausleseprozesses.

Spezielle Fragen, auf Basis der Bewerbung zu notieren, zeigen dem Bewerber zudem, dass er ernst genommen wird. Ein Zeichen von menschlicher Nähe, Professionalität und echtem Interesse.

Kriterien mit Station definieren

Zudem empfiehlt es sich, wenn der Personaler gemeinsam mit Chef- und Oberärzten, sowie späteren Kollegen definieren, welche Kriterien ein Kandidat für eine Anstellung unbedingt erfüllen muss und welche Kann-Kriterien er mitbringen sollte.

Interview strukturiert planen

Ebenso wichtig, aber häufig vernachlässigt, ist die strukturelle Vorbereitung des Gesprächs.

Dabei helfen drei Fragenkomplexe:

• Wer muss in den Bewerbungsprozess eingebunden werden? Welche Fach- und Führungskräfte sollten am Vorstellungsgespräch teilnehmen?
• Wer hat wie viel Einfluss auf die Bewerberauswahl? In kleinen und mittelständischen Betrieben liegt die endgültige Entscheidung meist beim Chef- oder Oberarzt. In größeren Unternehmen sollten die Entscheidungskompetenzen unbedingt vor dem Auswahlprozess geregelt werden.
• Welche Wirkung vermittelt das Unternehmen beim Vorstellungsgespräch? Die Auswahl der Teilnehmer zeigt Bewerbern, wie wichtig oder unwichtig die ausgeschriebene Position ist. Bei Gesprächen mit gefragten Talenten sollten entsprechend hochrangige Mitarbeiter anwesend sein.

Die verschiedenen Phasen eines Bewerbungsgesprächs beachten

Unvorbereitete Personaler hinterlassen einen unprofessionellen Eindruck. Im Wettbewerb um exzellent ausgebildete Fachkräfte schadet dies dem Image der Klinik. Es lohnt sich daher, für jedes Vorstellungsgespräch einen individuellen Gesprächsleitfaden auszuarbeiten, der auf den jeweiligen Bewerber zugeschnitten ist. Schließlich lernen wir Menschen am besten kennen, wenn sie offen sein können und ein gewisses Vertrauen spüren. Der Leitfaden sollte allen am Gespräch beteiligten Personen aus dem Unternehmen vorab vorliegen.

Die 5 Phasen eines Bewerbungsgesprächs sind:

1. Begrüßung und allgemeiner Smalltalk
2. Kennenlernen mit Vorstellung des Bewerbers
3. Selbstpräsentation der Klinik
4. Rückfragen des Bewerbers
5. Abschluss mit Ausblick auf den weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens

Phase 1: Begrüßung

Schon bei der Begrüßung sollten die Bewerber sich in der Klinik willkommen fühlen. Ein herzlicher Empfang auf Augenhöhe und das obligatorische Glas Wasser – Selbstverständlichkeiten bei einem Vorstellungsgespräch. Wer den Kandidaten direkt mit Namen ansprechen kann, ist hier im Vorteil.

Ein Smalltalk bricht schon zu Beginn das Eis und schafft ein angenehmes Klima für beide Parteien. Geeignete Themen sind die Anreise, das Wetter – und manchmal auch ein auflockender Witz; sollte aber zur Situation passen.

Phase 2: Kennenlernen und Vorstellung des Bewerbers

Gehen Personaler und Fachkräfte zum Kennenlernen des Bewerbers über, sollten sie aufmerksam zuhören, sich Notizen machen und dem Bewerber in die Augen schauen. Eine aufrechte und offene Haltung vermittelt dem Bewerber Authentizität, Interesse und Aufmerksamkeit.

Zum besseren Kennenlernen, empfehlen sich in der zweiten Phase auch offene Fragen und unterstreichen nochmals das Interesse am Bewerber.

Typische Fragen sind zum Beispiel:

• Welche Arbeitserfahrungen bringt der Bewerber mit?
• Welche Stärken? Welche Schwächen?
• Warum möchte er/sie sich für die jeweilige Position bewerben?

Standardfragen sollten immer durch individuelle Fragen ergänzt werden. Das heißt: Gibt es eine Besonderheit im Lebenslauf des Kandidaten, dürfen Personaler nachhaken und Bewerbern die Chance geben, dass sie etwas über sich erzählen – eine Möglichkeit, um noch besser abzuwägen, ob der Bewerber passt.

Phase 3: Selbstpräsentation der Klinik

Im Anschluss sollte das eigene Unternehmen vorgestellt werden um bei den Kandidaten einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Mit diesen Punkten kann das Unternehmen umfassend vorgestellt werden:

• Wichtigste Daten und Fakten, Philosophie, Hierarchien usw.
• Aktuelle Situation und Ziele für die Zukunft
• Produkt, Alleinstellungsmerkmale und Kernaufgaben
• Aufgabenspektrum und Team der zu besetzenden Stelle sowie Perspektiven
• Weiter- und Fortbildungsmöglichkeiten

Phase 4: Rückfragen des Bewerbers

Erwartungen und Wünsche zu äußern und offenen Fragen – vor allem auf Seiten des Bewerbers – können in dieser Phase geklärt werden. Idealerweise wird nichts verschönigt oder verschleiert, wie etwa Fragen zum Gehalt, zum Urlaub oder anderen Regelungen. Auf diese Weise kann erfolgreich zu einem ehrlichen, transparenten Abschluss übergeleitet werden.

Phase 5: Abschluss mit Ausblick auf den weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens

Wichtig ist jetzt, dass Bewerber einen Überblick zum weiteren Verlauf erhalten: Wann bekommt er oder sie eine Rückmeldung? Welche Kontaktpersonen gibt es?

Vorstellungsgespräch nachbearbeiten und geeignete Bewerber auswählen

Für die Auswahl neuer Mitarbeiter werden eigene Kriterien festgelegt. Um den geeigneten Kandidaten für eine offene Stelle zu finden, sollten Arbeitgeber jedoch auch auf die Prioritäten und Wünsche des Bewerbers achten. Nicht immer werden diese offen im Vorstellungsgespräch geäußert. Aussagen und Nachfragen der Kandidaten lassen aber Rückschlüsse zu, welche Faktoren Bewerbern wichtig sind.

Welche Erwartungen und Werte bringt der Bewerber zum Ausdruck? Wie reagiert er auf Arbeitszeiten, Gehalt und Förderoptionen? Stimmen die Wertvorstellungen des Kandidaten mit der Unternehmensphilosophie überein? Achten Arbeitgeber während des Vorstellungsgesprächs auf diese Fragen, lässt sich leichter ein neuer Mitarbeiter finden, der wirklich zum Unternehmen passt.

Fazit

Um ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch zu führen, sollten Arbeitgeber vor allem auf ein authentisches Auftreten und eine gründliche Vorbereitung achten. So stellen sie sicher, dass der Termin zum Erfolg wird – für das eigenen Unternehmen und auch für Bewerber, die mit einem positiven Gefühl aus dem Gespräch gehen.