Effektives Zeitmanagement im Arztberuf

Ein voller Terminkalender, lange To-Do-Listen und viele spontane Aufgaben und Fragen – der Arbeitsalltag als Mediziner/in geht oftmals mit reichlich Stress einher. Ein effektives Zeitmanagement im Arztberuf ist daher unabdingbar. Doch wie gestaltet man seinen Arbeitsalltag so effizient wie möglich und wie lassen sich Störfaktoren nachhaltig minimieren?

Warum ein effektives Zeitmanagement im Arztberuf so wichtig ist

Der Arbeitsalltag vieler Ärzte/-innen ist oftmals ein Rennen gegen die Zeit. Kaum sind die Türen geöffnet, füllt sich schon das Wartezimmer. Nach einem Vergleich der kassenärztlichen Bundesvereinigung behandeln niedergelassene Ärzte/-innen 53 Patienten/-innen pro Tag. Das allein macht die Arbeitsbelastung deutlich. Doch auch in der stationären Patientenversorgung starten Mediziner/innen, nicht zuletzt aufgrund des Personalmangels in deutschen Kliniken, meist bereits unter Zeitdruck in ihre Schicht. Volle Wartzimmer und immer straffer werdende Zeitpläne erhöhen den Stress der Mediziner/innen und können gesundheitliche Folgen wie Burnout mit sich ziehen.

Ein effektives Zeitmanagement ist daher unabdingbar, um den Arbeitsalltag von Ärzten/-innen zu strukturieren. Durch ein gutes Zeitmanagement können Mediziner/innen nicht nur entspannt mehr erreichen, es lassen sich vor allem auch bessere Ergebnisse in der Patientenversorgung erzielen. Zudem freuen sich die Kollegen/-innen über die Einhaltung von Absprachen und vorhersehbares Handeln. Doch vor allem erhöhen Ärzte/-innen die über ein gutes Selbstmanagement verfügen, nachhaltig ihre Chancen auf dem Arbeitsmarkt und können sich von Mitbewerbern/-innen abheben.

Prioritäten setzen

Ziele zu setzen und Prioritäten festzulegen, gehört zu den Grundlagen des Zeitmanagements. Zunächst sollten Ärzte/-innen sich also bewusst machen, was genau sie erreichen möchten. Dabei kann es helfen, ein Ziel zu formulieren und schriftlich festzuhalten. Erst danach lassen sich sinnvolle Prioritäten setzen und Wichtiges kann von Unwichtigem getrennt werden. Die richtige Priorisierung der Aufgaben ist daher das A und O im Zeitmanagement.

Wichtige Aufgaben sind zuerst an der Reihe, weniger wichtige hingegen erst, wenn die anderen erledigt sind. Eine geeignete Methode zur Priorisierung von Aufgaben, stellt beispielsweise die ABC-Methode von H. Ford Dickie dar. Hier werden die einzelnen Aufgaben in drei Stufen eingruppiert: Der Buchstabe A kennzeichnet Aufgaben, die wichtig und dringend sind. B-Aufgaben sind weniger wichtig und C-Aufgaben unwichtig. Die ABC-Analyse funktioniert für verschiedenste Bereiche. Klassisch wird 80 Prozent der Zeit den A-Aufgaben, 15 Prozent B-, und fünf Prozent den C-Aufgaben gewidmet.

ALPEN-Methode

Auch die sogenannte ALPEN-Methode kann Ärzten/-innen helfen, einen Einstieg ins Zeitmanagement zu finden, denn die fünf Elemente der Methode fassen alle wesentlichen Aspekte einer guten Zeitplanung zusammen:

• Aufgaben zusammenstellen
• Länge der Tätigkeit schätzen
• Pufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren
• Entscheidungen über Prioritäten treffen
• Nachkontrolle und Überprüfung, ob die Ziele tatsächlich erreicht werden konnten

Im ersten Schritt der ALPEN-Methode sollten Mediziner/innen eine To-Do-Liste ausarbeiten. Im nächsten Schritt sollte die Länge der Zeit eingeschätzt werden, die für die Erledigung einer Aufgabe voraussichtlich nötig ist. Wichtig hierbei ist, den jeweiligen Aufwand realistisch einzuschätzen, also lieber zu viel als zu wenig Zeit einzuplanen.

Puffer sind unabdingbar, um genügend Zeit für mögliche Rückfragen von Patienten/-innen zu haben. Nachfolgend müssen bei der ALPEN-Methode alle Aufgaben nach Priorität geordnet werden. Im Rahmen der Nachkontrolle müssen Ärzte/-innen eine Bilanz ziehen und auswerten, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden.

Zeitmanagement-Tools

Während des Arbeitsalltags in Praxen oder Kliniken geht häufig die Erkenntnis unter, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe tatsächlich beansprucht. Es ist daher durchaus sinnvoll, die eigene Arbeitszeit zu verfolgen um nachvollziehen zu können, wann welche Tätigkeit angefallen ist und welchen Zeitraum sie beansprucht hat. Dies klassisch mit Zettel und Stift zu erledigen ist eine Möglichkeit, die jedoch häufig erneut viel Zeit beansprucht.

Digitale Zeiterfassungs-Tools können diese Aufgabe übernehmen. Die Planung und Priorisierung des Arbeitsalltags wird durch informative Berichte und Auswertungsmöglichkeiten erleichtert und kann Aufschluss darüber liefern, welche Tätigkeiten unter Umständen zu viel Zeit beanspruchen.

Richtig Delegieren

Auch wenn es oftmals schwer fällt etwas aus den eigenen Händen zu geben und Verantwortung zu teilen: Aufgaben wie beispielsweise Blutabnahmen, Verbandswechsel oder die Betreuung des Praxistelefons, können von Kollegen/-innen oder dem Praxis- oder Pflegepersonal übernommen werden.

Damit sich Ärzte/-innen so intensiv wie möglich der Behandlung von Patienten/-innen widmen können, ist es unabdingbar Aufgaben zu delegieren. Um zeitfressende Rückfragen zu vermeiden, gilt es jedoch zunächst genügend Zeit zum Anlernen einzuplanen. Erst wenn die Aufgabe richtig verstanden wurde und die Person über die notwendigen Entscheidungsbefugnisse und Ressourcen, wie etwa ein bestimmtes Budget oder technische Hilfsmittel verfügt, stellt die Delegation auch eine wirkliche Entlastung im Arbeitsalltag dar.

Störfaktoren minimieren

Besonders an Tagen mit hohen Patientenaufkommen, kann die Zeit für Patientengespräche begrenzt sein. Wiederkehrende Anrufe, ungeplante Angehörigengespräche oder die ständige Bitte nach Unterschriften stellen zeitraubende Störfaktoren im Arbeitsalltag vieler Ärzte/-innen dar, stören den Gesprächsablauf und sorgen für Verzögerungen und Unmut bei den Patienten/-innen. Wenn Möglich sollten Störfaktoren daher minimiert werden um während der Behandlungsgespräche ungestört bleiben zu können. Rezepte und Formulare können zwischen zwei Gesprächen unterschrieben werden, und Telefonate sollten während Gesprächen mit Patienten/-innen nicht durchgestellt, sondern notiert, und im Nachgang abgearbeitet werden. Für die Kommunikation mit Angehörigen empfiehlt es sich vor allem, feste Gesprächszeiten zu bestimmen.

Digitale Patientenkommunikation

Neben dem stetig klingelnden Praxistelefon können auch unleserliche Handschriften und von Hand ausgefüllte Formulare, die anschließend in den PC eingetippt werden müssen, zeitraubende Tätigkeiten darstellen, die die Wartezeiten für Patienten/-innen verlängern können und das Personal zusätzlich belasten.

Digitale Tools können Abhilfe schaffen und eine zeitsparende Möglichkeit darstellen, mit Patienten/-innen und Kollegen/-innen zu kommunizieren. So können Patienten/-innen mittels Online-Terminvergabe bequem Termine buchen oder diese Absagen, ohne in der Warteschleife des Praxistelefons zu hängen. Auch mittels digitaler Anamnese kann Zeit bei der Anmeldung gespart werden, indem das Ausdrucken, Einscannen und die Ablage von Papierformularen entfallen. Mittels Videosprechstunde können Patienten/-innen die Anfahrt und Wartezeit in Praxen sogar vollständig umgehen. Ärzte/-innen können sich über die zahlreichen Vorteile wie dessen optimale Auslastung freuen.