
Eine Recruiting-Software eignet sich für alle, die auf der Suche nach einem professionellen und effizienten Bewerbermanagement sind. Sie hilft, den Bewerberprozess zu digitalisieren und zu vereinheitlichen. Die Anforderungen sind dabei oftmals ähnlich: Das System sollte selbsterklärend, leicht in der Handhabung sein und die Prozesse im Recruiting insgesamt verschlanken. Wie sucht man nun aber die richtige Software aus? Welche Kriterien spielen dabei eine wichtige Rolle? Worauf muss man achten, damit sie leicht in den Workflow einfließen kann und Mitarbeiter langfristig gut damit klarkommen? Mit den folgenden Tipps kommen Krankenhäuser zur passenden Software.
Wissen, welche internen Anforderungen bestehen
Erstmal ist es wichtig, festzustellen, was genau benötigt wird und was für ein System man haben möchte, denn auch bei der Anschaffung einer geeigneten Software ist eine gute Planung unumgänglich. Der erste Schritt ist also, zu erkennen, was die internen Anforderungen an das System sind. Der momentane Stand sollte kontrolliert und analysiert werden. Im Hinblick darauf, was verbessert, gut läuft und beibehalten werden kann und wie der gewünschte Zustand und zukünftige Prozess aussehen soll.
Die folgenden Fragen können dabei eine gute Stütze sein:
- Wie gehen Bewerbungen aktuell im Krankenhaus ein? Wie soll das zukünftig laufen?
- Sind die Stellenanzeigen mobiloptimiert?
- Soll die Karriere-Seite auf der Krankenhaus-Homepage erscheinen oder extern?
- Wie soll die Kommunikation mit Bewerbern aussehen?
- Was erwarten Bewerber von dem System?
Die gewünschten Funktionen der Recruiting-Software klar definieren
Nachdem die internen Anforderungen definiert worden sind, sollte man sich über den Funktionsumfang Gedanken machen. Da die Anforderungen bei vielen Unternehmen ähnlich sind, sind die modernen Bewerbermanagement-Systeme mittlerweile auch genau darauf ausgerichtet und bieten schon vieles an.
Um aber auch genau hier die passenden Funktionen für das Krankenhaus zu definieren und herauszufinden, eignen sich folgende Überlegungen:
- Wie wird mit den Bewerbern kommuniziert? Gibt es eine direkte E-Mail-Einbindung?
- Gibt es Einstellungen für eine Vorselektion?
- Ist eine Talentpoolfunktion vorhanden?
- Ist das ganze System generell DSGVO-konform?
- Gibt es genaue Statistiken über den Prozess und über die Performance von Stellenanzeigen?
- Lassen sich Stellenanzeigen über das System schalten?
- Lässt sich das System auch auf dem Handy bedienen, um schnell auf Bewerber reagieren zu können?
Wichtig: Auf DSGVO achten! Für deutsche Anbieter dürfte das wahrscheinlich kein Problem sein, bei ausländischen Software-Anbietern sollte man da aber eventuell nochmal genauer hinschauen. Dafür kann man sich die Auftragsdatenverarbeitung zuvor auch zuschicken lassen.

Bevor sich Krankenhäuser für eine Recruiting-Software entscheiden, sollten die Anforderungen individuell erhoben werden und idealerweise die verschiedenen Abteilungen, wie z.B. die IT, mit einbezogen werden.
Wie benutzerfreundlich ist die Recruiting-Software?
Die wohl wichtigste Frage, wenn es um die Auswahl des richtigen Systems geht: Wie benutzerfreundlich ist die Software? Und zwar für Bewerbende, aber auch für alle Mitarbeiter des Krankenhauses, die damit arbeiten werden. Denn: Man kann noch so ein gutes System anschaffen, das allen Anforderungen entspricht und alle Wünsche erfüllt, die man an den Recruiting-Prozess hat – wenn dann aber kein Benutzer Lust hat, dieses System zu benutzen, bringt es überhaupt nichts und ist rausgeschmissenes Geld.
Ein kleiner Überblick, was die unterschiedlichen Nutzer verlangen:
Bewerber:
Sie wünschen sich ein möglichst unkompliziertes und schnelles Verfahren, ein kurzes Formular, lieber Direktkontakt per E-Mail. Klare Ansprechpartner müssen sofort sichtbar sein. Der transparente Bewerbungsprozess sollte gut verständlich beschrieben sein.
Vorgesetzte:
Sie wünschen sich einen leichten Selektionsprozess, der wenig Zeit in Anspruch nimmt.
IT-Personal:
Im besten Fall integriert sich die Software in die schon bestehende IT-Infrastruktur des gesamten Krankenhauses. So können eventuell auftretende Schnittstellenprobleme geringgehalten und schneller behoben werden.
Recruiting-Verantwortliche:
Ihnen kommt es auf eine einfache Benutzung, Verwaltung und Datensicherheit an.
Ein gutes Bewerbermanagement-System ist selbsterklärend. Jeder Nutzer, der sich in das System einloggt, sollte sofort verstehen, wie man einen Bewerber bewertet, wie man einen Lebenslauf liest, wo Feedback gegeben werden kann etc. – das ist und sollte die Kernaufgabe eines Bewerbermanagement-Systems sein.
Übrigens: Es kann nicht schaden, einige Systeme zu testen – beispielsweise mit einer Demoversion einer Software, um überhaupt ein Gespür für die unterschiedlichen Angebote zu bekommen. Das System soll sich schließlich gut anfühlen und leicht in den Arbeitsalltag integriert werden können. Mitarbeiter müssen damit klarkommen. Nur durch das Ausprobieren kann herausgefunden werden, ob eine langfristige Einführung sinnvoll ist.
Wie sehen die Installation und Einführung der Recruiting-Software aus?
Es ist nicht nur wichtig, die passende Software zu finden, sie sollte optimalerweise auch mit der schon vorhandenen IT-Infrastruktur des Hauses kooperieren können. Da lohnt es sich, sich im Vorhinein gründlich zu informieren und sich auch bei der IT-Abteilung zu erkundigen. Es gibt nämlich Software-Angebote, zu denen man Beratungstage und Berater buchen kann, die das System einführen. Andere wiederum sind deutlich schneller erklärt. An dieser Stelle kann es für jedes Krankenhaus dann auch nochmal teuer werden. Man sollte also genau hinsehen, wie hoch der Aufwand einer Software-Einführung ist.
Fazit
Bei der Wahl der richtigen Recruiting-Software kommt es auf eine gute Vorbereitung, die gesteckten Ziele, Anforderungen und auch die Größe des Krankenhauses an. Arbeitgebern, denen ein umfassendes Reporting wichtig ist, dafür aber weniger Wert auf Videointerviews im Bewerberprozess legen, werden sich möglicherweise für ein anderes System entscheiden, als jene, die eben genau das als oberste Priorität im Recruiting der Zukunft ansehen.
Um ein Gespür dafür zu bekommen, welche Software langfristig ins Krankenhaus passt, lohnt es sich, verschiedene Systeme auszuprobieren und auch auf die Referenzen der Anbieter zu achten. Gibt es eventuell schon Kunden in der gleichen Größe? Sind Erfahrungsberichte vorhanden? Wie sieht die Vision des Anbieters aus, wie ist er für die Zukunft gerüstet? Die Software sollte flexibel sein – in Updates, aber auch in den Preismodellen und in jedem Fall keine versteckten Kosten beinhalten, wie überteuerte Einführungs- oder Installationsgebühren.
Weiterführende Experten-Tipps für die Auswahl der geeigneten Recruiting-Software gibt Dr. Lars Holldorf in seinem Video-Interview mit praktischArzt.