Die Aufgabe von Recruitern/-innen im Gesundheitswesen ist es, qualifizierte Fachkrankenpfleger/innen, Therapeuten/-innen und Ärzte/-innen für ein Krankenhaus oder eine Klinik zu gewinnen. Trotz zunehmendem Fachkräftemangel erlauben sich immer noch viele Einrichtungen den Talenten auf dem Arbeitsmarkt einen suboptimalen Bewerbungsprozess anzubieten. Davon inspiriert zeichnet dieser Beitrag in 14 nicht ganz ernstgemeinten Einzelpunkten nach, was Sie als Recruiter/in oder Arbeitgeber/in im Gesundheitswesen unbedingt beachten sollten, um die Candidate Journey Ihrer Bewerber/innen maximal kompliziert und schlecht zu gestalten. Dabei haben wir uns von Filmklassikern inspirieren lassen, denn schließlich ist so mancher Recruiting-Prozess „ganz großes Kino.“
1. Some Like It Oldschool
Jede/r weiß, dass vor allem das Gesundheitswesen keinerlei Fortschritte macht. Neuerungen schrecken traditionsbewusste Fachkrankenpfleger/innen, Therapeuten/innen und Ärzte/-innen nur ab. Auch im Recruiting sollten Arbeitgeber/innen im Gesundheitswesen daher auf altbewährte Strukturen setzen und die aktuellen Trends auf dem Bewerbungsmarkt ignorieren.
Daher ist es enorm wichtig, generische, alte Vorlagen für Stellenanzeigen zu verwenden und möglichst an Details zu sparen. Junges medizinisches Fachpersonal legt keinen Wert auf Informationen wie eine diverse Teamzusammensetzung, die Möglichkeit zu krankenhausinternen oder bezahlten externen medizinischen Fortbildungen oder gar klinikeigene Kindergärten. Auch neumodische Gimmicks wie eine kurze Auflistung der gewünschten Fähigkeiten verschreckt nur. Ideal sind möglichst kurze, nichtssagende Stellenanzeigen, in denen man am besten so altmodische Stellenbezeichnungen wie möglich verwendet, z.B. „OP-Krankenschwester“ statt „Fachkrankenpfleger/in Intensivpflege/Anästhesie“.
2. The Terminal List
Im Gegenzug sollten Arbeitgeber/innen im Gesundheitswesen nicht an Einzelheiten in Stellenausschreibungen sparen, wenn es um die fachlichen Anforderungen geht. Gut qualifizierte Fachkrankenpfleger/innen, Therapeuten/-innen und Ärzte/-innen lesen gerne lange Listen mit sehr spezifischen Anforderungen; je obskurer, desto besser. Dies vermittelt gleich den Eindruck, dass man sich in einer Klinik bewirbt, die großen Wert auf Leistung und nicht auf ein gutes Betriebsklima legt.
Extrapunkte auf dem Bewerbungsmarkt gibt es für Recruiter/innen im Gesundheitswesen, die besonders seltene Patienten-Programm-Kenntnisse verlangen und diese als zwingend erforderlich kennzeichnen. Das macht den Bewerbern/-innen gleich klar, dass sie bei einer Tätigkeit in diesem Krankenhaus keine Hilfe bei der Einarbeitung erfahren werden. Schließlich liebt es medizinisches Fachpersonal besonders, wenn Vorgesetzten und Kollegen/-innen es ignoriert und sich selbst durchzubeißen.
3. The Account-ant
Nichts drückt auf den ersten Blick besser aus, dass man in dieser Klinik einen unbürokratischen Job antritt, als das erzwungene Anlegen eines Accounts vor der Online-Bewerbung. Medizinisches Pflegepersonal und Ärzte/-innen auf Jobsuche tun nichts lieber, als sich ausführliche Profile auf allen möglichen Klinikseiten anzulegen und die unterschiedlichen Zugangsdaten notieren zu müssen.
Vor allem junge Ärzte/-innen, Therapeuten/-innen und Fachkrankenpfleger/innen gewinnen auf diese Weise gleich Vertrauen in den/die potenzielle/n neue/n Arbeitgeber/in und dessen/deren Fähigkeit, seine/ihre IT zu beherrschen. Wer schon vor der Bewerbung mit einem unübersichtlichen Programm kämpfen muss, weiß, dass es auf Station und mit den späteren Gehaltsabrechnungen nur noch besser werden kann. In einem solchen Krankenhaus arbeitet man im Jahr 2022 gerne.
4. I See You – NOT
Die größte Zeitersparnis im Bewerbungsprozess bieten Recruitern/-innen vorgefertigte, nicht-personalisierte Massen-E-Mails. Diese werden lediglich mit den Vor- und Nachnamen aller Bewerber/innen gefüttert und resultieren dann in so entzückenden Ansprachen wie „Sehr geehrte/r Herr/Frau Sahil, Tariq“.
Da weiß Herr Tariq Sahil gleich, dass er hier als Herzchirurg mit seiner Bewerbung keinen großen Eindruck hinterlassen hat und dem/-r Recruiter/in unwichtig ist. Schließlich ist er nur einer von insgesamt elf Bewerbern/-innen auf eine Stelle, die man schon seit zwei Jahren vergeblich zu besetzen versucht. Insgesamt elf Bewerber/innen sind schließlich eine Menge, die man unnötig individuell anschreiben kann.
5. Recruiting Wars, Episode I – A New Hope For The Clinic
Die Königsdisziplin in einem gut strukturierten Recruiting-Prozess in Kliniken ist das interne E-Mail-Ping-Pong. Schließlich müssen alle Mitarbeitenden in der Verwaltung ihren Input zu allen Bewerbungen geben; gerne auch unpassende und diskriminierende („Die Ärztin hat drei Kinder, die ist bestimmt dauernd krank.“/„Der Therapeut hat blaue Haare und ist tätowiert, das wirkt unprofessionell.“/„Ihr werdet doch wohl nicht eine Kinderkrankenschwester mit Kopftuch einstellen?“).
Noch besser, wenn möglichst viele E-Mails hin und her geschickt werden, die irgendwann so lange Ketten bilden, dass niemand mehr durchblickt. Auch schön, wenn der Prozess dadurch deutlich verlängert wird; die Bewerber/innen warten gerne, bis ihre privaten Details und fachlichen Qualifikationen in der Klinikverwaltung ausdiskutiert sind. Extrapunkte gibt es, wenn dadurch vertrauliche Daten an Mitarbeitende geschickt werden, die am Bewerbungsprozess gar nicht beteiligt sind („Ist dein Sohn nicht mit dieser Ärztin in der Oberstufe gewesen? Schau mal, an was für einer feinen Adresse die jetzt wohnt.“). Da hat dann auch der/die Datenschutzbeauftragte seine/ihre Freude.
6. The Silence Of The Management
Reden ist Silber, Schweigen ist Gold. Dieser Devise sollten Recruiter/innen und Arbeitgeber/innen im Gesundheitswesen folgen und grundsätzlich keine Status-Updates an Kandidaten/-innen herausgeben. Da trennt sich dann auch gleich vorab die Spreu vom Weizen, denn wer ernsthaft genug an einer Stelle interessiert ist, wird schon von sich aus nachfragen.
Diese Strategie sollte man vor allem auch daher aufrechterhalten, da alle um die Situation des momentanen medizinischen Fachkräftemarkts wissen: Es ist eher unwahrscheinlich, dass qualifizierte medizinische Fachkräfte in der Zwischenzeit eine andere Stelle annehmen, wenn sie lange genug nichts hören.
7. Termin-ator – Interview Day
Der/die Bewerber/in will etwas von der Klinik, nicht die Klinik vom/von der Bewerber/in. Daher müssen Terminvorschläge unflexibel per E-Mail unterbreitet werden. Ein einziger Termin genügt, möglichst zu einer allgemein als unbequem bekannten Zeit wie z.B. mittags um zwölf oder abends um sechs; bevorzugt an Freitagen. Den/die Bewerber/in anzurufen und zu fragen, wann er/sie denn Zeit hätte oder gar mehrere Terminvorschläge zu unterbreiten, lässt den/die Kandidaten/-in auf ein gewisses Mitbestimmungsrecht am Arbeitsplatz hoffen. Und schließlich sind Krankenhäuser keine Kinderspielplätze.
8. Predator vs. Alien
Im Interview geht’s dann ums Ganze, und das darf der/die Bewerber/in auch deutlich zu spüren kriegen. Ein möglichst großes Klinik-Komitee aus allen möglichen Beteiligten bis hin zum Hausmeister wirkt einschüchternd und testet gleichzeitig die Nervenstärke der Kandidaten/-innen. Besonders gerne werden diese auch zu Lücken in ihrem Lebenslauf oder häufig wechselnden Arbeitgebern/-innen „gegrillt“, vor allem wenn der Ton leicht vorwurfsvoll eingefärbt ist. Schließlich sind alle „Problemstellen“ im Lebenslauf immer die Schuld der Bewerber/innen.
Der/die Recruiter/in sollte außerdem während des gesamten Vorstellungsgesprächs möglichst viel reden und wenig zuhören. Freundlichkeit und normale Höflichkeiten wie das Anbieten von Kaffee und Wasser, ein heller, ruhiger Interviewraum und eine ungestörte Atmosphäre werden allgemein überbewertet; der Schreibtisch im neonbeleuchteten Großraumbüro genügt. Und fünf Minuten am Ende des Gesprächs müssen außerdem für Rückfragen des/-r Bewerbers/-in reichen.
9. Recruiting Wars, Episode II – The Management-Empire Strikes Back
Nach den Interviews muss nochmal eine Runde internes E-Mail-Ping-Pong angeschlossen werden. Darin sollten alle Beteiligten ausführlich schriftlich über die Gespräche informiert werden. Das dauert länger, als ein zweistündiges Meeting anzusetzen, denn schließlich muss die Arbeitszeit ja irgendwie rumgehen. Dabei sollte erst ganz zuletzt auf die fachlichen Qualifikationen der Bewerber/innen eingegangen werden. Viel wichtiger und spaßiger ist es für die Krankenhausverwaltung, langatmig deren persönliches Auftreten und Familienstand zu diskutieren und über deren Sexualität zu spekulieren.
10. Groundhog Day
Da Ärzte/-innen, Therapeuten/-innen und Fachkrankenpfleger/innen heutzutage sehr wenige berufliche Möglichkeiten haben, sollte man deren unerschöpfliche Freizeit so gut wie möglich füllen. Weitere Interviewrunden mit Wiederholungen von bereits zuvor gestellten Fragen verdeutlichen den Bewerbern/-innen, dass man ihnen hier nicht unbedingt zuhört, sie nur selten ernstnimmt und sie nicht wirklich für diese Klinik gewinnen möchte. Das erhöht ihren Ehrgeiz.
Drei Interview-Runden sollten es mindestens sein, um diejenigen herauszufiltern, die sich nicht ausreichend für diese Klinik begeistern können. Nach jedem Gespräch sollte man mit einem „Wir melden uns irgendwann, bitte fragen Sie nicht bei uns nach, wir haben derzeit nämlich sehr viel zu tun“ schließen.
11. A Fistful Of Dollars
Das Beste kommt bekanntlich zum Schluss, und das gilt auch für das Gehalt. Vor allem medizinisches Fachpersonal arbeitet primär aus Nächstenliebe und hat daher auch bekanntlich die geplanten Corona-Boni durchweg als zu hoch abgelehnt. Ein angemessenes finanzielles Angebot zu unterbreiten, ist also eine Beleidigung der barmherzigen Selbstaufopferung des heutigen medizinischen Fachpersonals.
Noch besser ist es, wenn man sich das Gehalt bis zum Gesprächsende aufspart, wenn es deutlich niedriger liegt als vergleichbare Konkurrenzangebote. Ist man in der Klinik aufgrund finanzieller Engpässe an ein niedrigeres Gehaltsangebot gebunden, sollte man dieses auch nicht mit anderen Angeboten zu kompensieren versuchen: Betriebskindergärten, Zuschüsse zu Verkehrs-Monatstickets oder die Möglichkeit, kostenlos in der Krankenhauskantine zu essen, sollte man im Gespräch unbedingt für sich behalten, um Egoisten/-innen herauszufiltern.
12. Recruiting Wars, Episode III – The Return Of The Clinic-Boss
Der finale Auswahlprozess muss mit einer letzten Runde internem E-Mail-Ping-Pong abgeschlossen werden. Hier wird nun aber auch die Klinik-Leitung mit integriert und sollte die Chance nutzen, für richtigen Wirbel zu sorgen: Der/die Kandidat/in, auf den sich alle verständigt haben, sollte von guten Klinikchefs/-innen gründlich in Frage gestellt werden. Schließlich weiß er/sie besser als die von ihm/ihr eigens für diese Tätigkeit eingestellten Recruiter/innen, was das Beste für die Klinik ist. Am Ende sollte ein Münzwurf über den/die Kandidaten/-in entscheiden, damit der ganze Prozess primär ein großer Arbeitszeitfresser war.
Dieser letzte Beratungs-Schritt sollte nochmal möglichst in die Länge gezogen werden, damit die Bewerber/innen es sich vielleicht zwischenzeitlich anders überlegen und andere Angebote von Konkurrenz-Kliniken annehmen. Die besten Ärzte/-innen, Therapeuten/-innen und Fachkrankenpfleger/innen kosten schließlich zu viel Geld.
13. The Devil’s Advocate
Hat man sich auf den/die Neue/n im Team geeinigt und er/sie ist einverstanden, folgt als nächstes der Arbeitsvertrag. Diesen sollte man nicht mit dem/-r Betroffenen vorab besprechen, sondern in Papierform per Post schicken. Damit zeigt man auf den letzten Metern vor der Einstellung, dass man als Klinikchef/in seine/ihre eigenen Vorstellungen von der gesetzlichen Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses hat und sich dabei auch nicht reinreden lässt. Richtige Klinik-Bosse beiderlei Geschlechts schicken keine Word-Dokumente und diskutieren Feinheiten wie Urlaubstage und Nachtzuschläge.
14. All Quiet On The Clinic Front
Der krönende Abschluss für den gelungenen Recruiting-Prozess ist das anschließende Ghosting bis zum Onboarding. Der/die Bewerber/in kennt schließlich seinen/ihren Einstellungstermin und das muss reichen. Auch in großen Kliniken sollte man ihm/ihr daher kein Willkommens-Paket zur Verfügung stellen, in dem er/ihr ein Lageplan und ausführliche Informationen zur Verfügung gestellt werden. Selbst ist der Mann bzw. die Frau, v.a. im Gesundheitswesen. Der/die Neue hat viel mehr Spaß an seinem/ihren ersten Arbeitstag, wenn er/sie morgens um sieben seine/ihre Station aufsucht, nur um dort zu erfahren, dass die Chefärztin erst um neun kommt und vorher niemand für ihn/sie Zeit hat.
Epilogue: The Lord Of The Recruiting
Was wir hier etwas „over the top“ formuliert haben, hat natürlich einen ernstgemeinten Hintergrund für Arbeitgeber/innen und Recruiter/innen im Gesundheitswesen. Noch nie war es so schwer wie heutzutage, geeignetes und fundiert ausgebildetes medizinisches Fachpersonal zu finden. Daher sollten sich Arbeitgeber/innen, Personalverantwortliche und Recruiter/innen im Gesundheitswesen bemühen, ihren potenziellen neuen Fachkräften den Bewerbungsprozess so angenehm wie möglich zu gestalten.
Faustregel sind zum einen eine moderne, zuvorkommende und wertschätzende Kommunikation mit den Bewerbern/-innen und zum anderen Flexibilität von Arbeitgeberseite aus. Es ist daher besonders von Vorteil, die Verwaltungsstrukturen in Bewerbungsprozessen möglichst flach zu halten, wenn es um die direkte Bewerberkommunikation und die Absprache zwischen den einzelnen Bewerbungsschritten geht. Auch die betriebsinterne IT sollte, was die Bewerbungsseite angeht, niedrigschwellig zugänglich und möglichst benutzerfreundlich sein.
Gelegentlich kann es auch nötig sein, Abstriche an die Stellenanforderungen zu machen: Sind z.B. spezielle Computerkenntnisse essenziell, oder kann man diese notfalls auch intern per „learning by doing“ und „on the job“ vermitteln? Je akkommodierender ein/e zukünftige/r Arbeitgeber/in sich im Bewerbungsprozess gibt, desto eher wird er/sie genau die medizinischen Fachkräfte für sich gewinnen können, die der Klinik zum Erfolg verhelfen.
Wie Arbeitgeber/innen ihren Bewerbungsprozess NICHT ruinieren
Hier nochmals alle wichtigen Erkenntnisse zusammengefasst:
- Zeitgemäße Stellenanzeigen mit korrekter Stellenbezeichnung, Gendern und allen wichtigen Informationen zu Job, Klinik, Station und Team
- Möglichst kurze Anforderungslisten von drei bis maximal fünf essenziellen Fähigkeiten
- Bewerberplattform so zugänglich, übersichtlich und benutzerfreundlich wie möglich gestalten
- Personalisierte Ansprache in allen Wegen der Kommunikation, um dem/-r Bewerber/in ein Gefühl von Wertschätzung zu vermitteln
- Internes E-Mail-Ping-Pong auf ein Minimum reduzieren, indem Zuständigkeiten klar festgelegt und Weisungsbefugnisse im Vorhinein unmissverständlich geregelt werden; wo möglich durch kurze Besprechungen ersetzen
- Zwischenzeitliche Updates zum Bewerbungs-Prozess sind unverzichtbar, damit die Kandidaten/-innen wissen, dass ihre Bewerbung nicht ins Leere läuft
- Interviewtermine wenn möglich telefonisch absprechen, nach zeitlichen Vorlieben fragen und Bereitschaft für zeitliche Flexibilität signalisieren
- Vorstellungsgespräche als freundliche Unterhaltungen gestalten, nicht als unter Druck setzende Verhöre: Rückfragen zulassen, mehr zuhören als reden etc.
- Unbedingt auf Drittinterviews verzichten und Zweitinterviews auch nur dann durchführen, wenn sie essenziell sind; heutzutage hat niemand überschüssige Zeit
- Gehalt möglichst frühzeitig im Gespräch benennen und sich darüber im Klaren sein, in welchem Vergleichsbereich das eigene Angebot liegt: Liegt man unter dem Durchschnitt, muss man dies z.B. durch andere Angebote und Leistungen (z.B. Betriebskindergarten, kostenloses Essen, Übernahme der Monatskarte etc.) kompensieren können
- Arbeitsvertrag vorab als nicht schreibgeschütztes Word-Dokument mailen, damit Veränderungen vorgenommen werden können; erst dann den ausgedruckten Vertrag per Post zuschicken
- Zwischen Vertragsunterschrift und Antritt der Stelle in Kommunikation bleiben, z.B. mit einer Einladung zu einem kurzen Kennenlernen der Station und des Teams vorab