Die Aufgabe des Zentralen Belegungsmanagements im Gesundheitswesen ist, den gesamten Behandlungsprozess zu steuern bzw. zu koordinieren – hierbei werden unter anderem alle geplanten sowie ungeplanten Aufnahmen von Patienten/-innen, Verlegungen und Entlassungen berücksichtigt. Wissenswertes zum Thema Belegungsmanagement im Gesundheitswesen und die Vorteile im folgenden Beitrag.
Zentrales Belegungsmanagement: Erklärung
Das Zentrale Belegungsmanagement, abgekürzt ZBM, dient der Steuerung bzw. Koordination aller geplanten und ungeplanten Aufnahmen von Patienten/-innen, der Bettenbelegung, Verlegungen und Entlassungen mit dem Ziel, Patienten/-innen zur richtigen Zeit einen adäquaten stationären Behandlungsplatz zu ermöglichen und zeitgleich die vorhandenen Kapazitäten optimal nutzen zu können.
Das Zentrale Belegungsmanagement fungiert als ein Bindeglied zwischen den unterschiedlichen Bereichen im Krankenhaus und strebt an, die Patienten/-innenströme innerhalb des Krankenhausbetriebs bestmöglich zu lenken. Zu den Schnittstellen gehören die Zentrale Notaufnahme und Patienten/-innen-Aufnahme, der OP-Bereich und die Funktionsdiagnostik sowie die verschiedenen Stationen und Fachabteilungen eines Krankenhauses.
Zu den primären Aufgaben des Zentralen Belegungsmanagement zählen unter anderem:
- Steuerung der Bettenbelegungsplanung
- Erhöhung der Bettenauslastung
- Vermeidung von Überbelegung
- Vermeidung der Ablehnung von Patienten/-innen
- Kurzfristige Information über freie Betten und Patienten/-innenbewegungen
- Belegungsausgleich zwischen den Stationen
- Koordinierte Belegung der Patienten/-innen
Ein Zentrales Belegungsmanagement dient der interdisziplinären Steuerung der Belegungskapazität mit Blick auf das medizinisch Sinnvolle und auf die wirtschaftlichen Aspekte – unter Berücksichtigung der Unternehmensziele eines Krankenhauses, wie zum Beispiel die Fallzahlen zu steigern und die Verweildauer von Patienten/-innen zu reduzieren, soll auch die Zufriedenheit von Mitarbeiter/-innen und Patienten/-innen verbessert werden.
Ein Zentrales Belegungsmanagement kann von allen Einrichtungen betrieben werden, die Patienten/-innen aufnehmen: neben Krankenhäusern können auch Pflegeheime, Altersheime oder Rehabilitationskliniken genannt werden.
Modelle des Belegungsmanagements
In der Realität unterliegen Planung und Steuerung der Kapazitäten meist den einzelnen Fachabteilungen selbst – zahlreiche Ansprechpartner/-innen, unterschiedliche Prozessabläufe sowie unterschiedliche Informationsstände haben einen erhöhten Abstimmungsbedarf zufolge und können potenzielle Konfliktsituationen mit sich ziehen.
Zudem bleiben abteilungsübergreifende Möglichkeiten ungeachtet mit der Konsequenz einer Unterauslastung der gesamten Kapazitäten eines Krankenhauses. Eine zentrale Steuerung der Belegung kann dieser Situation entgegenwirken.
Die Etablierung eines Zentralen Belegungsmanagements kann auf verschiedene Weisen erfolgen – drei Modelle sind an deutschen Kliniken bekannt:
- eigene Abteilung der Pflegedirektion
- Ärztlicher Leiter der Zentralen Notaufnahme
- eigene Stababteilung der Geschäftsführung
Unterstützung durch Digitalisierung und Entlastung von administrativen Aufgaben
Digitale Anwendungen können zum Einsatz kommen, um Bettenkapazitäten, personelle Ressourcen, Aufnahmen, Entlassungen sowie Diagnostik- und OP-Kapazitäten im Blick zu haben. So kann beispielsweise im Krankenhausinformationssystem im Belegungskalender eingesehen werden, wo was frei oder belegt ist.
Der Einsatz von Frühwarnsystemen kann zum Beispiel darauf hinweisen, wenn geplante Operationen verschoben werden müssen oder ein/-e bestellte/-r Elektivpatient/in nicht zum Termin erschienen ist, damit im Belegungsmanagement schnellstmöglich koordinierende Maßnahmen eingeleitet werden können, um die Ineffizienz im Klinikbetrieb zu vermeiden.
Von einem Zentralen Belegungsmanagement können zudem auch die Ärzteschaft und die Mitarbeiter/-innen der Stationen und Sekretariate profitieren: Die Organisationsstruktur entlastet sie von zahlreichen administrativen Aufgaben, sodass mehr Zeit für das Wesentliche, nämlich die Versorgung der Patienten/-innen, bleibt.
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