Wie Personaler/innen im Gesundheitswesen richtig absagen

Die Ablehnung von Bewerbern/-innen ist für Personalverantwortliche oft eine unvermeidliche, aber dennoch schwierige Aufgabe. Die Art und Weise, wie Absagen formuliert werden, kann einen erheblichen Einfluss auf das Ansehen eines Krankenhauses oder Pflegeheimes und die Beziehung zu potenziellen Kandidaten/-innen haben. Eine professionelle und respektvolle Absage ist daher von großer Bedeutung, um den Bewerbern/-innen gegenüber Wertschätzung zu zeigen und das Krankenhausimage zu wahren. In diesem Zusammenhang ist es entscheidend, dass Personalverantwortliche über die richtigen Techniken und Strategien verfügen, um Absagen angemessen zu kommunizieren.

Dieser Artikel zeigt auf, wie Personalverantwortliche richtig absagen können, um sowohl den Bewerbern/-innen als auch dem Krankenhaus oder Pflegeheim gerecht zu werden. Es werden verschiedene Aspekte ausgeführt, u.a. die Auswahl der richtigen Kommunikationsmethode, die Berücksichtigung individueller Umstände und die Betonung von Wertschätzung und konstruktivem Feedback.

Warum eine richtige Absage wichtig ist

Eine richtige Absage ist wichtig, um das Ansehen des Krankenhauses oder Pflegeheims zu wahren, Bewerbern/-innen Wertschätzung entgegenzubringen und langfristige Beziehungen aufzubauen. Eine respektvolle und professionelle Absage zeigt, dass das Krankenhaus oder Pflegeheim die Zeit und Bemühungen der Bewerber/innen schätzt und eine positive Unternehmenskultur pflegt. Absagen sind außerdem generell enttäuschend für Bewerber/innen. Eine korrekte Absage zeigt, dass ihre Bewerbung respektvoll geprüft und behandelt wurde. Eine angemessene Absage mit individuellen und konstruktiven Rückmeldungen kann Bewerbern/-innen helfen, ihre Stärken und Schwächen zu erkennen und ihre zukünftigen Chancen zu verbessern.

Eine richtige Absage zeigt außerdem, dass das Krankenhaus oder Pflegeheim ethische Standards und den Respekt gegenüber Bewerbern/-innen hochhält. Dies kann das Vertrauen in den/die spezifischen Arbeitgeber/in im Gesundheitswesen stärken und potenzielle medizinische Talente dazu ermutigen, sich später auf eine andere Stelle zu bewerben. Professionelle Behandlung kann sich auch positiv auf das Employer Branding des Krankenhauses oder Pflegeheims auswirken: Bewerber/innen, die gute Erfahrungen mit einer Absage gemacht haben, können dies weitererzählen und dadurch das Interesse potenzieller Bewerber/innen an einer Zusammenarbeit mit dem Krankenhaus oder Pflegeheim wecken.

Mentale Vorbereitung für Personaler/innen

Absagen sind nicht nur unangenehm für die Bewerber/innen, sondern auch für die Personalverantwortlichen, die diese schlechte Nachricht überbringen müssen. Personalverantwortliche sollten sich daher mental auf Absagen vorbereiten, um in der Lage zu sein, die Aufgabe professionell und einfühlsam zu bewältigen. Durch die mentale Vorbereitung können sie die Aufgabe respektvoll erfüllen, ohne sich dabei selbst zu großem mentalem Stress auszusetzen.

Reflexion

Personalverantwortliche sollten sich bewusst machen, dass Absagen ein natürlicher Bestandteil des Rekrutierungsprozesses sind und nicht als persönlicher Angriff auf die Bewerber/innen betrachtet werden sollten. Man hat nichts gegen den/die Bewerber/in persönlich, sondern überbringt nur den Wunsch des/-r Arbeitgebers/-in im Gesundheitswesen, für den/die man arbeitet. Es kann hilfreich sein, die Bedeutung dieser Aufgabe zu reflektieren und die eigene Einstellung zu überprüfen, um eine positive und respektvolle Haltung zu bewahren.

Empathie entwickeln

Die Fähigkeit, sich in die Lage der Bewerber/innen hineinzuversetzen und ihre Gefühle zu verstehen, ist entscheidend. Personalverantwortliche sollten sich bewusst machen, dass Bewerber/innen viel Zeit, Mühe und Hoffnungen in ihre Bewerbungen investieren. Durch Empathie können Personalverantwortliche angemessene Worte und Handlungen wählen, um den Bewerbern/-innen Respekt und Wertschätzung entgegenzubringen.

Vorbereitung auf mögliche Reaktionen

Bewerber/innen können höchst unterschiedlich auf Absagen reagieren. Einige können enttäuscht oder frustriert sein, während andere Fragen haben oder ein genaueres Feedback anfordern. Personalverantwortliche sollten sich auf diese verschiedenen Reaktionen einstellen und überlegen, wie sie angemessen und professionell darauf reagieren können. Dies beinhaltet z.B. die Vorbereitung von klaren und transparenten Begründungen für die Absage sowie die Bereitstellung von konstruktivem Feedback, falls gewünscht.

Selbstpflege

Absagen können trotz aller mentaler Vorbereitung auch für die Personalverantwortlichen emotional belastend sein. Es ist daher wichtig, auf die eigene mentale Gesundheit zu achten und Mechanismen zur Selbstpflege zu entwickeln. Dies kann beispielsweise regelmäßige Pausen, den Austausch mit Kollegen/-innen oder Vorgesetzten, das Verfolgen von positiven Aktivitäten außerhalb der Arbeit oder das Nutzen von anderen (ggf. professionellen) Unterstützungsressourcen beinhalten.

Tipps für eine professionelle und respektvolle Absage

Die richtige Art der Absage kann nicht nur das Ansehen eines Krankenhauses oder Pflegeheims stärken, sondern auch die Beziehungen zu Bewerbern/-innen aufbauen und langfristige Vorteile für die Personalbeschaffung bieten. Personalverantwortliche können hier sehr viel tun, um Bewerbern/-innen Absagen auf eine menschliche und wertschätzende Weise zu überbringen und sie gleichzeitig für die Zukunft zu motivieren.

Professioneller Ton

Absagen sollten in einem professionellen und höflichen Ton formuliert werden. Eine klare, höfliche und respektvolle Sprache ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und das Image des Krankenhauses oder Pflegeheim zu wahren. Negative oder herabsetzende Bemerkungen sollte man vermeiden und stattdessen Wertschätzung für die investierte Zeit des/-r Bewerbers/-in zum Ausdruck bringen. Die Formulierung sollte außerdem klar und deutlich sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Ein freundlicher und professioneller Tonfall vermittelt Vertrauen und Respekt. Die Vermeidung von Standardfloskeln ist ebenfalls wichtig, und man sollte auf spezifische Details der Bewerbung eingehen und den/die Bewerber/in wissen lassen, dass man sich die Zeit genommen hat, die Bewerbung sorgfältig zu prüfen.

Vertraulichkeit wahren

Die Wahrung der Vertraulichkeit ist von entscheidender Bedeutung, um das Vertrauen der Bewerber/innen zu erhalten und den guten Ruf des Krankenhauses oder Pflegeheims zu schützen. Personalverantwortliche sollten daher darauf achten, sensible Informationen vertraulich zu behandeln und keine privaten Details des/-r Bewerbers/-in in der Absage zu erwähnen. Kurz: Der Datenschutz sollte unbedingt gewährleistet sein. Dies beinhaltet keine unbefugte Weitergabe von Informationen an unbefugte Personen oder interne Mitarbeiter/innen, die nicht direkt in den Bewerbungsprozess involviert sind. Es ist auch nach Abschluss des Bewerbungsprozesses unbedingt sicherzustellen, dass Bewerberdaten sicher und geschützt aufbewahrt werden. Dies umfasst sowohl physische Unterlagen als auch elektronische Daten.

Möglichkeit für Nachfragen bieten

Es kann hilfreich sein, den Bewerbern/-innen die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen oder weitere Informationen anzufordern. Dies zeigt Offenheit und Interesse am/an der Bewerber/in und ermöglicht eine klare Kommunikation. Personaler/innen sollten Offenheit signalisieren und deutlich machen, dass sie für Rückfragen oder weitere Informationen offen sind und die Bewerber/innen ermutigen, Fragen zu stellen, falls sie Unklarheiten haben oder weitere Einzelheiten zu Ihrer Entscheidung benötigen. Man sollte dafür ein angemessenes Zeitfenster festlegen, innerhalb dessen Bewerber/innen Fragen stellen können, z.B. innerhalb von einer Woche nach Erhalt der Absage. Aufkommende Fragen und Anliegen sollten mit Höflichkeit, Geduld, Professionalität und Respekt behandelt werden. Diese Gelegenheit kann man gut nutzen, um dem/der Bewerber/in ggf. zukünftige oder alternative Möglichkeiten im Krankenhaus oder Pflegeheim aufzuzeigen.

Bewerberdaten pflegen

Es ist wichtig, die Daten der Bewerber/innen ordnungsgemäß zu pflegen und zu verwalten, um eine reibungslose Kommunikation und ggf. eine erneute Kontaktaufnahme in der Zukunft zu ermöglichen. Datenschutzbestimmungen sollten dabei stets beachtet und die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Dazu kann man eine eigene Datenbank oder ein Bewerbermanagementsystem nutzen, um Bewerberdaten systematisch zu erfassen und zu organisieren. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung und schnellen Zugriff auf relevante Informationen. Detaillierte Notizen über jede/n Bewerber/in zu dokumentieren hilft dabei, wichtige Informationen festzuhalten, wie z.B. spezielle Fähigkeiten oder Qualifikationen.

Zeitnahe Kommunikation

Im heißen Wettbewerbsmarkt des Gesundheitswesens kann eine schnelle Kommunikation mit Bewerbern/-innen dazu beitragen, dass man sich von anderen Arbeitgebern/-innen abhebt. Personalverantwortliche sollten Absagen daher so schnell wie möglich kommunizieren, auch um den Bewerbern/-innen Gewissheit zu geben und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich auf andere Optionen zu konzentrieren. Verzögerungen in der Kommunikation können zu Frustration und Unsicherheit führen und wirken unprofessionell. Durch eine schnelle Rückmeldung signalisiert man den Bewerbern/-innen, dass man ihr Interesse und ihre Zeit wertschätzt. Sie baut außerdem eine positive Unternehmensreputation auf: Bewerber/innen, die eine gute Erfahrung mit dem Krankenhaus oder Pflegeheim gemacht haben, empfehlen dieses ggf. an Kollegen/-innen weiter oder ziehen es später erneut für eine erneute Bewerbung in Betracht.

Individuelle Ansprache

Eine personalisierte Absage, die explizit auf die spezifischen Bewerbungsunterlagen und Erfahrungen des/der Bewerbers/-in eingeht, zeigt Wertschätzung und Respekt. Indem man auf individuelle Details eingeht, demonstriert man Interesse an den Bewerbern/-innen und deren Relevanz für die Position. Dies fördert Vertrauen und Glaubwürdigkeit, da Bewerber/innen erkennen, dass ihre Bewerbung gründlich geprüft wurde. Personalverantwortliche sollten daher spezifische Details erwähnen, die ihnen positiv aufgefallen sind und die Anstrengungen des/der Bewerbers/-in würdigen. Man sollte die Absage also so persönlich wie möglich gestalten und nicht auf Standardfloskeln zurückzugreifen.

Geeignete Methode wählen

Es wird empfohlen, die Kommunikationsmethode sorgfältig auszuwählen, je nachdem, wie weit der/-ie Bewerber/in im Bewerbungsprozess fortgeschritten ist. In einigen Fällen kann dazu ein persönliches oder ein Telefongespräch angemessen sein, um dem/-r Bewerber/in die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen und Feedback zu erhalten. In anderen Fällen kann eine gut formulierte E-Mail ausreichen. Egal welchen Weg man wählt, die Kommunikation sollte stets freundlich, respektvoll und professionell sein.

Transparente Begründungen

Eine transparente Begründung für die Absage ist wichtig, um dem/-r Bewerber/in ein besseres Verständnis für die Entscheidung zu ermöglichen. Konstruktives Feedback kann Bewerbern/-innen helfen, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse zu verbessern und ihre Chancen in zukünftigen Bewerbungsverfahren zu erhöhen. Dies erreicht man am besten mit klaren und präzisen Formulierungen. Bewerber/innen schätzen Ehrlichkeit und Authentizität, und wenn z.B. fehlende Erfahrung oder nicht übereinstimmende Qualifikationen zur Absage geführt haben, sollte man das offen sagen. Dabei sollten diese Begründungen aber zwingend frei von diskriminierenden oder rechtswidrigen Elementen sein; sonst kann es unter Umständen im schlimmsten Fall sogar juristische Probleme geben.

Positive Beziehungspflege

„Man sieht sich im Leben immer zweimal“, heißt es im Volksmund. Das gilt auch in Bewerbungsverfahren im Gesundheitswesen. Auch wenn eine Bewerbung abgelehnt wurde, ist es daher ratsam, die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen zu halten. Personalverantwortliche sollten das Interesse an einer Zusammenarbeit in der Zukunft betonen und Bewerbern/-innen nahelegen, sich über weitere Karrieremöglichkeiten im Krankenhaus oder Pflegeheim auf dem Laufenden zu halten. Daher sollte man auch keinesfalls vergessen, sich bei den Bewerbern/-innen abschließend für ihre Zeit, ihre Bewerbung und ihr Engagement bedanken.

Fazit

Eine professionelle und respektvolle Absage ist von großer Bedeutung, um das Ansehen eines Krankenhauses oder Pflegeheims zu wahren und langfristige Beziehungen zu Bewerbern/-innen aufzubauen. Personalverantwortliche sollten sich zuvor mental auf Absagen vorbereiten, indem sie Empathie entwickeln, klare Kommunikationsstrategien nutzen und auf eine zeitnahe und individuelle Ansprache achten. Durch transparente Begründungen und konstruktives Feedback können Bewerber/innen ihr Verständnis verbessern und ihre zukünftigen Chancen erhöhen. Wichtig ist auch, die Vertraulichkeit zu wahren und Bewerbern/-innen die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen. Durch eine positive Beziehungspflege kann eine Absage dennoch zu einem potenziellen Wiedersehen in der Zukunft führen.

Indem Personalverantwortliche diese Richtlinien befolgen, können sie Absagen auf eine professionelle und wertschätzende Weise gestalten, die sowohl den Bewerbern/-innen als auch dem Krankenhaus oder Pflegeheim gerecht wird.