Es gibt schönere Aufgaben, als Absagen zu erteilen. Niemand überbringt gerne schlechte Nachrichten, doch als Unternehmen kommt man da leider nicht drumherum. Wie es gelingt, dass sich Bewerber respektvoll und wertschätzend behandelt fühlen und nicht mit einer knallharten Abfuhr konfrontiert werden, Personalabteilungen aber gleichzeitig auch den rechtlichen Rahmen einhalten, wird im folgenden Artikel erklärt. Beispiele für die richtige Formulierung und worauf man lieber verzichten sollte, gibt es ebenfalls – damit nichts mehr schiefgehen kann.
Warum es wichtig ist, abzusagen und Feedback zu geben
Nicht nur die Formulierung und Art der Absage ist wichtig – überhaupt eine Absage zu verfassen, hinterlässt immer einen besseren Eindruck, als den Bewerber im Ungewissen zu lassen und sich nicht mehr zu melden. Schließlich sind Bewerber auch Menschen, die mit dem Unternehmen interagieren und Freunden und Bekannten darüber berichten, wie der Bewerbungsprozess und der gesamte Kontakt abgelaufen ist. Auch über Bewertungsportale und Foren tauscht man sich im Internet aus – daher sollte man sich immer die Zeit nehmen, jedem Bewerber ein angemessenes Feedback zu geben. Das zeigt auch, dass die Kandidaten dem Unternehmen wichtig sind und das Interesse an dem Job gewürdigt wird. Den Bewerbern also Dank auszusprechen, weil sie Zeit und Arbeit in die Bewerbung investiert haben, sollte in der Unternehmensphilosophie fest verankert sein – auch, wenn die Bewerbungsflut noch so groß ist.
Absage-Form je nach Bewerbungsphase
Es ist oftmals üblich, die Absage per Mail oder Post zu verschicken – besonders dann, wenn Bewerber direkt nach Einsendung oder einem Telefon-Interview aus dem weiteren Prozess ausscheiden und für die Stelle nicht in Frage kommen. Eine Absage muss aber nicht immer per Mail oder schriftlich erfolgen – bei Bewerbern, die zum Vorstellungsgespräch erschienen sind und man besser kennengelernt hat, kann durchaus auch mal eine telefonische Absage in Betracht gezogen werden. Diese Variante mag zwar emotionaler sein, hinterlässt aber einen positiven Eindruck und zeigt, dass das Unternehmen nochmal an einem persönlichen Gespräch und Abschluss interessiert ist.
Den Bewerbern trotz Absage Wertschätzung entgegenbringen
Niemand wird gerne abgelehnt, daher sollten Unternehmen immer ihr Bedauern darüber ausdrücken, dass Bewerber die Stelle nicht erhalten haben – egal, für welche Absagevariante man sich entscheidet. Es ist ja doch so, dass viele Bewerber eine Absage sehr schnell persönlich nehmen. Dabei liegt es oft gar nicht an ihnen, das Profil passt einfach nicht so gut auf den zu besetzenden Job. Daher ist es wichtig, Mut zu machen und sie auf andere Möglichkeiten hinzuweisen – vielleicht kann ihnen sogar eine andere Stelle in dem gleichen Unternehmen angeboten werden.
Der rechtliche Rahmen
Auch, wenn man Empathie entgegenbringen und ein Feedback abgeben will, ist es gleichzeitig wichtig, auf das AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) zu achten. Es sollten daher Formulierungen, wie „Sie waren uns zu unerfahren.“ vermieden werden. Diese könnten schon eine Diskriminierung wegen des Alters darstellen und zur Klage führen. Ebenfalls sind Begründungen aufgrund der Ethnie, des Geschlechts, Behinderungen, Religion oder sexuellen Orientierung verboten. Man muss also ganz genau darauf achten, wie man sein Feedback verfasst. Außerdem sollte sich immer auf das Positive konzentriert und eine Empfehlung ausgesprochen werden. So vermeidet man eine knallharte Absage, die verletzen könnte.
Terminierung der Absage
Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Absage? Man sollte nicht sofort, nachdem man sich entschieden hat oder direkt eine Stunde nach dem Vorstellungsgespräch absagen, aber natürlich auch nicht zu lange damit warten. Sie sollte zeitnah geschehen – dabei gilt ein Zeitraum von ein bis maximal vier Tagen, nachdem der Bewerber ausgeschieden ist, als angemessen.
Mit dem Bewerber in Kontakt bleiben
Erhält der Bewerber eine Absage, ist aber dennoch qualifiziert, können die Daten gespeichert und im Talent-Pool aufgenommen werden. Holt man sich die Erlaubnis ein, kann man damit gleichzeitig Mut machen. Die meisten Bewerber freuen sich darüber, denn auch sie sind daran interessiert, jederzeit attraktive Jobchancen- und -angebote zu erhalten.
Die richtige Formulierung
Bei der Formulierung der Absage sollte darauf geachtet werden, dass sie persönlich ist und auch zu der Sprache des Unternehmens passt – Authentizität zahlt sich immer aus. Da gibt es natürlich Unterschiede zwischen Start-ups mit jungen Berufseinsteigern, die ein lässiges Image pflegen und sich duzen, und einem gestandenen Unternehmen, das erfahrenen Fachleuten absagt. Auch bei Azubis wählt man eine andere Ausdrucksform. Außerdem fallen die Formulierungen unterschiedlich aus, je nachdem wie weit die Bewerber in dem Prozess gekommen sind.
Betreffzeile
Wichtig ist, dass die Bewerber direkt zuordnen können, um welches Unternehmen und welche Stelle es sich handelt. Das sollte schon direkt in der Betreffzeile der Absage ersichtlich sein. Schließlich werden sich die Kandidaten auch noch auf andere Stellen beworben haben und so bleibt es für sie übersichtlich. Je nach Erfahrung und Unternehmenssprache könnte die Betreffzeile so lauten:
„Deine Bewerbung auf die Stelle … bei (Unternehmensname)“ oder „Ihre Bewerbung als (Jobtitel)“. Bei Azubis und Berufseinsteigern kann die Mail oder das Schreiben auch mit einem „Es tut uns leid …“ eingeleitet werden.
Sich für das Interesse und die Zeit bedanken
Die Absage sollte immer mit wertschätzenden Worten beginnen. Man kann sich für die Bewerbung bedanken und die Freude darüber bekundeen, dass die Bewerber sich für genau dieses Unternehmen entschieden haben. Das könnte wie folgt aussehen:
„Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und haben Ihre Unterlagen sorgfältig und mit Begeisterung gesichtet.“ oder „Wir freuen uns, dass Du dir unser Unternehmen für Deinen Berufseinstieg ausgesucht hast. Wir bedanken uns für Deine Bewerbung und die Zeit, die Du investiert hast.“
Bei Bewerbern, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen waren, wählt man Formulierungen wie „Wir bedanken uns für die Zeit, die Du Dir/Sie sich für das Interview genommen hast/haben und das angenehme Gespräch. Wir konnten einen sehr positiven Eindruck von Dir/Ihnen gewinnen.“
Klare Absage mit Begründung
Die Absage sollte klar herauszulesen sein und, wenn möglich, auch immer begründet werden. Dabei sollte man darauf achten, dass man nicht gegen das AGG verstößt.
„Uns haben viele Bewerbungen erreicht und die Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen. Wir haben uns schließlich für einen anderen Kandidaten entschieden und müssen Ihnen/Dir heute leider absagen.“ oder „Ein anderer Bewerber mit Zusatzqualifikationen hat uns überzeugt, sodass wir Dir/Ihnen leider keine Stelle anbieten können.“
Wohlwollende Wünsche
Nachdem man die Absage formuliert hat, sollte man das Positive hervorheben und den Bewerbern Mut machen.
„Seien Sie/Sei bitte nicht enttäuscht, dass es dieses Mal nicht geklappt hat. Wir sind uns sicher, dass Sie/Du ganz bald eine passende Stelle finden wirst. Bei Ihren/Deinen Fähigkeiten wird das sicherlich nicht lange dauern. Wir wünschen Ihnen/Dir alles Gute für den weiteren Weg.“
Option anbieten, die Bewerber in den Talent-Pool aufzunehmen
Die Bewerbungen qualifizierter Bewerber kann man speichern und bei weiteren Stellenausschreibungen berücksichtigen. Das könnte so lauten:
„Wir würden Deine/Ihre Daten gerne speichern und in unserem Talent Pool aufnehmen. Sollten wir demnächst wieder eine Stelle zu vergeben haben, würden wir uns bei Dir/Ihnen melden. Sag/Sagen Sie uns gern Bescheid, ob Du/Sie damit einverstanden bist/sind.“
Bewerber über den Datenschutz aufklären
Nach dem Bundesdatenschutzgesetz muss man Daten, welche die Bewerber übermittelt haben, nach zwei Monaten löschen. Jede längere Speicherung muss vom Bewerber genehmigt werden. Auch dies sollte man transparent kommunizieren:
„Ihre Bewerbungsdaten werden entsprechend des Bundesdatenschutzgesetztes nach zwei Monaten gelöscht …“
Fazit
Niemand erteilt gerne Absagen. Doch mit den richtigen Formulierungen zeigt man den Bewerbern Respekt und Wertschätzung. Dies gibt nicht nur den abgelehnten Bewerbern ein besseres Gefühl, sondern zahlt auch auf die Reputation des Unternehmens ein. Und wer weiß, nur, weil ein Bewerber nicht zu 100 Prozent auf die gerade ausgeschriebene Stelle gepasst hat, heißt das ja nicht, dass man nicht in Zukunft anderweitig zusammen kommen kann.
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