Praxisbuchhaltung

Die eigene Praxis: 10 typische Fehler bei der Praxisbuchhaltung

Wenn Sie Ihre eigene Arztpraxis besitzen oder gründen möchten, kommen Sie nicht umhin, sich neben dem medizinischen Bereich auch mit Buchhaltung und anderen betriebswirtschaftlichen Grundlagen auseinanderzusetzen. Bei einer solchen selbstständigen Tätigkeit können natürlich Fauxpas bei steuerlich relevanten Prozessen passieren. Zehn typische Anfängerfehler und wie Sie diese vermeiden können, lesen Sie im Folgenden.

  1. Abrechnung ohne professionelle Hilfe machen

Als Arzt, der Inhaber einer Praxis ist oder eine solche gründen möchte, stehen natürlich die Patienten und die Medizin im Vordergrund. Betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind oft nur in eingeschränktem Maße vorhanden. Fehler wie zum Beispiel das falsche Abrechnen von Leistungen ziehen aufwändige Korrekturen, Mehrarbeit und zusätzliche Kosten nach sich. Deshalb ist es sinnvoll, zur Unterstützung bei kaufmännischen Angelegenheiten einen Steuerberater oder Buchhalter zu engagieren sowie professionelle Software für die Buchführung zu verwenden.

  1. Betriebliche und private Kontoführung nicht trennen

Wenn Sie Geld vom Praxiskonto für private Zwecke (wie etwa ein Zeitungsabonnement oder den Lebensmitteleinkauf) ausgeben, kann das bei einer Betriebsprüfung problematisch sein. Denn damit der Saldo stimmt, müssen auch diese Privatausgaben verbucht werden. Außerdem erkennt das Finanzamt möglicherweise Zinsausgaben nicht an, wenn es unklar ist, ob diese privat oder betrieblich entstanden sind. Empfehlenswert ist daher, Privat- und Geschäftskonto sowie die jeweiligen Ausgaben zu trennen. Dies sorgt für geringeren Organisationsaufwand und mehr Übersichtlichkeit.

  1. Schlechtes Zeitmanagement

Die Steuererklärung nimmt Zeit in Anspruch; vor allem wenn Sie einzelne Belege erst noch finden müssen. Sie sollten daher die Ablage gut organisieren und mit der Vorbereitung auf die Steuererklärung frühzeitig beginnen. Bei einer Betriebsprüfung können Sie anhand dieser Checkliste im Vorfeld nachsehen, ob Ihre Unterlagen vollständig sind und was Sie noch erledigen müssen.

  1. Betriebswirtschaftliche Daten selbst oder gar nicht analysieren

Für Sie als Praxisinhaber oder –gründer kann es schwer sein, einzuschätzen, ob Sie auf lange Sicht genug erwirtschaften. Dementsprechend durchaus sinnvoll ist es, bei der Analyse der betriebswirtschaftlichen Daten sowie der Kosten- und Erlösstruktur einen externen Berater zu konsultieren.

  1. Nicht die wesentlichen Dokumente parat haben

Unpraktisch sowie zeitintensiv ist es, wenn Sie nicht wissen, welche Dokumente für das Finanzamt zwingend erforderlich und welche überflüssig sind. Wenn Sie dies vorab klären, vergeudet der Buchhalter oder Betriebsprüfer keine Zeit damit, überflüssige Dokumente auszusortieren oder Fehlendes zu organisieren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Belege beträgt 10 Jahre. Diese sollten Sie dringend einhalten. Elektronische Daten müssen Sie zudem im Original abspeichern.

  1. Zu hohe private Ausgaben

Für Sie als Inhaber kann es (nicht nur bei der Gründung) schwierig sein, einen Überblick über die eigenen Finanzen zu behalten. Dann kommt es möglicherweise zu übersteigerten privaten Ausgaben. Wichtig ist demnach eine solide Liquiditätsplanung. Sie sollten unbedingt regelmäßig den Umsatz sowie die Ausgaben überprüfen und im Auge behalten, ob die Praxis alle Kosten (wie Fixkosten, Lebensunterhalt, Kredite) decken kann.

  1. Konten nicht regelmäßig kontrollieren

Sie als Geschäftskunde sollten Ihre Kontoauszüge regelmäßig auf Unstimmigkeiten überprüfen. Beispielsweise bei Lastschrifteinzügen, mit denen Sie nicht einverstanden sind, müssen Sie (anders als Privatkunden, die dafür bis zu dreizehn Wochen Zeit haben), so schnell wie möglich eine Rückbuchung veranlassen.

  1. Unüberlegt investieren

Auch wenn die Praxis genügend Umsatz macht, ist es nicht ratsam, unüberlegt zu investieren, um Steuern zu sparen. Es gibt Steuersparmodelle, die Sie vorab wirtschaftlich beurteilen oder beurteilen lassen sollten. Es gilt: Investitionen sollten Sie nicht vornehmen, wenn Sie ausschließlich die Gewinnermittlung beeinflussen möchten.

  1. Entwicklung nicht beobachten

Sie sollten unbedingt langfristig die Entwicklung der Praxis überwachen. Dazu dient die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Sie falls nötig mit Ihrem Steuerberater besprechen können. Auf dieser Auswertung der Buchführung basieren Personal-, Liquiditäts- und Investitionsentscheidungen.

  1. Schlechte Steuerplanung

Steuern müssen in der Regel pünktlich gezahlt werden. Bei schlechter Planung kann es dazu kommen, dass zu diesem Zeitpunkt das nötige Geld nicht vorhanden ist. Deshalb macht es Sinn, immer Reservekapital als Puffer parat zu haben.

Fazit

Für Praxisgründer und –inhaber gibt es demnach auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht einiges zu beachten. Es ist generell empfehlenswert, einen Profi wie zum Beispiel einen Steuerberater oder einen Buchhalter zu konsultieren. Dieser kann in den meisten Fällen Auskunft geben und übernimmt viele wichtige Aufgaben. Allerdings sollten Sie als Inhaber sich trotzdem einige kaufmännische Grundlagen aneignen und diese an Ihre Mitarbeiter weitergeben, die Praxisfinanzen im Blick haben sowie nicht unüberlegt Geld ausgeben oder investieren. Dann steht dem wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Arztpraxis nicht mehr viel im Weg!

Bildnachweis: ©  ldutko / Shutterstock

Durch | 08.11.2017 | Allgemein, Partner | 0 Kommentar

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