Praxisverwaltung Dank Softwarelösungen Kein Problem

Praxisverwaltung: Dank Softwarelösungen kein Problem

In einer Arztpraxis fallen neben Patientengesprächen noch viele andere Tätigkeiten an. Der Bestand will verwaltet und das Personal sinnvoll eingeteilt werden. Die richtige Software erleichtert dabei den Praxisalltag, sodass man das Hauptaugenmerk auf die Versorgung der Patienten legen kann. Aber welche Programme sind überhaupt wichtig?

Tipps für den Start

Egal ob man die Praxis neu gegründet hat oder umstrukturieren möchte, man sollte die Abläufe und Gegebenheiten genau kennen. Fallen zum Beispiel überdurchschnittliche Praxiskosten an? Dann sollte man eine umfassende betriebswirtschaftliche Analyse durchführen. Es lohnt sich, einen Blick in die Finanzbuchhaltung zu werfen, am besten in Kooperation mit einem professionellen Steuerberater. Auch eine Umfrage unter den Patienten kann sinnvoll sein. Sind diese zufrieden? Wo liegen die Schwachstellen? Ist das Personal zuvorkommend oder fallen zum Beispiel lange Wartezeiten an? So kann man den Zustand der Praxis richtig einschätzen und daraus eventuellen Handlungsbedarf ableiten.

Warum Software einsetzen?

Eine Software hilft bei der Verwaltung und Organisation der Praxis. Sie erleichtert betriebliche Tätigkeiten, die neben dem Patientenkontakt noch anfallen. Man kann Arbeitsabläufe optimieren und die Praxis so ökonomischer machen. Es gibt besondere Programme für Nischenbereiche, etwa Zahnärzte oder Heilpraktiker. Meist fährt man aber gut mit einem umfassenden ERP-System. ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und zielt darauf ab, Waren, Kapital sowie Personal effizient zu verwalten. Ein solches Programm deckt viele anfallende Arbeiten in einer Arztpraxis ab. Wer Genaueres wissen möchte, kann sich in diesem Online-Guide informieren. Zusätzlich kann man über spezielle Zeitmanagement-Tools nachdenken. Softwareprogramme in einer Arztpraxis einzusetzen, hat viele Vorteile:

  • Optimiertes Bestandsmanagement: Waren verwalten und rechtzeitig bestellen
  • Einfache Patientenverwaltung: Stamm- und Abrechnungsdaten
  • Rechtssichere Dokumentation
  • Platzersparnis durch Digitalisierung
  • Unkomplizierte Ressourcenplanung: Räume, Geräte, Dokumente
  • Erhöhung der Produktivität
  • Besserer Patientenservice
  • Effizientes Zeitmanagement
  • Verkürzte Wartezeiten

Die Verwaltung meistern

Der Praxisalltag besteht nicht nur aus Untersuchungen und Patientenkontakt. Im Hintergrund laufen viele verwalterische Tätigkeiten ab. Branchenspezifische ERP-Systeme decken viele Bereiche ab:

  • Elektronische Patientenakten
  • Abrechnung mit Krankenkassen
  • Abwicklung des Schriftverkehrs
  • Dokumentation der Behandlungen
  • Lohn- und Honorarabrechnung

Es ist essentiell, dass eine neue Software folgende Eigenschaften hat:

  • Anwender-Freundlichkeit
  • Logischer Aufbau
  • Intuitive Bedienung
  • Zuverlässigkeit

Es ist essentiell, dass das Programm aktuelle steuerrechtliche Vorgaben erfüllt. Zudem sollte man sich vor der Anschaffung Gedanken über zukünftige Anforderungen machen. Kann man das Programm flexibel darauf anpassen?

Tipp für die Einführung: Führt man eine neue Software ein, sollte man immer die anderen Praxismitarbeiter einbeziehen. Am besten holt man sich vorab das Einverständnis, testet die Demo-Version und gibt eine kleine Schulung. So stellt man sicher, dass neue Verwaltungsprogramme nicht zu Störungen des Arbeitsablaufs führen.

Wichtig ist auch gutes Zeitmanagement

Personal richtig einsetzen
Die Zeiten von fehlerbehafteten oder verloren gegangenen Stundenzetteln sind vorbei. Einsatzplanung gestaltet sich mit einem professionellen Zeitmanagement-Programm sehr angenehm. Ist das Personal sinnvoll eingeteilt, entstehen weniger Engpässe. Ein solches Tool erfasst die Arbeitszeit und kann dies gleich für die Stundenabrechnung oder die Berechnung von Zeitausgleichstagen nutzen. So ist die Dienstplanung übersichtlich.

Termine planen
Effektive Terminplanung trägt zur Wirtschaftlichkeit einer Praxis bei. Sie vermindert die Wartezeit, sodass der Besuch für die Patienten viel angenehmer wird. Außerdem erhöht sie die Chance, dass Ärzte und Medizinische Fachangestellte pünktlich Feierabend machen können. Das kann in der Folge positive Auswirkungen auf das Arbeitsklima haben. Es ist also durchaus sinnvoll, sich einen elektronischen Terminkalender zuzulegen. Auf diesen hat man in jedem Raum Zugriff. Termine einzustellen, zu ändern oder zu finden ist sehr einfach. Ebenso kann man die Auslastung der Praxis unkompliziert überwachen. Des Weiteren gibt es spezielle Tools für das Online-Terminmanagement mit praktischen Vorteilen. Patienten können sich den für sie passenden Termin selbst aussuchen. Die Zeit, die man sonst mit der Planung am Telefon verbracht hätte, kann man dann anderweitig nutzen.

Tipps für mehr Pünktlichkeit: Das Wartezimmer ist voll und dann kommt ein Patient zu spät? Solche sowie ähnliche Situationen sind keine Seltenheit und fürs Personal ebenso wie für die Patienten lästig. In gewissem Umfang kann man solche Verspätungen vermeiden. Wenn Patienten oft lange warten müssen, kommen sie möglicherweise zu Folgetermin nicht immer rechtzeitig. Pünktlicher Praxisbetrieb hängt also auch vom Arzt ab. Termintreue sollte auf beiden Seiten funktionieren. Erinnerungsanrufe oder -Mails am Vortag können ebenfalls helfen.

Fazit: Mit Software zum Erfolg

Eine Arztpraxis zu verwalten, ist eine Herausforderung. Deshalb ist es sinnvoll, sich Hilfe in digitaler Form zu holen. Verschiedene Softwareprogramme unterstützen Ärzte und Medizinische Fachangestellte bei der täglichen Arbeit. Spezielle ERP-Systeme und Zeitmanagement-Tools erleichtern die Verwaltung erheblich. Dabei sparen sie Zeit und Kosten.

©/shutterstock

Durch | 07.09.2018 | Partner | 0 Kommentar

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