Backoffice Arztpraxis

Das Backoffice einer Arztpraxis

Wenn Patienten eine Arztpraxis besuchen, sehen sie in erster Linie nur das Frontoffice. Sie gehen zur Rezeption, um sich anzumelden, Rezepte abzuholen oder einen Termin zu vereinbaren. Anschließend warten sie im Wartezimmer, bis sie aufgerufen und zum Arzt in den Behandlungsraum geführt werden. Anschließend verlassen sie die Praxis wieder. Im Grunde genommen liegt das Interesse der Patienten auf genau diesem Vorgang: Anmelden, warten, behandelt werden. Was jedoch im Hintergrund geschieht, ist ihnen meist nicht bewusst. Von der Kundenpflege bis zur Buchhaltung – das sind die Aufgaben im Backoffice.

Bestellungen und Materialwirtschaft

Jeder Arzt hat in seiner Praxis verschiedene Medikamente gelagert. Meistens handelt es sich um Probepackungen für die Patienten. Das können spezielle Pflegeprodukte für Hauterkrankungen, diverse Pillenpackungen oder Tropfen sein. Hinzu kommen die Behandlungsmaterialien wie Verbandszeug, Spritzen, Becher oder Handschuhe. Alles das sollte selbstverständlich immer vorrätig sein. Um dies zu gewährleisten, müssen die Mitarbeiter regelmäßig den Bestand prüfen und anschließend die Bestellungen an Apotheker oder Hersteller rausschicken. Hinzu kommt die Tatsache, dass Zulieferer wechseln können. Das bedeutet wiederum einen erhöhten Mehraufwand. Denn die Angestellten müssen in solchen Fällen Preise vergleichen und eine Alternative finden.

Abrechnungen und Lohnbuchhaltung

In der Regel arbeiten die Mitarbeiter einer Arztpraxis nicht für umsonst. Das bedeutet, dass sich die Angestellten des Bachoffice ebenfalls um deren Löhne und Gehälter kümmern. Es müssen demnach Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen geschrieben und natürlich das Geld fristgerecht überwiesen werden. Die meisten Unternehmen – und nichts anderes ist auch eine Arztpraxis – benutzen dafür eine Lohnbuchhaltungssoftware (nähere Infos dazu hier). Diese erleichtert zwar die Arbeit, die Vorbereitung müssen dennoch die Mitarbeiter übernehmen. Ebenso verhält es sich mit (Ab-)Rechnungen. Denn auch die Zulieferer der benötigten Materialien und Gerätschaften wollen bezahlt werden. Damit ist es allerdings noch nicht getan. Denn jeder Patient, der die Praxis verlässt, hat eine Dienstleistung in Anspruch genommen. Daher müssen die Praxen die entstandenen Kosten entweder per Rechnung an den Patienten schicken (sofern es sich um eine private Krankenversicherung handelt) oder direkt an die zuständige gesetzliche Krankenkasse. Nur durch diesen Vorgang wird gewährleistet, dass der Arzt nicht auf seinen Kosten sitzen bleibt.

Kundenmanagement

Ein freundliches Lächeln und ein höflicher Umgang ist natürlich eine Grundvoraussetzung für den Umgang mit Patienten. Schließlich sollen sie sich in der Praxis wohlfühlen. Doch damit ist es mit der Kundenpflege natürlich noch nicht getan. Im Backoffice spielen sich noch viel mehr Aufgaben ab. Das Management im Hintergrund ist ebenso wichtig. Dazu zählen unter anderem folgende Dinge:

  • Termine vereinbaren bzw. zu stornieren
  • Rezepte ausdrucken
  • Probleme der Patienten lösen

Zu einem guten Kundenservice gehört es außerdem, bei Bedarf mit anderen Arztpraxen (zum Beispiel Fachärzten) oder Apotheken Kontakt aufzunehmen und gegebenenfalls Termine zu vereinbaren. Zwar benötigt man heutzutage kaum noch Überweisungen, aber gerade bei Massagen oder Physiotherapie sind sie noch notwendig.

Dem Arzt zur Hand gehen

Es gibt nicht nur Lehrkrankenhäuser, sondern auch Arztpraxen, die jungen Medizinstudenten die Möglichkeit geben, erste Erfahrungen in ihrem künftigen Beruf zu geben. Gleichzeitig gibt es auch viele Ärzte, die an Universitäten Seminare geben, Hausbesuche machen oder auf Kongressen Vorträge halten. Damit der reibungslose Ablauf in der Praxis weiterhin gewährleistet wird, bedarf es daher einer genauen Planung. Oft übernehmen das Arzthelferinnen oder die Assistenz des Arztes. Eine adäquate Planung ist in solchen Situationen sehr wichtig, damit nicht die Patienten darunter zu leiden haben. Der Aufwand wächst zudem, wenn es sich um eine Gemeinschaftspraxis handelt.

Ob vor oder hinter den Kulissen, in einer Arztpraxis gibt es immer etwas zu tun

Obwohl die wenigsten Patienten wissen, was genau im Backoffice vor sich geht, wissen sie es unterbewusst doch zu schätzen. Vor allem dann, wenn sie durch ein effizientes Handeln im Hintergrund schnell ihre Termine bekommen und anschließend zufrieden die Praxis verlassen. Denn, wie bereits erwähnt, handelt es sich bei einem Arzt auch nur um einen Unternehmer, der davon lebt, dass seine Kunden zufrieden sind, ihm vertrauen und letztendlich wiederkommen.

27.11.2018
27.11.2018 | Partner | 0 Kommentar

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