Faire Und Transparente Personalplanung Zufriedene Mitarbeiter Mit Papershift

Zettelwirtschaft adieu – 5 To-Dos für die digitale Arztpraxis

Ob in Form der elektronischen Patientenakte, Online-Terminvergabe oder Online-Sprechstunde: die Digitalisierung hält zunehmend auch in Arztpraxen Einzug.

Auf der anderen Seite basiert die Praxisorganisation, wie z. B. Dienst-, Urlaubsplanung und Zeiterfassung, häufig noch auf  Excel-Tabellen und Zettelwirtschaft. Dabei können digitale Lösungen gerade in diesem Bereich den Arbeitsalltag des gesamten Praxisteams deutlich erleichtern, indem sie Abläufe beschleunigen oder ganz automatisieren, Informationen von überall erreichbar machen und somit Zeit und Geld einsparen.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Chancen der Digitalisierung nutzen und mit welchen 5 To-Do’s Sie Ihre Arztpraxis digitalisieren können.

Digitale Urlaubspläne

Die Urlaubsplanung ist häufig ein Streitthema in Büros: Unterschiedlichste Wünsche und Meinungen prallen aufeinander, gleichzeitig muss der Arbeitgeber natürlich dafür sorgen, dass der Praxisbetrieb trotz Urlaubszeit fortgeführt werden kann.

Digitale Lösungen können helfen, die Urlaubsplanung transparenter und fairer zu gestalten, außerdem erleichtern sie die Kommunikation.

Smarte Urlaubsplanung Mit PapershiftMit dem Papershift Urlaubsplaner können Mitarbeiter bspw. selbstständig Urlaubsanträge und Abwesenheiten beantragen. Der Vorgesetzte muss die Anträge lediglich per Mausklick  bestätigen oder ablehnen, wobei Papershift sofort über mögliche Planungs-Konflikte (z. B. Überschneidungen) benachrichtigt. Bei Abwesenheiten oder Ausfällen schlägt Papershift zudem automatisch qualifizierte Mitarbeiter vor, die im betreffenden Zeitraum verfügbar sind. So werden Planungskonflikte frühzeitig erkannt und die Urlaubsplanung geht schnell und reibungslos von statten (natürlich gelten diese Punkte auch für andere Abwesenheiten wie z.B. Krankheiten oder Fortbildungen).

Digitale Personalakte

Die Digitale Personalakte Mit PapershiftDie digitale Personalakte ist ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro: sie führt zu mehr Effizienz, da die gesamte Verarbeitung der Mitarbeiter-Daten beschleunigt und vereinfacht wird, von der Erfassung über die Speicherung bis hin zur Auswertung. Die Papershift Personalakte bietet neben einem digitalen Mitarbeiter-Profil für jeden Angestellten auch die Möglichkeit, bestehende Dokumente zu integrieren und individuelle Dokumente und Datenfelder anzulegen. So können alle Mitarbeiterdaten zentral gespeichert werden. Gleichzeitig kann bestimmt werden, wer Zugriff auf welche Informationen hat und diese einsehen oder bearbeiten kann.

Zeiterfassung Online

Das Thema Zeiterfassung spielt im Praxismanagement eine wichtige Rolle. Arbeitgeber sind daran interessiert, dass die Zeiterfassung möglichst sicher und genau stattfindet, Mitarbeiter legen bspw. Wert auf eine einfache Bedienung. Durch die Digitalisierung der Zeiterfassung wird sichergestellt, dass alle Zeiten synchronisiert und zentral gespeichert werden und sofort digital zur Verfügung stehen.

Papershift bietet zu diesem Zweck vielfältige Möglichkeiten, von der automatischen Zeiterfassung am PC, über die mobile App auf dem Smartphone bis hin zur Stempeluhr-App auf dem Tablet. Mitarbeiter können sich per Unterschrift oder PIN ausweisen und ganz einfach Beginn, Pausen und Ende ihrer Schichten stempeln. Erfasste Arbeitszeiten werden automatisch und in Echtzeit in der Stempeluhr von Papershift synchronisiert und für die Abrechnung bereitgestellt, sodass diese nur noch an die Buchhaltung weitergeben werden müssen.

Digitalisierung von Stundenzetteln und Stundenkonten

Eine notwendige Voraussetzung für effiziente Dienstplanung ist es, den Überblick über die Stundenkonten der Mitarbeiter zu bewahren und so jederzeit genügend und passend qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung zu haben. Digitale Lösungen wie Papershift können hierbei unterstützen, indem sie jederzeit einen aktuellen Überblick der Stundenkonten der Mitarbeiter liefern.

Papershift informiert zusätzlich in Echtzeit darüber, welche Mitarbeiter aktuell wie viele Stunden gearbeitet haben und warnt bei einer Überschreitung der Soll-Stunden.

Online Dienstplanung

Die Dienstplanung umfasst im Praxisbetrieb oft gleichzeitig auch Raum- und Aufgabenplanung. Noch komplizierter wird es, wenn das Praxispersonal auf mehrere Standorte verteilt ist oder viele Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen umfasst (wie z. B. in Gemeinschaftspraxen oder Ärztehäusern). Digitale Tools zur Dienstplanung bringen den Nutzen, dass Informationen, bzw. Dienstpläne zentral zur Verfügung stehen und beliebig verknüpft, geteilt, verändert und vervielfältigt werden können.

Dienstplanung Raumplanung Und Aufgabenplanung In Einem Mit PapershiftMit Papershift wird der Dienstplan ganz einfach per Klick erstellt. Im Anschluss werden Mitarbeiter eingeteilt und gleichzeitig Arbeitsbereiche, wie beispielsweise Behandlungszimmer, zugewiesen. Mithilfe von Tags können weitere Informationen, wie Räume oder spezifische Qualifikationen angegeben werden. Mit dem Aufgabenmodul von Papershift können außerdem Termine oder Aufgaben innerhalb von Schichten zugewiesen werden. Durch die digitale Speicherung sind diese Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar. So können sich Mitarbeiter jederzeit über den aktuellen Stand der Dienstplanung informieren und Vorgesetzte flexibel auf Änderungen reagieren.

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