Eine gute Stationsorganisation setzt effektive und reibungslose Abläufe voraus. Auf den Bettenstationen eines Krankenhauses spielt sich der Großteil der Patientenversorgung ab. Ärzte, Pflegepersonal und je nach Fachabteilung auch Physio- und Ergotherapeuten, Logopäden oder Ernährungsberater sind daran beteiligt. Kleinste Änderungen in den oft über Jahre festgefahrenen Prozessen einer Krankenhausstation können die Arbeitsweise aller beteiligten Berufsgruppen optimieren und den Teamgeist fördern.
Inhaltsverzeichnis
Problembereiche einer Stationsorganisation
Die Arbeit auf einer Bettenstation im Krankenhaus wird täglich durch die folgenden Faktoren beeinflusst.
Unterbrechungen im Arbeitsablauf
Regelmäßige Unterbrechungen der ärztlichen und pflegerischen Arbeiten sind keine Seltenheit. Diese entstehen durch häufige, ungeplante Telefonanrufe, nicht eingehaltene Visitenzeiten oder spontane Verordnungen von Eingriffen wie Blutentnahmen oder Verbandswechseln.
Verschieben von Arbeiten auf einen späteren Zeitpunkt
Auch das Verschieben von Arbeiten auf einen späteren Zeitpunkt trotz zeitlicher Möglichkeiten und ausreichender fachlicher Fähigkeiten – die sogenannte Prokrastination –, zählt zu den Problembereichen der täglichen Stationsarbeit.
Unterschiedliche Arbeitsabläufe
Mehrere Ärzte und Pflegekräfte sind gleichzeitig oder im Schichtbetrieb für bestimmte Aufgaben zuständig. Jeder Mitarbeiter entwickelt seinen eigenen Arbeitsstil und unterschiedliche Arbeitsabläufe, was zu Verzögerungen führen kann, wenn Fachkräfte nicht häufig miteinander arbeiten.
Fehlende Kommunikation
Schlechte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden auf einer Station kann die generelle Zusammenarbeit und den Teamgeist negativ beeinflussen. Sie führt auch zu mangelhafter Weiterleitung von wichtigen Informationen und Missverständnissen in der Patientenbehandlung.
Konflikte durch unklare Aufgabenzuteilung und fehlende Definition von Verantwortlichkeiten
Wenn Aufgaben nicht konkret zugeteilt und Rollen und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert werden, entstehen bei den auf der Station tätigen Mitarbeitenden Unsicherheiten, die nicht selten in Konflikten enden können.
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Optimierte Stationsorganisation durch modernes Stationskonzept
Die im Folgenden zusammengefassten Maßnahmen können zur Optimierung der Arbeitsabläufe sowie des generellen gemeinsamen Arbeitens auf der Station beitragen und sollten daher Bestandteil modernen Stationskonzepte sein.
Tägliche Zielerreichung definieren
Da an der Stationsarbeit verschiedene Akteure aus unterschiedlichen Berufsgruppen – zumeist im Schichtbetrieb – beteiligt sind, ist es hilfreich, eine Übersicht der anstehenden Tagesaufgaben zu erstellen, auf welche jeder Mitarbeitende Zugriff hat. Eine solche Übersicht kann beispielsweise die geplanten Aufnahmen und Entlassungen, die für den aktuellen Tag terminierten (operativen) Eingriffe sowie verordnete Blutentnahmen und Verbandswechsel enthalten.
Verantwortlichkeiten festlegen
Ein zielorientierter Personaleinsatz unter Berücksichtigung der konkreten Fähigkeiten aller Mitarbeitenden sowie die klare Zuweisung von Verantwortungsbereichen ist im Rahmen der Zielerreichung beziehungsweise einer effektiven Stationsorganisation entscheidend. Mehr dazu:
Zusammenarbeit der Führungskräfte
Die berufsgruppenübergreifende Stationsorganisation setzt darüber hinaus eine intensive und kollegiale Zusammenarbeit zwischen den ärztlichen Führungskräften (Beispiel: Chefarzt und/oder leitende Ärzte) einer Fachabteilung sowie der Pflegedienstleitung voraus. Dies steigert einerseits die interdisziplinäre Kommunikation und trägt dazu bei, Problemstellungen zeitnah zu identifizieren und Lösungsansätze zu erarbeiten.
Abläufe strukturieren
Die Strukturierung bestimmter Arbeitsweisen sorgt nicht nur für eine Vereinheitlichung der Stationsabläufe, sondern trägt auch maßgeblich zur Optimierung des Zeitmanagements bei.
Regelmäßiger Austausch
Um einen Überblick über die Stationsabläufe zu erhalten, mögliche Verbesserungsbedarfe zu eruieren, festgefahrene Abläufe regelmäßig nachjustieren zu können, aber auch um positives Feedback auszutauschen, sollte ein regelmäßiger Austausch von Vertretern der an der Stationsarbeit beteiligten Berufsgruppen stattfinden, beispielsweise im Rahmen von täglichen kurzen Feedbackrunden oder wöchentlich einberufenen interdisziplinären Austauschtreffen.
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Stationskonzept erstellen
Die Erstellung eines Konzeptes für eine Normalstation im Krankenhaus umfasst vier unterschiedliche Phasen, die im Folgenden dargestellt sind.
Status quo ermitteln
Um mit der konkreten Erstellung eines modernen und interdisziplinären Stationskonzeptes beginnen zu können, muss zunächst der derzeitige Ist-Zustand der Stationsabläufe inklusive aller Problemstellungen ermittelt werden. Folgende Punkte sollten hierbei Berücksichtigung finden.
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Beurteilung der stationären Kern- und Rahmenprozesse wie Aufnahme- und Entlassungsmanagement, Visitenstruktur, Kommunikation zwischen den Berufsgruppen auf der Station und mit anderen Abteilungen sowie krankenhausinternen Arbeitsbereichen
Soll-Zustand definieren
In einem weiteren Schritt wird dann ein entsprechendes Soll-Konzept entwickelt, welches den gewünschten Zustand der Station abbildet und hierbei umsetzbare Maßnahmen für derzeitige Problembereiche und Schwachstellen der bisherigen Organisationsstruktur formuliert. Das Stationskonzept muss in schriftlicher Form verfasst und für jeden verständlich sein. Im Rahmen der Konzeptentwicklung kann man sich bestimmter hilfreicher Techniken bedienen.
- gemeinsames Brainstorming zur Ideenfindung (alternativ: Anonyme Mitarbeiterbefragung)
- Teilnahme aller Mitarbeiter in Führungsposition an geleiteten Workshops zu den Themen Teamentwicklung, Kommunikation, Prozessoptimierung und Organisation
Jeder Mitarbeiter sollte jederzeit – zum Beispiel im Klinikintranet – Zugriff auf das Stationskonzept haben. Darüber hinaus sollte dieses jedem neuen Mitarbeiter im Zusammenhang mit der Einarbeitung ausgehändigt werden.
Umsetzung
Für die Umsetzung der im Stationskonzept festgelegten Maßnahmen und die Erarbeitung neuer Routinen sollte eine Testphase von etwa 4 bis 8 Wochen eingeplant werden. Während der Umsetzungsphase kann es hilfreich sein, sich professionelle externe Hilfe von Coaches und/oder Mediatoren zu holen.
Feedback und Evaluation
Schon während aber unbedingt nach Abschluss der Testphase sollten die auf der Station tätigen Mitarbeiter ihre Erfahrungen und ersten Eindrücke im Zusammenhang mit dem neuen Stationskonzept per schriftlicher Befragung mitteilen. Die ermittelten Evaluationsergebnisse dienen dann der Festlegung möglicher Anpassungsmaßnahmen.
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